Sådan samarbejder du i realtid om et Word-dokument

At arbejde sammen med andre mennesker på et Word-dokument kan være en reel udfordring. Selv erfarne Microsoft 365-brugere kan finde det udfordrende at redigere og gennemgå delte dokumenter.

Du kan dog nemt samarbejde i realtid om et Word-dokument, mens du holder styr på eventuelle ændringer og godkender eller afviser dem. Vi tager et kig på de nødvendige værktøjer, og hvordan du kan bruge dem til det mest effektive samarbejde.

Hvad har du brug for for at samarbejde om et Word-dokument?

Hvis du vil samarbejde i realtid om et Word-dokument, skal du gemme det på din OneDrive-konto. For at gøre det skal du åbne dokumentet, gå til Fil > Gem som, og gem det i OneDrive.

Derudover anbefaler vi, at du bruger en nyere version af Microsoft 365 og har et aktivt abonnement. Ifølge Microsoft, kan du stadig redigere dokumentet samtidigt med andre personer, men du vil ikke have funktionen til samarbejde i realtid.

For at se andres ændringer skal du opdatere dokumentet med jævne mellemrum. Hvis dit abonnement er udløbet, er der et par måder at gøre det på få rabat på et nyt Microsoft 365-abonnement.

Sådan deler du et Word-dokument

Nu hvor du ved, hvad du skal bruge for at arbejde med andre mennesker på det samme Word-dokument, lad os tage et kig på, hvordan du kan dele det. Den første mulighed er at dele den inde fra Word. Åbn Fil menu og vælg Del.

Du vil bemærke, at der er to forskellige muligheder:

• Del med e-mail. Du skal indtaste mailadresserne på de personer, du vil dele dokumentet med.
• Del med link. På denne måde kan alle, der har linket, få adgang til dokumentet. Hvis du skal dele dokumentet med mange mennesker, kan denne mulighed være mere effektiv. Men hvis du arbejder på noget fortroligt, kan det være bedre manuelt at tilføje hver bidragyder.

Uanset hvilken metode du bruger, så tag dig tid og sæt de rigtige tilladelser. Klik på Redigere og vælg, om de personer, du deler dokumentet med, kun kan se eller redigere det.

Klik derefter på Delingsindstillinger mulighed. Der kan du indstille en udløbsdato for dokumentet og endda indstille en adgangskode for at holde oplysningerne sikre. Når du er tilfreds med dine delingsindstillinger, skal du klikke Ansøge.

Alternativt kan du dele Word-dokumentet gennem OneDrive ved at højreklikke på filen og vælge OneDrive > Del. Derefter skal du indstille delingsindstillingerne som vist ovenfor.

Sådan spores og gennemgås ændringer i Microsoft Word

Afhængigt af den indstillede tilladelse kan personer, som du har delt dokumentet med, redigere dokumentet. For at holde øje med ændringerne foretaget af alle, bør du tænde for Spor ændringer funktion.

For at gøre det skal du åbne Anmeldelse fanen, og gå til Sporing menu. Der åbner du Spor ændringer menu og vælg For alle. Når funktionen er aktiveret, vil Word understrege tilføjet tekst, mens fjernet tekst vil blive markeret med en gennemstregning.

Hvis du nu vil forhindre andre i at slå denne funktion fra ved et uheld, skal du klikke på Lås sporing mulighed og konfigurer en adgangskode. På denne måde kan du sikre dig, at du ikke mangler ændringer i dokumentet.

Vælg, hvordan Microsoft Word-visning ændres

For mere effektivitet giver Word dig mulighed for at vælge, hvordan det skal vise de ændringer, der er foretaget i dokumentet. I den Anmeldelse fanen, skal du åbne rullemenuen ved siden af Vis til gennemgang ikon. Der skal du vælge en af ​​følgende muligheder:

• Original. Viser dig det originale dokument. Det vil dog ikke fjerne eventuelle kommentarer eller ændringer foretaget af andre.
• Ingen markering. Fjerner markeringen og viser dokumentet med de ændringer, du allerede har godkendt.
• Alt opmærkning. Viser eventuelle ændringer med en anden farve for hver samarbejdspartner.
• Simpel markering. Markerer ændringer med en rød streg.

Sådan accepteres eller afvises ændringer i Microsoft Word

For at acceptere eller afvise ændringer skal du højreklikke på den sporede ændring og vælge enten Accepter indsættelse eller Afvis indsættelse, afhængigt af om nogen har tilføjet eller slettet tekst. Hvis en anden har slettet en del af dokumentet, vil du se Accepter sletning og Afvis sletning muligheder.

Selvom processen er enkel, kan du gå glip af nogle ændringer, hvis der er mange bidragydere, der arbejder på det samme dokument. Hvis du vil sikre dig, at du ikke går glip af noget, skal du bruge Ændringer afsnit i stedet for manuelt at gennemgå dokumentet. Der, brug Tidligere og Næste knapper for at navigere gennem ændringerne.

Der er flere måder at administrere sporede ændringer på. Du kan for eksempel klikke Accepter > Accepter og gå til næste. Hvis du allerede har diskuteret med dine kolleger om redigeringerne, kan du bruge Accepter alle ændringer mulighed.

På samme måde kan du afvise ændringer ved at klikke på Afvise knap eller Afvis > Afvis og gå til næste. For at slette alle ændringer skal du gå til fanen Gennemse og klikke på pilen nedenfor Afvise, og vælg Afvis alle ændringer. Dette kan være rigtig nyttigt, hvis nogen importerede en stor mængde data i Word uden at rådføre dig med dig først.

Brug gennemgangsruden til at spore ændringer i Microsoft Word

En anden effektiv måde at holde styr på eventuelle ændringer på er at bruge gennemgangsruden. Dette værktøj viser dig antallet af synlige sporede ændringer og kommentarer i dit dokument.

For at få adgang til det, gå til Gennemgang > Sporing og klik på Gennemgangsrude. Vælg derefter en af ​​de Gennemgangsrude Lodret eller Gennemgang af rude vandret muligheder.

Sådan spores ændringer foretaget af bestemte personer i Microsoft Word

Det kan være mere effektivt at sortere ændringer efter forfatter. For at gøre det i Microsoft Word skal du gå til Gennemgang > Sporing og forlænge Vis opmærkning menu. Der, vælg Specifikke personer og fjern markeringen i alle felterne undtagen dem, der svarer til de forfattere, hvis ændringer du vil gennemgå.

Sådan stopper du med at dele dokumentet eller ændrer tilladelser i Microsoft Word

Hvis du vil stoppe med at dele dokumentet med specifikke bidragydere, skal du åbne dokumentet og gå til Del menu. Der, vælg Administrer adgang.

For at fjerne adgangen til en af ​​bidragyderne skal du vælge deres brugernavn. Klik derefter Direkte adgang og åbn rullemenuen. Vælg Fjern adgang og bekræft handlingen. Alternativt kan du bruge den samme menu til at ændre, hvordan de kan få adgang til det delte dokument.

Samarbejd nemt i Microsoft Word

Brug af Microsoft Words samarbejdsværktøjer kan spare dig for en masse tid, da du ikke behøver at sende en e-mail til dine teammedlemmer om eventuelle ændringer i dokumentet. Udover dets samarbejdskapacitet har Microsoft Word masser af funktioner og værktøjer, så du behøver ikke en anden tekstbehandler for at afslutte dine projekter. For eksempel kan du konvertere tabeller til grafer eller oversætte sprog på farten.