10 smarte tips og funktioner til effektive zoomopkald

Nøgle takeaways

• Planlæg tilbagevendende møder med et enkelt link for at spare tid og give deltagerne mulighed for at planlægge på forhånd.
• Start møder med deltagere på mute for at eliminere distraktioner og muliggøre effektiv kommunikation.
• Deaktiver automatiske softwareopdateringer for at undgå forsinkelser under opkald og sikre en opdateret appoplevelse.

Efterhånden som den virtuelle arbejdsplads i stigende grad er blevet normen, er flere og flere afhængige af Zoom til onlineopkald. Zoom-opkald er blevet de facto-standarden for fjernmøder og samarbejde.

Siden starten har Zoom konsekvent introduceret nye funktioner, som brugere som os kan udnytte til at gøre vores møder mere effektive. Alligevel, på trods af stigningen i dens popularitet, er der ikke mange af os, der ved, hvordan man udnytter appen bedst muligt.

Lad os i denne artikel se på nogle tips og tricks til at gøre dine Zoom-opkald mere effektive.

Hvis du har møder, der finder sted med jævne mellemrum i tiden (dagligt, ugentligt, månedligt osv.), er det den ideelle vej at oprette tilbagevendende møder. Med Zooms tilbagevendende møder kan du bruge det samme møde-id og indstillinger for hver forekomst.

Planlægning af tilbagevendende møder kan hjælpe dig med at booke flere møder på forhånd, og dermed reducere spildtiden med at oprette nye hver gang. Det giver også deltagerne mulighed for at planlægge deres arrangementer i god tid, da de kan se alle deres kommende møder, når de forbinde deres kalender til Zoom.

Du kan planlægge tilbagevendende møder ved at klikke Planlæg en begivenhed på Zoom-klienten.

2. Kickstart-møder med deltagere på Mute

Distraherende samtaler og baggrundsstøj kan nemt hæmme dit ellers produktive opkald. Som vært for et møde kan du vælge, at alle, der deltager i opkaldet, skal starte på mute. Dette sikrer et roligt rum, hvor deltagerne kun kan vælge at slå lyden til selv, når de ønsker at tale.

Du kan enten vælge at bede alle deltagerne om at slå lyden til selv, når det er nødvendigt, eller oprette en forhåndsgodkendelsesproces for at slå de enkelte deltagere fra.

Du kan aktivere dette ved at gå til Indstillinger > Se flere indstillinger > Planlæg møde, og derefter aktivere Slå alle deltagere fra, når de deltager i et møde.

3. Deaktiver automatiske softwareopdateringer

Zoom opgraderer ofte sin software for at rette fejl og tilføje nye muligheder, hvilket er fantastisk! Men at vente på, at opdateringerne kører, når du skal hoppe på et opkald, kan være ekstremt irriterende. For at undgå dette besvær kan du blot deaktivere de automatiske opdateringer.

Når dit møde er slut, kan du søge efter og installere alle tilgængelige opdateringer. Dette reducerer opkaldsforsinkelser, samtidig med at det sikrer, at du får den mest opdaterede app-oplevelse.

For at deaktivere automatiske softwareopdateringer skal du gå til Indstillinger > Generel og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for Hold automatisk Zoom desktop-klient opdateret.

4. Styr dit rum med venteværelser

Med Zooms Venterumsfunktion kan værten bestemme, hvornår en gæst deltager i opkaldet. Du har mulighed for at optage deltagere én efter én eller lukke alle op på én gang fra Venteværelset.

Hvis du har oprettet et venteværelse til dit møde, vil deltagerne se en standardskærm, når de deltager i opkaldet. Zoom giver dig også mulighed for at tilpasse denne skærm. Du kan tilføje dit firmalogo, noget tekst og en introduktionsvideo, som deltagerne kan se, før de tilmelder sig.

For at aktivere venteværelser, gå til Indstillinger > Se flere indstillinger > Sikkerhed, og aktiver til/fra-knappen for Venteværelse.

5. Udnyt potentialet i Breakout Rooms

Zooms breakout rooms-funktion anbefales stærkt til møder, der kan kræve deltagelse og samarbejde af flere mindre grupper.

Dette kan være ideelt til brainstormsessioner eller gruppeprojekter. Et Zoom-møde kan opdeles i op til 50 grupperum. Værten kan vælge at tildele deltagerne automatisk eller manuelt til grupperum.

For at aktivere grupperum skal du gå til Indstillinger > Se flere indstillinger > I møde (avanceret), og aktiver til/fra-knappen for Breakout Room - Værelser.

6. Fjern baggrundsstøj

Onlinemøder er meget modtagelige for forstyrrelser fra baggrundsstøj. Støj fra trafik udenfor, børn, der græder i et andet rum, eller advarsler fra husholdningsapparater kan nemt mindske effektiviteten af ​​dit opkald.

Brug af støjreduktionsfunktionen i Zoom kan hjælpe til forbedre din Zoom-lydkvalitet ved at reducere baggrundsstøjen. Zooms støjreduktionsfunktion tilbyder forskellige niveauer af støjreduktion, som du kan vælge baseret på dit forbrug.

For at bruge Zooms indbyggede støjreduktion skal du gå til Indstillinger > Lyd > Undertrykkelse af baggrundsstøj, og vælg den optimale alternativknap til din opsætning (Auto, Lav, Medium, Høj).

7. Få billedtekster lige ved hånden

Mødetransskription bliver mere og mere essentiel på arbejdspladser, der stræber efter at være tilgængelige og inkluderende. Transskriptioner er også fremragende til at lave noter, rapporter og andet skriftligt materiale efter et møde.

Transskriptionsværktøjer som Odder eller den indbyggede transskriptionsfunktion i Krisp, brug AI til transskribering i realtid, hvilket gør møder nemme at følge for alle deltagere. Otters mødeassistent kan også generere indhold baseret på mødedataene og besvare forespørgsler i chatten.

For at aktivere grupperum skal du gå til Indstillinger > Se flere indstillinger > I møde (avanceret), og aktiver til/fra-knappen for Automatiserede billedtekster.

8. Forbedre tilgængeligheden med Mouse Highlight

Hvis du laver en præsentation eller demo og vil dele din skærm, skal du sørge for, at musens spotlight-indstilling er slået til. Publikum bliver bedre i stand til at koncentrere sig om indholdet på skærmen og følge dine instruktioner imens ved at bruge fokustilstanden i Zoom.

Når musens spotlight-funktion er aktiveret, vil en farvet cirkel eller spotlight visuelt fremhæve positionen og bevægelserne af din markør. Du kan også bruge "Vanishing Pen"-funktionen til at markere og lave noter på tavlen eller den delte skærm uden at bekymre dig om at slette eller fortryde dine skriblerier.

Mens du deler din skærm under et møde, er spotlight-funktionen kun tilgængelig på værktøjslinjen "Kommenter", når du begynder at dele din skærm.

9. Forbedre mødeoplevelsen med fordybende udsigt

Fordybende udsigt kan hjælpe gør din Zoom-oplevelse sjovere. Denne funktion giver flere virtuelle baggrunde, såsom et auditorium, et klasseværelse og en café, hvor alle deltagere kan vises.

Hvis en deltager bruger en desktop-klient, mobilapp eller Zoom Room, der ikke understøtter Immersive View, vil de se de andre deltagere i standardgallerivisningen eller højttalervisningen.

Funktionen Immersive View er tilgængelig, når du klikker på Udsigt i øverste højre hjørne af mødeskærmen.

10. Mastermøder med tastaturgenveje

Du kan få meget mere ud af Zoom, hvis du tager dig tid til at lære og bruge de forskellige tilgængelige tastaturgenveje. Disse giver dig mulighed for hurtigt at gøre ting som at slå lyden fra eller til, gå til fuld skærm, dele din skærm og meget mere.

Her er nogle praktiske genveje til at prøve:

• Alt + V for at starte/stoppe din video
• Alt + A at slå dig selv til/fra
• Alt + F for at gå ind eller ud af fuldskærmstilstand
• Alt + Shift + I for at kopiere mødeinvitationslinket

For at se alle tastaturgenveje tilgængelige på Zoom, gå til Indstillinger > Tastaturgenveje.

Zoom dig vej gennem onlineopkald

Med sådanne fantastiske funktioner er Zoom det ideelle værktøj til at opretholde forbindelser i et fjernt arbejds- eller læringsmiljø. Det er en fantastisk måde at holde kontakten med mennesker i denne tid med fjernarbejde og social isolation, uanset om du holder et møde med kolleger, taler med slægtninge eller holder en virtuel fødselsdag parti.

Udforsk tips og funktioner nævnt ovenfor for mere effektive Zoom-opkald, der vil imponere både dine kolleger og venner.