Vil du tage din lille virksomhed til næste niveau? Lær de væsentlige Excel-funktioner, der hjælper dig med at spare tid og penge.

Excel er et potent værktøj til at styre din økonomi som en lille virksomhedsejer. Dens arsenal af datamanipulationsværktøjer kan spare dig tid og kræfter med at holde styr på dine udgifter, indtægter og andre økonomiske data.

Funktioner er rygraden i Excel og kilden til dets superkræfter. Hvis du er ny til Excel, er her nogle vigtige funktioner, du bør lære for at styre din økonomi effektivt.

1. SUM

SUM er måske den mest brugte funktion i Excel og er endnu mere nyttig i økonomi. Det giver dig mulighed for at tilføje en række celler og få totalen.

=SUM(values)

Du kan føre værdierne direkte til SUM-funktionen eller referere til dem som celler og områder.

For eksempel kan du bruge SUM-funktionen til at summere det samlede salg af hver vare i en bestemt periode.

=SUM(D2:D8)

I dette eksempel, D2:D8 er celleområdet, der indeholder den salgsværdi, du vil tilføje. SUM-funktionen tager alle værdierne i dette interval og beregner det samlede salg af alle varer.

instagram viewer

2. GENNEMSNIT

AVERAGE-funktionen er en anden nyttig funktion, når man har med tal at gøre. AVERAGE beregner gennemsnitsværdien af ​​et celleområde.

=AVERAGE(range)

For eksempel kan du bruge AVERAGE-funktionen til at beregne gennemsnitsprisen for forskellige varer.

=AVERAGE(B2:B8)

I denne formel, B2:B8 er intervallet af celler, der indeholder de varepriser, du vil beregne gennemsnittet for. Funktionen AVERAGE beregner gennemsnitsværdien af ​​alle tallene i dette område og udskriver den gennemsnitlige varepris.

3. TÆLLE

Funktionen COUNT tæller antallet af celler, der indeholder en numerisk værdi.

=COUNT(range)

Du kan bruge denne funktion til at få optællingen af ​​varer, der har været til salg. Hvis varens salgstal er tomt eller ikke er tal, tæller COUNT det ikke.

=COUNT(C2:C8)

I dette eksempel ser COUNT salget igennem C2:C8 og returnerer antallet af varer med salg. Produkt A og Produkt D har ingen salg, så COUNT vil udelade dem.

Nul er også et tal, og COUNT vil inkludere det i outputtet. Som følge heraf fungerer denne opsætning kun, hvis du ikke indtaster nul for varer uden salg og lader dem være tomme i stedet. Du kan brug COUNTIF og COUNTIFS til at angive brugerdefinerede betingelser for de celler, du vil tælle.

4. COUNTIF

COUNTIF er en mere avanceret version af COUNT. Hvor COUNT kun tæller celler med numeriske værdier i dem, tæller COUNTIF celler, der opfylder en bestemt betingelse.

=COUNTIF(range, criteria)

I denne syntaks, rækkevidde er det område, hvor du ønsker, at COUNTIF skal søge efter værdier, der opfylder kriterier.

Du kan bruge COUNTIF til at tælle antallet af varer, der har solgt mere end et bestemt beløb.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

I dette eksempel gennemgår COUNTIF salget i D2:D8 og returnerer antallet af varer, der er solgt lig med eller mere end $600.

5. HVIS

HVIS-funktionen tester en betingelse og returnerer en værdi baseret på testresultatet. Du kan indstille brugerdefinerede output for begge testresultater.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

I syntaksen, logisk_udtryk er den tilstand, du vil teste. IF vender tilbage output_hvis_sand eller output_if_falseafhængigt af testresultaterne. Du kan indlejre flere IF-funktioner i hinanden at specificere forskellige forhold.

For eksempel kan du bruge IF-funktionen til at kontrollere, om en specifik vare rammer sit salgsmål og returnere en besked baseret på resultatet.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

I denne formel, D2 er cellen med det samlede salg af en vare, og E2 er cellen med den pågældende vares salgsmål. Hvis værdien i D2 er større end eller lig med E2, vender HVIS-funktionen tilbage Mål opfyldt. Hvis værdien i D2 er mindre end E2, vender HVIS-funktionen tilbage Mål mislykkedes.

Du kan trække autofyldhåndtaget hen over resten af ​​cellerne for at udfylde dem. For yderligere fremhævelse kan du bruge betinget formatering i Excel for at vise IF-resultaterne i forskellige stilarter.

6. VOPSLAG

Det VLOOKUP funktion kan finde en værdi i en tabel og returnere den tilsvarende værdi i samme række.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

I syntaksen, opslagsværdi er det du vil slå op, tabel_array er hvor du vil se, og col_index_num er kolonnenummeret for table_array, der indeholder returværdien. range_lookup er et valgfrit argument, der lader dig beslutte, om du vil søge efter omtrentlige resultater. Indtastning RIGTIGT tillader omtrentlige matchninger og indtastning FALSK tillader kun nøjagtige matchninger.

Hvis du f.eks. har en tabel, der indeholder produktnavne og priser og ønsker at vise et bestemt produkts pris et andet sted, kan du bruge SLAGOPSLAG-funktionen.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

I dette eksempel er produkt A i celle A2 er den værdi, du vil finde i referencetabellen, L2:N8 er det celleområde, der indeholder tabellen, 2 er kolonnenummeret, der indeholder produktpriserne, og FALSK fortæller VLOOKUP at returnere et nøjagtigt match.

7. SAMMENHÆNG

Funktionen CONCATENATE føjer flere værdier eller celler sammen og viser dem i en enkelt celle.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Syntaksen for CONCATENATE er ligetil. Du kalder funktionen og indtaster de værdier, du vil tilslutte dig, adskilt af et komma.

Du kan bruge denne funktion til at kombinere og opsummere data fra flere celler. Lad os f.eks. sige, at du har et regneark med økonomiske data for din virksomhed. Du kan oprette en oversigt for hver vare, inklusive dens tag, målsalg og faktiske salg.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Bliv ikke bekymret over længden af ​​denne formel. Alle argumenterne er af samme type og repræsenterer dele af en hel sætning. I denne formel henter CONCATENATE varens navn fra A2, kategorien fra F2, antallet af solgte enheder fra C2, og det samlede salg fra D2. Tekststrengene forbinder værdierne til en sætning.

Når du arbejder med lange formler som denne, er det vigtigt at være opmærksom på kommaer og anførselstegn. Placer tekststrengene inden for anførselstegn, og dobbelttjek, at du lukker hvert anførselstegn og sætter et komma mellem argumenterne. Du kan tilføje mellemrum eller symboler som dollartegnet til tekststrengen før eller efter værdien.

Udvid din virksomhed med Excel

Håndtering og manipulation af finansielle data er afgørende for enhver virksomhed; din er ingen undtagelse. Excel er et kraftcenter til dette formål. Med ordentlig viden om Excels funktioner og muligheder kan du forvandle Excel fra en intimiderende modstander til en venlig forretningsledsager.

Ved at mestre de væsentlige Excel-funktioner, der er skitseret her, er du på vej til effektivt at administrere dine små virksomheders økonomi. Konsekvent praksis med Excel kan hjælpe dig med at blive en ekspert i at bruge dette program og få din virksomhed til at vokse ud over dets nuværende grænser.