Sådan vælger du det rigtige projektstyringsværktøj

Hvis du arbejder på noget vigtigt med et lille team eller på et personligt projekt, er det vigtigt at holde styr på tingene og organisere din arbejdsgang. Den bedste måde at gøre det på er ved at investere i et projektstyringsværktøj. Brug af specialiseret software kan hjælpe med at strømline din arbejdsgang og holde alle de bevægelige dele organiseret.

Men med så mange muligheder derude, hvordan vælger du den rigtige? Det første skridt er at vide, hvilke funktioner og aspekter man skal kigge efter. Fokuser på det, der virkelig betyder noget for dig og dit team. Tænk på funktionalitet, fleksibilitet, grænseflade, sikkerhed og support.

1. Egenskaber og funktionalitet

Før du søger et projektstyringsværktøj, bør du finde ud af de funktioner, der hjælper dig med at få tingene gjort effektivt. Stil dig selv et par spørgsmål, før du går videre. Skal du for eksempel arbejde solo eller med et team? Hvis det er sidstnævnte, hvad er størrelsen og omfanget af dit team? Hvilke værktøjer har du brug for, og hvad kan du undvære?

Generelt vil du have muligheder for at oprette opgaver, milepæle, tidsplaner og tidslinjer for at holde alle på sporet. Jo mere tilpasselige og fleksible disse værktøjer er, jo bedre. Nogle værktøjer giver dig mulighed for at opsætte tilbagevendende opgaver, afhængigheder og meddelelser for at holde projekter i gang effektivt.

Visse værktøjer er mere alsidige end andre. For eksempel kan du bruge ClickUp som et værktøj til personlig produktivitet samt for små teams. Så det første trin er at vurdere behovene i din arbejdsgang og derefter vælge det værktøj, der passer bedst til det.

2. En grænseflade, du rent faktisk vil bruge

Mange projektstyringsværktøjer er meget alsidige og kan tilpasse sig forskellige situationer. For eksempel, der er meget du kan gøre med Notion, såsom at tage noter, oprette to-do-lister eller endda bygge et tilpasset CRM. Selvom det måske er et af de bedste værktøjer til produktivitet, foretrækker nogle måske noget enklere, som de hurtigt kan blive fortrolige med.

Hvis det er tilfældet, skal du kigge efter et enkelt og intuitivt design, der er nemt at navigere med et par klik. Funktioner skal være let tilgængelige og ikke begravet under lag af menuer. Punkttegn, nummererede lister og masser af hvidt mellemrum gør instruktioner og oplysninger nemme at scanne.

Appen skal også have et dashboard, der giver et hurtigt overblik over opgaver, tidsplaner og meddelelser for at hjælpe dig med at holde styr på alting effektivt. Husk, at du kommer til at bruge dette værktøj næsten hver dag, så find noget, som du måske faktisk kan lide at bruge.

3. Personaliseringsmuligheder

Det ideelle værktøj bør give dig fuld kontrol over, hvilke funktioner og visninger der er synlige for dig eller dit team. Nogle af jer har måske brug for en simpel Kanban-tavle og opgaveliste, mens andre foretrækker diagrammer, grafik og tidsregistrering for at hjælpe med at visualisere alle disse data. Uanset hvad, skal sektioner kunne tilpasses og lette at aktivere eller deaktivere.

Du bør også være i stand til at tilføje tilpassede felter, visninger og filtre for at spore de fremskridt, der virkelig betyder noget. For eksempel vil du måske mærke bestemte opgaver med en klients navn eller prioritetsniveau. På samme måde vil du måske have en brugerdefineret visning, der kun viser højprioriterede opgaver, der er tildelt dit team.

4. Samarbejde og kommunikation

Samarbejde er nøglen til ethvert godt projektstyringsværktøj. Du vil have noget, der giver dig mulighed for nemt at arbejde med teammedlemmer og kunder, så alle kan følge fremskridtene og holde dig informeret. Sørg for, at du kan tilføje brugere og angive deres adgangsniveau.

Du bør være i stand til at tilføje administratorer, teammedlemmer med forskellige tilladelser og klienter med begrænset adgang. Det skal også være enkelt at tildele opgaver og deadlines. Når en opgave er tildelt, skal modtageren straks advares via en meddelelse. Bortset fra det skal teammedlemmer være i stand til at kommentere opgaver, dele opdateringer, stille spørgsmål og nemt dele filer.

5. Fleksibilitet

Et godt projektstyringsværktøj er et, der tilpasser sig dine behov, efterhånden som dit projekt vokser i omfang, kompleksitet og data. Værktøjet skulle være i stand til at håndtere denne stigning i data og kompleksitet uden at gå på kompromis med ydeevne eller samarbejde.

Når du udvider projektet yderligere, får du i sidste ende brug for flere værktøjer til at håndtere alle processerne. Som sådan er det vigtigt, at værktøjet godt kan integreres med anden software som fildelingsapps, e-mail-tjenester og forretningsværktøjer.

6. Mobil tilgængelighed

Hvis visse medlemmer af dit team arbejder eksternt og ikke altid har adgang til et dedikeret arbejdsområde, kan en mobilapp hjælpe dem med at holde forbindelsen næsten overalt. Tjek, om værktøjet har en dedikeret iOS- eller Android-app, og om funktionerne overføres fra den fulde desktop-oplevelse.

Som et minimum skal brugere være i stand til at svare på kommentarer, kontrollere tildelte opgaver og følge med i projektets fremskridt, mens de bruger mobilappen. Dette er mindre af et problem i disse dage som nogle af de bedste projektstyringsværktøjer har allerede dedikerede mobilapps, der leverer en produktiv oplevelse.

7. Sikkerhed og databeskyttelse

Selvom mange mennesker måske overser sikkerhedsaspektet, er det vigtigt, når du betror værktøjet følsomme projektrelaterede data, dokumenter og informationer. Krypteringsværktøjer som f.eks SSL-certificeringer er meget vigtige. Det betyder, at dine data og dokumenter er kodet for at forhindre uautoriseret adgang.

Tofaktorautentificering er også vigtig, og kræver ikke kun en adgangskode, men også en kode sendt til din telefon eller en godkendelsesapp. Dette gør det meget sværere for hackere at få adgang til din konto.

Hold endelig øje med værktøjer til sikkerhedskopiering og gendannelse af data. Det er muligt, at softwareserverne kan gå ned eller blive offer for cyberangreb. Regelmæssige automatiserede sikkerhedskopier og en plan for at få dine data op at køre igen er afgørende i disse situationer.

8. Priser og planer

Mange projektstyringsværktøjer er gratis at bruge, men de fleste af dem har funktioner låst bag et abonnement. Du kan muligvis bruge et bestemt værktøj helt gratis, men du får begrænset adgang til det antal personer, du kan tilføje ombord.

Sørg for, at det værktøj, du bruger, er rimeligt prissat, så det passer perfekt til dit projektbudget. Mens du tager højde for prisen, skal du tjekke anmeldelser online for at se, om kundesupport er god. Du vil have nem adgang til at chatte, ringe eller sende en e-mail til virksomheden i tilfælde af, at noget går galt.

Et projektstyringsværktøj er meget vigtigt for virksomheder eller folk, der ønsker at bygge noget med potentiel vækst i fremtiden. Det er måske ikke så vigtigt for uafhængige freelancere, men det hjælper stadig meget med at strømline arbejdsgangen og sørge for, at du ikke går glip af deadlines.

Det bedste er, at mange af disse værktøjer er mere end blot projektstyringssoftware. Du kan bruge dem til at tage noter, oprette køreplaner eller endda som en arbejdskalender. Denne alt-i-en-funktionalitet gør dem til en stor værdi, hvis du kan finde de rigtige use cases til hver funktion.