10 bedre måder at bede om opfølgning på end at sige "Jeg har ikke hørt fra dig"

Folk starter ofte opfølgende e-mails med den samme åbningslinje: "Jeg har ikke hørt fra dig endnu." Selvom det er ligetil, fremstår det også som uhøfligt. Du skal omhyggeligt vælge din frasering for at formidle en assertiv, men høflig tone, når du sender arbejdsmails.

Modtagere modtager sandsynligvis snesevis af beskeder, der starter med "Jeg har ikke fra dig endnu", så prøv at bruge en anden åbningslinje. Her er nogle professionelle, arbejdsvenlige måder at bede om opfølgning på.

1. "Bare følger op, hvis du har haft chancen for at [Indsæt forudgående anmodning]"

"Bare følg op, hvis du har haft chancen for at [anmode]" er en beskeden, men proaktiv opfølgningsmeddelelse. Det tilskynder til hurtige svar uden at lyde passiv-aggressiv. Modtagere foretrækker blide skub og subtile referencer til tidligere anmodninger bedre end skyldfremkaldende åbninger.

Desuden indebærer denne linje, at ethvert forsinket svar er utilsigtet. En empatisk tilgang opbygger rapport - du er mere tilbøjelig til at fremkalde en positiv reaktion, hvis du viser hensyn til den anden parts situation.

Tag nedenstående e-mail som eksempel. Afsenderen undgår en salgs-y-tone ved at stille et hensynsfuldt, men proaktivt spørgsmål, før han indsætter en kort opfordring til handling (CTA).

2. "Det var dejligt at se dig til [begivenhed eller samling]"

Linjen "Det var dejligt at se dig til [begivenhed eller sammenkomst]" er en praktisk isbryder. Det fastslår, at du allerede har mødt modtageren personligt og minder om delte øjeblikke. Folk prioriterer e-mails fra dem, de kender, frem for fremmede.

Ved at henvise til tidligere samtaler hjælper det dig også med at finde ud af ethvert tilbud eller pitches uden at lyde salgs-y. Pludselig droppe CTA'er vil kun skubbe læserne væk. For at fremkalde et positivt svar, opbyg et professionelt forhold og tjen først den anden parts tillid.

Netværk går ud over blot at sende LinkedIn-invitationer. Brug effektiv netværkstips til karriereudvikling, som at opbygge en online tilstedeværelse og definere klare mål.

3. "Bumping denne besked til toppen af ​​din indbakke"

Sig: "Du skal bare støde denne besked til toppen af ​​din indbakke" for en lethjertet, men samtidig presserende åbning. Det understreger vigtigheden af ​​hurtige svar uden at få dig til at se utålmodig ud. Modtagere vil sætte pris på, at du tager hensyn til deres travle indbakker.

Ved at bruge denne linje sparer du også besværet med at sende beskeder igen. Bare sørg for at svare på den rigtige tråd, så modtagerne hurtigt kan referere tidligere dele af samtalen.

4. "Din indbakke skal indlæses lige nu. Vil du foretrække at diskutere [Indsæt sag] frem for et hurtigt opkald?"

Opfølgning på mere komplekse emner kræver specifikke handlingsplaner. I stedet for bare at sende endnu en besked, foreslå en klar, ligetil løsning for at nå fælles mål. Lad os sige, at du pitcherer et kritisk projekt. Du kan fremskynde processen ved at sige: "Din indbakke skal være indlæst lige nu. Vil du foretrække at diskutere [sag] frem for et hurtigt opkald?” Det er direkte og proaktivt, men respektfuldt.

Brug apps til mødeplanlægning som Calendly eller Rally, når du beslutter dig for tidspunkt og dato for dit opkald. De fjerner unødvendige frem-og-tilbage-e-mails ved aftalebestilling.

5. "Bare at sende en blid påmindelse om [Indsæt opgave], da det er tidsfølsomt"

Tag kontrol over samtalen ved at sige: "Send bare en blid påmindelse om [opgave], da den er tidsfølsom." Det er en autoritativ, men respektfuld åbning, der fanger læserens opmærksomhed. Og ved at forklare, hvor hastende situationen er, vil de bedre forstå, hvorfor du sendte en opfølgning.

Brug denne linje sparsomt - konstant nagende og mikrostyring af dit team hæmmer produktiviteten.

6. "Beklager ulejligheden, men [Indsæt anmodning]"

Linjen "Beklager ulejligheden, men [anmodning]." er en sagtmodig, høflig åbning for opfølgninger. Brug det, når du beder om tjenester eller hjælp. Modtagere kan ignorere dig helt, hvis din e-mail bare bombarderer dem med anmodninger.

Selvom det er respektfuldt, fraråder vi at sige det tidligt i samtaler. Mennesker med dårlige hensigter drager fordel af dem, der er unødvendigt undskyldende eller alt for høflige. Husk: ikke alle fortjener din venlighed.

7. "Ville bare dobbelttjekke, om [Indsæt spørgsmål]?"

"Ville bare dobbelttjekke, om [indsæt spørgsmål]?" er neutral. I modsætning til andre åbninger, antager det ikke, at læseren har overset dine tidligere e-mails. Det er en enkel, ligetil opfølgning, der lader den anden part undskylde forsinkelsen eller forklare situationen.

Korte åbningslinjer eliminerer også rod i dine e-mails. Modtagere forsinker ofte at læse og besvare beskeder med en lang, kedelig introduktion. Stop med at slå rundt i bushen, ellers mister du deres opmærksomhed.

8. "Er der noget andet, vi kunne hjælpe med [Indsæt projekt eller opgave] for at få bolden til at rulle?"

Du kan sige: "Er der andet, vi kan hjælpe med [indsæt projekt eller opgave] for at få bolden til at rulle?" for mere aggressive, direkte tonehøjder. Det fortæller modtagerne, at du til enhver tid er klar til at forsegle aftalen. I betragtning af dens salgs-y tone, brug den kun på dem, der allerede er interesseret i at handle med dig.

9. "Jeg ville spørge, om du stadig er interesseret i [Indsæt tilbud] og dobbelttjekke med dig, før vi afslutter alt på vores ende"

"Jeg ville spørge, om du stadig er interesseret i [tilbud] og dobbelttjekke med dig, før du afslutter alt fra vores side." Dette er en proaktiv, men høflig måde at lukke aftaler på. Den første del beder om direkte bekræftelse. Det indebærer, at du kontaktede, fordi modtageren er interesseret i dit tilbud.

I mellemtiden demonstrerer det andet udsagn en kundecentreret tankegang. Uanset arten af ​​din transaktion, er det mere sandsynligt, at forretningspartnere reagerer positivt, hvis du prioriterer deres behov.

Strømlin afslutningsprocessen med software til kontraktstyring. Det skaber sikre digitale kopier af din aftale, som alle parter kan underskrive.

10. "Bare stødte denne besked, hvis den gled gennem nettet"

At sige udtrykket "bare at støde denne besked, hvis den smuttede gennem nettet" lyder nærgående. Det sender en blid påmindelse, mens den bevarer en positiv tone. Den anden part vil ikke føle sig flov over deres utidige reaktion og dermed fremme et samarbejdende, forstående forhold.

Når det er sagt, vælg dine idiomer omhyggeligt. Selvom de tilføjer farve til samtaler, skaber usædvanlige sætninger misforståelser. Brug kun én med få meddelelser og sørg for, at læserne forstår det baseret på kontekst.

Send høflige, professionelle opfølgnings-e-mails

Der er ingen skabelon, der passer til alle, til arbejdskommunikation, så tilpas ovenstående åbningslinjer i overensstemmelse hermed. Din overordnede tone vil afhænge af karakteren af ​​din samtale. For eksempel kan du bruge afslappet frasering med dine jævnaldrende, men seriøse arbejdsmails kræver et formelt sprog.

Og stop ikke med at redigere i åbningslinjen. Din e-mail skal have en solid introduktion, en engagerende krop og en stærk afsluttende linje for at efterlade et solidt indtryk. Ellers tager modtagerne dig måske ikke seriøst. Rediger din kladde flere gange for problemer, der får dig til at se uprofessionel ud, f.eks. tastefejl, fnug og unødvendige vedhæftede filer.