10 fejl, der gør din ude af kontorets e-mail uprofessionel

Du vil opleve, at du arbejder mod uret, inden du tager på orlov. Som de fleste medarbejdere skal du uddelegere opgaver, afslutte afventende leverancer og organisere møder. Alle disse forpligtelser kan tage en hel uge.

I betragtning af din hektiske tidsplan kan du måske overse tilsyneladende mindre, men kritiske opgaver som at opsætte out-of-off-off-e-mails (OOO). Ja, du skynder dig, men lad være med at kopiere og indsætte skabeloner. Oprethold et professionelt, respektabelt image selv på din pause ved at undgå disse 10 fejl i din fraværende e-mail.

1. Forkortelse af Out-of-Office som OOO

Brug forkortelsen OOO sparsomt. Mens de fleste mennesker ved, hvad det betyder, ser det mere professionelt ud at skrive "ude af kontoret". Det bevarer en formel tone. Konservative individer finder måske endda overforbrug af forkortelser upassende i forretningskommunikation.

Den samme regel gælder for andre akronymer. Skriv altid deres første omtale - brug kun jargon efter eksplicit at definere dem. Gør det så nemt som muligt at forstå dine e-mails.

Du kan bruge OOO i din e-mails emnelinje hvis hele sætningen er for lang. Ideelt set skal du holde dig under 60 tegn.

2. Overbrug af vittigheder og ordspil

Mange medarbejdere joker rundt i deres ude af kontorets e-mails. Vittige bemærkninger om ikke at svare, fordi de nipper til margaritas eller svømmer med delfiner, er almindelige. Du har måske endda modtaget nogle før.

Mens humor booster moralen og fremmer kammeratskab, skal du levere den omhyggeligt. Der er tid og sted for jokes på arbejdspladsen. Og masseudsendelse af ordspil gennem ude af kontorets beskeder kan forårsage misforståelser, især blandt dem, du knap kender.

Undlad at bruge vittigheder i e-mails uden for kontoret. Du kan sende dem til nære kolleger, men undgå stødende skænderier om din arbejdsgiver og kolleger. Brug arbejdssikre vittigheder eller slet ingen.

3. Angiver ikke, hvornår du vender tilbage til kontoret

Selvom det er ualmindeligt, glemmer nogle mennesker at nævne deres hjemkomstdato i e-mails uden for kontoret. De bruger enten generiske skabeloner eller fokuserer på unødvendig information. Det er en uprofessionel og dyr fejl. Dine kolleger tror måske endda, at du er upålidelig til at overse sådanne afgørende detaljer.

For at sikre klarhed skal du nedbryde din tilgængelighed. Angiv dine orlovs- og hjemrejsedatoer, og indstil derefter perioder, hvor du vil gå online for at besvare arbejdsbeskeder. Detaljerede tidsplaner minimerer risikoen for uopfordrede eller forkerte e-mails.

4. Undladelse af at specificere, hvad der udgør en nødsituation

Definer eksplicit, hvad der udgør en nødsituation, hvis du vedhæfter alternative kontaktnumre i din e-mail uden for kontoret. Siger: "Sms i nødstilfælde!" er vag. Nogle modtagere kan overskride grænser og bombardere dig med arbejdsrelaterede anmodninger, hvilket afbryder din pause.

For klarhedens skyld, giv eksempler på hændelser, der sandsynligvis vil ske. Angiv de relevante kanaler for ikke-hastende bekymringer og protokoller, når du sender direkte beskeder. Og tøv ikke med at ignorere kolleger, der ignorerer disse instruktioner.

5. Fortæl alle om dit nødnummer

Stop med at vedhæfte dine kontaktnumre til alle dine fraværende e-mails. Nogle mennesker vil stadig overskride grænser, selvom du angiver klare protokoller og instruktioner. Desværre er det ikke alle, der respekterer deres kollegers pauser.

I stedet for at skændes med disse personer, så begrænse din interaktion med dem helt. Giv dem ikke dine kontaktoplysninger. Overlad dit nummer til nogle få håndplukkede personer, som du kommer overens med i og uden for kontoret.

Tildel en midlertidig kontaktperson i stedet for at sende dine personlige kontaktoplysninger i massevis. Bed dem om at håndtere dine beskeder under din orlov. De bør organisere afventende opgaver, så du hurtigt kan begynde at arbejde, når du vender tilbage til kontoret.

I tilfælde som disse, ansættelse af en personlig assistent er praktisk. Hvis du ikke kan få en, så spørg dine kolleger, om de midlertidigt kan besvare dine arbejdsbeskeder. Bare sørg for at følge den korrekte proces. At dumpe din arbejdsbyrde på tilfældige underordnede er misbrug og uretfærdigt.

7. Deler for mange detaljer om, hvorfor du er på orlov

Gennemsigtighed på arbejdspladsen er beundringsværdigt, men overdeling i e-mails uden for kontoret får dig til at se uprofessionel ud. Hold dit personlige liv privat. Størstedelen af ​​din besked bør omfatte din hjemkomstdato og midlertidige kontaktpunkt, ikke din grund til at tage en orlov.

Desuden skylder du ikke dine jævnaldrende en forklaring. Hold din grund til at gå på pause hemmelig, medmindre det påvirker forretningsdriften. Lad os sige, at din partner skal opereres. Sig bare, at du har nogle personlige forhold at tage sig af i stedet for at fortælle alle om den medicinske nødsituation.

8. Siger, at du vil tjekke din indbakke med mellemrum

Undgå at sige, at du vil tjekke dine beskeder. At tilbyde fortsat tilgængelighed af hensyn modvirker formålet med at sende e-mails uden for kontoret. Modtagere respekterer måske ikke engang din orlov. De vil synes, det er okay at ringe og sende en besked til dig, som de gør regelmæssigt.

Hold dig til din angivne returdato. Du kan selvfølgelig tjekke din indbakke, besvare kritiske beskeder og administrere opgaver, men aldrig garantere din tilgængelighed. Dine kolleger har ingen kontrol over dine personlige anliggender.

9. Genbrug af de samme generiske ikke-til-kontor-skabeloner

Travle arbejdere har en tendens til at genbruge deres e-mails uden for kontoret. De vil blot kopiere og redigere deres gamle beskeder, hvilket sparer dem for besværet med at skrive fra bunden. Selvom det er praktisk, fremstår det som doven. Nogle modtagere føler måske endda, at du har sendt dem en besked som en eftertanke.

Vis i stedet professionalisme ved at skrive nye OOO-e-mails, når du tager på orlov. At skrive er ikke så tidskrævende, som du måske frygter. Du kan endda hente inspiration fra online skabeloner eller ChatGPT, når du skriver svære e-mails- Bare lad være med at copy-paste dem.

10. Sender kun e-mails uden for kontoret gennem én kommunikationsplatform

Opsæt ikke-til-kontor-meddelelser på tværs af dine arbejdsplatforme. Med moderne virksomheder, der maksimerer digitale værktøjer, er det almindeligt for kontormedarbejdere at jonglere med flere kommunikationskanaler i dag. De bruger forskellige apps til e-mails, onlinemeddelelser og videoopkald. Dæk alle disse platforme for at kommunikere din orlov effektivt; ellers får nogle måske ikke dit notat.

Varier også dine ikke til stede beskeder. E-mails kræver formel frasering, men du kan følge en afslappet tilgang til instant messaging-apps. Lad os sige, at dit kontor bruger Slack. I stedet for at indsætte den samme fraværende e-mail, skal du skrive en kort, afslappet besked og opdatere din profilstatus til "Væk".

Det er ineffektivt at administrere flere arbejdsapps. Mest arbejdere spilder timer på at skifte mellem platforme— strømline dit opgavestyringssystem.

Send aldrig endnu en uprofessionel e-mail uden for kontoret

Stræb efter en personlig ikke til stede e-mail. Den skal besvare de spørgsmål, som dine vejledere, partnere og kammerater måtte stille. På den måde vil dit fravær ikke påvirke virksomhedens drift.

Og prøv at bruge nye afsluttende linjer for at gøre dine ude af kontorets e-mails endnu mere professionelle. Siger: "Jeg ser frem til at høre fra dig!" lyder fjernt. Dine e-mail-modtagere vil sætte pris på en personlig, men alligevel arbejdsegnet exit.