Sådan bruges TOCOL-funktionen i Microsoft Excel

Microsoft Excel kan prale af en række forskellige måder at omdanne dine data til værdifuld indsigt, og når du først har lært dig vej rundt, kan det være nemt at dykke direkte ind i at få mest muligt ud af dit regneark.

Men hvad hvis dine data ikke er klar til at blive brugt med det samme? Hvad hvis det er blevet givet til dig i et uorganiseret rod? Heldigvis tilbyder Excel funktioner til hurtigt at omorganisere dine data, og et af disse værktøjer er TOCOL-funktionen.

Hvad er TOCOL-funktionen i Microsoft Excel?

TOCOL-funktionen transformerer et specificeret sæt data eller et array til en enkelt kolonne. At omorganisere datasæt i kolonner ville være en udfordrende, tidskrævende opgave at udføre manuelt, især hvis du ønsker at rydde op i tomme mellemrum eller fejl, som denne formel tager højde for.

Forståelse af syntaksen for TOCOL-funktionen

Den fulde syntaks for TOCOL-funktionen vises som følger:

=TOCOL(array, [ignorer], [scan_efter_kolonne])

TOCOL-funktionen indeholder tre argumenter. Det array argument angiver de celler, der omarrangeres i en kolonne.

Selvom det ikke er påkrævet, kan du angive, om celler kan springes over (og under hvilke kriterier) gennem ignorere argument. Ignoreringsargumentet giver mulighed for fire kriterier:

• "0", standarden, beholder alle værdier.
• "1" fortæller funktionen at udelukke tomme celler.
• "2" instruerer funktionen til at udelukke celler, der indeholder fejl (såsom "#NAME!" eller "#VALUE!", for eksempel).
• "3" instruerer funktionen til at ignorere både tomme celler og celler med fejl.

Du kan instruere Excel i, hvordan kolonnen kompileres gennem den valgfrie scan_efter_kolonne argument. Hvis dette argument er inkluderet og sat til TRUE, tilføjer funktionen værdierne i lodret rækkefølge, kolonne for kolonne. Hvis argumentet er sat til falsk eller ikke inkluderet i funktionen, tilføjer TOCOL værdier i vandret rækkefølge, række for række.

Her er et eksempel på forskellen, som vist gennem en række kalenderdage med tomme celler ekskluderet:

Funktioner, der er en del af et array, overføres til den nye kolonne. Det er dog en god idé at dobbelttjekke og sikre, at de bliver løst korrekt, uanset om det er en simpel logisk funktion i Excel eller noget mere usædvanligt, f.eks en af ​​COUNT-funktionerne til analyse på højere niveau.

Brug af TOCOL-funktionen i Microsoft Excel

Lad os opstille et eksempel, hvor vi har en række rodede data, som vi gerne vil organisere bedre. Det er for det meste tal, men det indeholder også nogle tomme felter og fejl, som ikke er nyttige for os.

For blot at konvertere denne matrix til en kolonne, skal du klikke på celle H2, og i cellen eller formellinjen skal du indtaste formlen nedenfor og trykke på Gå ind.

=TOCOL(B2:F5)

Vi ser, at vores array er blevet konverteret til en kolonne, men bemærker, at fejlene stadig er til stede. De tomme felter i det originale array er blevet udfyldt med nuller. Vi kan dog nemt redigere formlen for at fjerne disse problemer.

Klik på celle J2, og i cellen eller formellinjen skal du indtaste formlen nedenfor og trykke på Gå ind.

=TOKOL(B2:F5;3)

Dette er den samme formel som den ved siden af ​​i H2, bortset fra at den tilføjer "ignorer"-argumentet, sat til værdien "3", "ignorer blanks and errors", for at fjerne disse poster fra vores nye datasæt. Den ene alfanumeriske indtastning, der er tilbage, er ikke rigtig en fejl; det tjener bare som en måde at vise, at denne formel fungerer med både tekst- og talværdier.

Organiser nemt dine data for øget produktivitet

Rodede data kan nogle gange føles som en uventet vejspærring for dit regnearks produktivitet i Excel. Men med funktioner som TOCOL-funktionen behøver det ikke at være det. Du kan hurtigt og nemt omorganisere dine data for at gøre det mere overskueligt at arbejde med, uden at det bremser dig eller holder dig væk fra andre opgaver.

Der er også masser af andre måder at organisere og rydde op i dit regneark på, hvilket gør dit arbejde supercharger og gør dine ark smidige og forståelige.