Vil du være produktiv, men hader at gøre tingene komplicerede? Så bør du prøve Zen to Done (ZTD) produktivitetsmetoden.

Zen To Done (ZTD) er et opgavestyringssystem baseret på Getting Things Done-tilgangen. Den følger en række praksisser, der hjælper med effektiv tidsstyring og hjælper dig med at koncentrere dig om de langsigtede mål, der virkelig er vigtige for dig.

Forstå de 10 vaner ved ZTD

Ifølge Leo Babauta fra Zen Habits, skaberen af ​​ZTD, handler dette system om at forblive produktiv og samtidig holde tingene så enkle som muligt. Han siger:

ZTD fanger den væsentlige ånd i det nye system: enkelheden, fokus på at gøre, her og nu, i stedet for på planlægning og på systemet.

ZTD-vaner læres og praktiseres bedst én ad gangen. Du kan adoptere vanerne i den rækkefølge, der fungerer bedst for dig, og du behøver ikke engang nødvendigvis at adoptere dem alle.

1. Indsamle

Skriv dine ideer ned på papir ved at notere alle opgaver, ideer, projekter eller andre tanker, der dukker op. Du kan bruge en simpel notesbog eller kartotekskort til at samle dine ideer på farten. Jo mindre komplicerede værktøjerne er, jo lettere bliver det for dig at bære dem rundt. Selv at notere dem ned gennem Google Keep eller Notes vil gøre det.

2. Behandle

Denne vane er en af ​​de tips til at hjælpe dig med at afslutte dovenskab og udsættelse. Gør det til en rutine at beslutte hurtigt og undgå at forsinke vigtige beslutninger. Behandle alle dine indbakker – inklusive e-mail, notesbøger, telefonsvarer og fysisk post – mindst én gang dagligt. Beslut dig for, hvad du skal gøre med hvert emne, og få det gjort, hvis det ikke tager meget tid, eller planlæg det til et senere tidspunkt.

3. Plan

Indstil dine vigtigste opgaver (MIT'er) for ugen og dagen. Lav desuden en daglig liste over en til tre MIT'er og udfyld dem dagligt. Det er en god idé at møde dine vigtigste opgaver tidligere på dagen for at få dem løst og af vejen.

4. Gør

Dette er en af ​​de mest afgørende vaner at udvikle som en del af ZTD og fokusere på én opgave ad gangen. Fjern først alle distraktioner, der kan forstyrre dit fokus – du kan bruge disse Chrome-udvidelser for at hjælpe dig med at undgå distraktioner på nettet.

Du kan også indstille en timer til opgaven og udelukkende fokusere på denne ene ting i løbet af den tid. Hvis du bliver afbrudt af noget, skal du registrere eventuelle anmodninger, nye opgaver eller oplysninger i din notesbog og genoptage din aktivitet.

5. Simpelt Trusted System

Som en del af ZTD er det vigtigt at vedligeholde enkle lister og undgå komplicerede værktøjer eller systemer, herunder Outlook, planlæggere eller tagsystemer. Brug reneste og enkleste note-apps du kan finde eller gemme dine lister på kartotekskort, en lille notesbog eller begge dele. Hold kun én liste for hver kontekst og en projektliste, og evaluer den dagligt eller ugentligt.

6. Organisere

Angiv et sted for hver vare. Placer genstande med det samme, hvor de går i stedet for at stable dem op for at sortere dem senere. Ved at gøre dette kan du koncentrere dig om dit arbejde på et overskueligt skrivebord.

7. Anmeldelse

ZTD lægger stor vægt på at vurdere dine mål hver uge. Du bør bestemme dine årlige mål under din ugentlige gennemgang for at se, hvor langt du er nået siden den foregående uge. Herefter kan du beslutte dig for dine næste skridt for at fremme dem.

8. Forenkle

Begræns omfanget af dine mål og arbejde. Det er vigtigt at fjerne alt rod for at koncentrere sig om væsentlige aktiviteter og projekter. Prøv at finde måder at forenkle dine forpligtelser og de oplysninger, der kommer ind.

9. Rutine

Du kan strømline dine morgenrutiner med teknologi som Alexa, herunder at tjekke din tidsplan, gennemgå dine kontekstlister og etablere dine MIT'er for dagen. Du kan også lave ugentlige rutiner, der inkluderer at revidere din uge, løbe ærinder, vaske tøj og bruge tid sammen med dine kære.

10. Find din passion

Find et job, du er begejstret for. Øv dig i at lede efter ting, du elsker, og når du finder dem, så se om du kan gøre en karriere ud af det.

Sådan implementerer du ZTD i dit daglige liv

At adoptere enhver ny praksis kan være udfordrende i starten, men det kan være utroligt givende, når du først kommer til det.

Start i det små og opbyg momentum

ZTD fokuserer på at udvikle nemme, stressfrie måder at leve et bedre liv på. Start i det små med at vælge den vane, der kan være den nemmeste for dig at adoptere og arbejde på den dagligt i et stykke tid, før du går videre til en anden vane. At starte med noget overskueligt øger dine chancer for succes og skaber et solidt fundament.

Her er et par tips til at hjælpe dig med at gøre dette:

  • Identificer en enkelt vane: Det kunne være noget så simpelt som at meditere i fem minutter hver morgen eller at rydde op i et område af dit hjem.
  • Sæt opnåelige mål: Opdel din valgte vane i mindre, opnåelige mål, hvilket gør det nemmere at spore fremskridt og fejre små gevinster.
  • Opret påmindelser: Brug visuelle påmindelser som f.eks. sticky notes, digitale påmindelser eller alarmer på din telefon for at bede dig om at handle.
  • Følg dine fremskridt: Brug en journal, vanesporingsapp eller en simpel kalender til at markere hver dag, du fuldfører vanen.
  • Gradvist øge sværhedsgraden: Overvej gradvist at øge sværhedsgraden eller varigheden, når din første vane bliver indgroet i din rutine.

Fokus på én vane ad gangen

Her er nogle tips til at hjælpe dig med at bevare fokus og gøre fremskridt:

  • Vælg en prioriteret vane: Identificer den vigtigste vane, du ønsker at dyrke eller ændre. Overvej dine mål, værdier og områder, hvor du ønsker at se forbedringer.
  • Bryd det ned: Bryd din prioriterede vane i mindre, håndterbare trin. Forpligt dig for eksempel til at læse 10 sider dagligt, hvis du vil læse mere.
  • Eliminer distraktioner: Dette kunne indebære at oprette et dedikeret arbejdsområde, slukke for notifikationer på din telefon eller sætte grænser for andre.
  • Øv mindfulness: Vær fuldt ud til stede og bevidst om, hvad du laver. Dette vil uddybe din forbindelse til vanen og forbedre din overordnede oplevelse.
  • Evaluer og juster: Vurder regelmæssigt dine fremskridt og foretag justeringer efter behov. Hvis du opdager, at vanen ikke fungerer godt, eller du har mestret den, så overvej, om det er tid til at introducere en ny vane eller ændre den eksisterende.

Integrering af ZTD i din daglige rutine

Her er nogle tips til at hjælpe dig med problemfrit at inkorporere ZTD-principper i dit daglige liv:

  • Definer dine MIT'er: Identificer dine tre bedste MIT'er, der stemmer overens med dine langsigtede mål og værdier. Ved at fokusere på disse væsentlige opgaver sikrer du, at du gør fremskridt på det, der betyder mest.
  • Lav et simpelt system: Find et system, der giver genlyd hos dig og gør det nemt at spore, prioritere og administrere dine opgaver effektivt.
  • Øv single-tasking: Omfavn kraften ved single-tasking med den rigtige teknologi. At fokusere på én ting ad gangen øger produktiviteten og reducerer mental rod.
  • Etabler rutiner og ritualer: Konsistens i disse rutiner hjælper med at skabe en følelse af stabilitet og gør dig i stand til at starte din dag med vilje.

Fælles hindringer for implementering af ZTD

Som enhver anden praksis kommer det også med udfordringer at adoptere ZTD. Her er nogle af de mest almindelige forhindringer for implementering af ZTD.

Mangel på motivation

Manglende motivation kan forhindre dig i at starte med at finde en undskyldning eller udsætte din startdato. For at tackle denne forhindring kan du:

  • Forbind igen med dit hvorfor: At minde dig selv om det større billede kan genoplive din motivation og give en følelse af formål.
  • Find inspiration og ansvarlighed: Omgiv dig selv med inspirationskilder, såsom bøger, podcasts eller videoer relateret til personlig udvikling og produktivitet.
  • Fejr små gevinster: Anerkend og fejr dine præstationer, uanset hvor små de kan synes.

Svært ved at holde fast i en rutine

Opbygning af en rutine kræver disciplin og kan tage tid. Derfor har mange, der starter med en ny vane, svært ved at følge med og holde fast i en rutine.

Men med nogle strategier og justeringer kan du overvinde denne forhindring. Sådan gør du:

  • Design dit miljø: Indstil dine fysiske og digitale miljøer for at understøtte din ZTD-rutine. Gør det så nemt som muligt at engagere sig i dine ønskede vaner.
  • Opret udløsere og påmindelser: Hvis du for eksempel vil starte en daglig meditationspraksis, skal du placere en meditationspude på et synligt sted som en visuel udløser.
  • Omfavn fleksibilitet: Tillad dig selv at være uperfekt og fokuser på fremskridt frem for en stiv overholdelse af en rutine.

Føler sig overvældet af opgaver

Du kan finde det udfordrende at styre dine opgaver, når du opbygger en ny vane til at håndtere dem. Det kan få dig til at føle dig overvældet og give op med at danne den nye vane.

Her er nogle tips til at hjælpe dig med at navigere gennem overvældende opgaver:

  • Brug 2-minutters reglen: Hvis en opgave tager mindre end to minutter at fuldføre, skal du løse den med det samme. Ved hurtigt at løse små opgaver forhindrer du dem i at akkumulere og bidrage til at overvælde.
  • Øv tidsblokering: Dediker fokuseret tid til at arbejde med væsentlige aktiviteter. Det kan du f.eks bruge tidsblokerende apps at blokere dedikerede perioder til dybt arbejde og uafbrudt koncentration.
  • Spørg om hjælp eller uddelegere: Tøv ikke med at kontakte kolleger, venner eller familiemedlemmer, som kan hjælpe dig med specifikke opgaver.

Kom godt i gang med ZTD

Selvom det kun er en vane ud af ti, kan implementering af Zen to Done hjælpe dig med at øge ydeevnen markant. Tag tingene langsomt, gå et skridt ad gangen, og bliv ved længe nok til at se fremskridt.