Sådan bruges SORTBY-funktionen i Microsoft Excel

Microsoft Excel tilbyder kraftfulde værktøjer til at kompilere, organisere og visualisere dine data på næsten enhver tænkelig måde. Nogle gange vil du støde på et scenarie, hvor du skal oprette flere specifikke visninger af dine oplysninger.

SORTBY-funktionen i Excel tilbyder en bekvem måde at skabe komplekse opdelinger og håndværksspecialiseret dataordninger, der tilføjer klarhed til dine oplysninger uden at skabe forvirring i din original datasæt.

Bruges til Excels SORTBY-funktion i Excel

Der er flere måder at sortere dine data på i Excel, selvom de metoder, der lettest kommer til at tænke på, kan have ulemper for mere komplekse behov.

Brug af SORT-funktionen opretter et separat, organiseret datasæt, men du kan kun sortere efter ét sæt kriterier. Sortering med Excels sorterings- og filterværktøj tilbyder meget finere granularitet, men det sorterer det originale datasæt direkte, hvilket gør det mere udfordrende at oprette og vise flere visninger, især hvis du vil se dem på samme tid.

SORTBY-funktionen kombinerer i bund og grund de bedste dele af disse to funktioner; det skaber en separat visning af dit datasæt (eller et "array"), der kan sorteres efter mere end ét kriterium. Så for eksempel kan du sortere en resultattavle af spillere i et spil efter holdnavn, derefter efter score og derefter efter specifikke præstationer i spillet.

I eksemplet, vi skal bruge til denne artikel, har vi en liste over salgsdata på tværs af en region. Kolonnerne indeholder efternavnene på vores salgspersonale, den stat, hvor de arbejder, antallet af salg, de har foretaget, og det samlede antal, de har tjent på disse salg.

Sådan bruges SORTBY-funktionen i Excel

For at oprette vores første sortering med SORTBY-funktionen, lad os organisere vores sælgere efter stat.

1. Vælg celle F2.
2. Skriv følgende inde i cellen eller formellinjen:

   =SORTEREDE(A2:D16;B2:B16)

3. Trykke Gå ind.

Denne funktion fortæller Excel at sortere hele vores rækkevidde (celler A2 igennem D16) ved "State"-værdierne i celler B2 igennem B16. Den indstilles automatisk til stigende rækkefølge (A-Z). Det resulterende array viser vores data organiseret efter stat (Først Arizona, derefter Californien, derefter New Mexico...).

Bemærk, at listen over navne ikke er sorteret alfabetisk, fordi det ikke var det, vi bad om, at den skulle gøre. Det er dog nemt at ændre denne formel for at angive flere kriterier.

Sortering efter flere kriterier samtidig med SORTBY i Excel

Lad os ændre vores nye datasæt til først at sortere efter stat, derefter efter antallet af salg, der blev foretaget, hvilket skaber en miniaturerangering af, hvor succesfulde hver af vores sælgere var i hver stat.

1. Vælg celle F2 en gang til. Alternativt, hvis du gerne vil beholde den første formel for at sammenligne forskellene, skal du vælge celle K2 i stedet.
2. Skriv følgende inde i cellen eller formellinjen:

   =SORTEREDE(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Trykke Gå ind.

Det resulterende nye array har en lidt mere kompliceret formel, nu hvor vi beder Excel om at sortere efter flere felter.

Formlen starter på samme måde som den forrige formel, idet vi beder Excel om at sortere vores array i kolonne A til D ved "State"-oplysningerne i kolonne B, men givet har vi nu flere intervaller, vi søger at sortere efter, vi er nødt til at tydeliggøre til Excel begge de arrays, vi søger at sortere efter (det by_array syntaks), og også sorteringsrækkefølge, eller den retning, som vi ønsker, at Excel skal arrangere dataene i.

Hver af de by_array argumenter kan kun være én kolonne bred, med værdierne anført lodret, som vi har dem her (for f.eks. celler B2:B16), eller en række lang, med værdierne anført vandret (f.eks. celler A4:D4).

Selvom de to kolonner, vi lige har bedt denne formel om at sortere, er kolonne B og C ved siden af ​​hver andet kan vi ikke kombinere de to kolonner til en enkelt områdeanmodning inden for formlen (som "B2:C16"). Dette resulterer i et "#REF!" fejl, da Excel ikke er sikker på, hvilket af disse to felter, der skal sorteres efter, eller i hvilken rækkefølge.

For ikke at nævne, at det er helt muligt, at de områder, du vil sortere, er adskilt fra hinanden (som f.eks. kolonne B og D her), eller du vil gerne sorter dine celler efter områder, der ikke er i rækkefølge i dine data (såsom hvis du ønskede at sortere efter "State" i kolonne B og derefter efter "Navn" i kolonne A, som foreslået tidligere).

De to kolonner skal derfor være opført i formlen som separate områder for eksplicit at fortælle Excel rækkefølge, vi ønsker at sortere arrayet i - i tilfældet med eksemplet ovenfor, først efter tilstand, derefter efter antal salg.

Det sorteringsrækkefølge syntaks kan defineres i to retninger: "1" for stigende rækkefølge (A-Z rækkefølge eller laveste tal ordnet først) eller "-1" for faldende rækkefølge (Z-A rækkefølge eller højeste tal ordnet først). Det sorteringsrækkefølge felter må ikke være andre tal end 1 eller -1, ellers kan et "#VALUE!" fejl vil blive returneret, da der ikke er andre måder at bestille data på.

Specificerer sorteringsrækkefølge var kun valgfrit i den første version af vores formel, fordi det med det samme var tydeligt, hvad vi sorterede efter, og vi sorterede allerede i stigende rækkefølge.

Men hvis vi ønskede at sortere disse værdier i faldende rækkefølge, eller når vi sorterer efter flere kriterier, er det et påkrævet syntaks at udfylde, fordi sorteringsrækkefølgen kan arrangeres i forskellige retninger for forskellige områder, som vi gjorde i denne formel.

Vi kan heller ikke bede denne formel om delvist at sortere vores array - sortering A1:D16 efter område B1:B10, for eksempel. Hvert områdeargument i formlen skal spænde over det samme antal celler - så hvis vores originale array værdi har 15 celler, derefter alle by_array argumenter, vi beder formlen om at sortere efter, skal også indeholde 15 celler. Ellers får vi et "#VALUE!" fejl.

Nu hvor vi forstår byggestenene i denne formel, er det nemt at se, hvordan man bruger SORTBY til at organisere vores data efter så mange kriterier, som vi ønsker eller har brug for. Gå ind i array først, skriv derefter by_array sortere, derefter sorteringsrækkefølge, så vores næste by_array, vores næste sorteringsrækkefølge, og så videre, ligesom i formelsyntaksen:

=SORTERING(array, efter_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY er endnu en kraftfuld, alsidig funktion i Excel

SORTBY-funktionen i Microsoft Excel gør det nemt at lave specificerede opdelinger af information og er en alsidig værktøj til ubesværet at organisere rodede datasæt på komplekse måder for at gøre dine oplysninger klarere og lettere handlingsegnet.

Der er endnu flere måder at bruge Excels mange funktioner, værktøjer og funktioner til at organisere dine regneark og gøre mere effektiv og produktiv brug af din tid.