Sådan gør du e-mails til opgaver og kommentarer med ClickUp

Er du træt af at følge med i din huskeliste ved konstant at skifte mellem din Gmail-indbakke og ClickUp-arbejdsområdet? Nå, ClickUp har en løsning til at eliminere dette besvær.

Du kan omdanne dine e-mails til opgaver og kommentarer i ClickUp uden at skulle forlade Gmail. Vi vil lede dig gennem denne proces for at ændre den måde, du arbejder på, for at øge din samlede produktivitet.

Hvis du vil videresende en e-mail til kommentarfeltet for en opgave i Klik op, skal du have opgavens unikke e-mailadresse. Ja, du hørte det rigtigt! Hver opgave, du opretter i ClickUp, har en unik adresse. For at få denne adresse skal du holde markøren over den opgave, du vil videresende e-mails til, og klikke på ellipse ikon.

Vælg fra rullelisten Send e-mail til opgave.

Klik på i pop op-boksen Kopi for at kopiere opgavemailen til dit udklipsholder.

Åbn nu Gmail og tryk

Ctrl + V i adresselinjen for at indsætte opgavemailen. Du vil bemærke, at teksten straks ændres til navnet på ClickUp-opgaven. Dette er meget nyttigt, hvis du vil sende en anden e-mail til den samme adresse - skriv blot opgavenavnet og vælg det fra rullemenuen.

Tilføj en emnelinje og brødtekst til e-mailen og tryk på Sende knap.

Efter afsendelse af e-mailen vises den i kommentarfeltet til opgaven (som vist på billedet nedenfor). Bemærk, hvordan ClickUp identificerer afsenderen og viser e-mailens emne og brødtekst. Den indeholder også en HTML-fil med indholdet af e-mailen, som du kan downloade til din computer.

Ligesom enhver kommentar tilføjet til ClickUp, er der en række ændringer, du kan foretage i den videresendte e-mail. Når du holder markøren over kommentaren, kan du redigere den, se den i fuldskærmstilstand eller tildele den til et teammedlem. Dine teammedlemmer kan også engagere sig i kommentaren ved at reagere på den med en emoji eller efterlade et direkte svar.

Ved at klikke på ellipseikonet i kommentaren får du yderligere muligheder, der giver dig mulighed for:

• Kopiér URL'en til kommentaren.
• Tilføj kommentaren til beskrivelsesområdet for din opgave.
• Indstil en påmindelse om at handle på kommentaren.
• Slet kommentaren.

Opret nye opgaver i ClickUp via e-mail

I lighed med opgaver i ClickUp har hver liste også en unik adresse. Det betyder, at du kan videresende e-mails som en opgave til denne liste. For at få adressen på en liste skal du holde markøren over listenavnet i hovedsidebjælkens navigation og klikke på ellipse ikon for at åbne listeindstillingerne.

Vælg fra rullemenuen E-mail til listen.

Klik på i pop op-boksen Kopi for at kopiere listens e-mail til dit udklipsholder.

Indsæt e-mailen i adresselinjen i Gmail, tilføj en emnelinje og brødtekst, og tryk Sende. Denne gang vil dit emne være navnet på din opgave i ClickUp, og brødteksten vil blive tilføjet til opgavens beskrivelsesområde. Alle filer, du føjer til e-mailen, vil gå under afsnittet Vedhæftede filer i opgaven (ud over HTML-filen ClickUp vedhæfter automatisk).

Du kan angive yderligere egenskaber for den nye opgave ved at tilføje dem til emnelinjen:

• Tildelt: Tildel den nye opgave til dig selv eller et teammedlem (f. John Doe) ved hjælp af eller.
• Afleveringsdato: Indstil forfaldsdatoer ved at angive nøjagtige datoer f.eks eller ved at bruge naturligt sprog som f.eks, , eller.
• Tags: Tilføj tags til din opgave vha. Hvis det tagnavn, du angiver, ikke eksisterer, oprettes det automatisk.

Når du har sendt e-mailen, vises den i din angivne ClickUp-liste som vist på billedet nedenfor.

Hvis du ofte arbejder med bestemte lister i dit arbejdsområde, skal du bruge lidt tid på at gemme deres adresser i Gmail, så det er nemmere hurtigt at få adgang til dem.

Sådan videresender du automatisk e-mails til ClickUp

Hvis du oplever, at du konstant videresender e-mails fra en bestemt afsender til ClickUp som en opgave eller kommentar, vil opsætning af automatisering spare dig værdifuld tid. Lad ikke udtrykket "automatisering" skræmme dig – alt du skal gøre er at konfigurere et videresendelsesfilter i Gmail.

Tilføj en videresendelses-e-mailadresse til Gmail

Før du kan begynde at videresende e-mails, skal du tilføje en videresendelses-e-mailadresse (på opgaven eller listen), hvor e-mailsene vil blive sendt. For at gøre dette skal du klikke på gear ikon i øverste højre hjørne af Gmail, og vælg Se alle indstillinger.

Under fanen Videresendelse og POP/IMAP skal du klikke på Tilføj en videresendelsesadresse knap.

Indsæt din ClickUp-opgave eller listeadresse i tekstfeltet. Sørg for at fjerne de ekstra tekst- og vinkelparenteser, der er tilføjet i begyndelsen og slutningen af ​​adressen, og klik derefter Næste. Klik på i de næste to pop op-vinduer, der vises Fortsæt derefter Okay.

Når du åbner dit ClickUp-arbejdsområde, vises bekræftelseslinket som en ny opgave på listen, hvor du videresender e-mails.

Når du åbner opgaven, skal du klikke på bekræftelseslinket, som vil være i beskrivelsesområdet. Klik på i pop op-vinduet, der vises Bekræfte for endelig at tilføje e-mailadressen til Gmail.

Indstil filtre til at videresende e-mails til ClickUp

Efter tilføjelse af videresendelses-e-mailadressen kan du nu opsætte et filter til at sende e-mails til den adresse. På billedet nedenfor tjekker filteret kun, at afsenderen af ​​en e-mail har en bestemt adresse.

Når en e-mail opfylder de fastsatte kriterier, vil den blive arkiveret og videresendt til den valgte ClickUp-adresse.

Du har fuldført automatiseringsopsætningen for at videresende specifikke e-mails til ClickUp. Hvis du vil tage dette til næste niveau, kan du opsætte filtre til videresendelse af e-mails til Slack, og en anden filter til videresendelse af e-mails til Outlook. Dette er en meget nyttig funktion til at rydde op i din indbakke og holde den organiseret, mens du forbliver øverst på din huskeliste.

Ryd dine e-mails op, og forbliv organiseret med ClickUp

At omdanne dine e-mails til opgaver og kommentarer i ClickUp er en game-changer, når det kommer til at administrere din arbejdsgang. Med blot et par klik kan du forvandle kaosset i din e-mail til en strømlinet og organiseret "to-do", der er nem at spore og administrere. Og det er kun begyndelsen – der er mere kreative måder, du kan lære at bruge ClickUp på, som du måske ikke er klar over.