ClickUp er et kraftfuldt værktøj til styring af opgaver, projekter og mere. Men vidste du, at du kan gøre det endnu mere potent med automatisering? Sådan gør du.

ClickUp er et robust opgave- og projektstyringsværktøj, og du kan gøre det endnu mere kraftfuldt med workflowautomatiseringer. Med denne funktion behøver du ikke at udholde kedelige og gentagne opgaver – ClickUp vil gøre det tunge løft for dig.

Alt du skal gøre er at opsætte automatiserede instruktioner til at udføre det du skal gøre. Dette vil eliminere fejl, fremskynde din arbejdsgang og spare tid til at fokusere på de ting, der faktisk betyder noget. Og ved du, hvad der er det bedste? Ingen kodningserfaring er påkrævet!

Så lad os dykke dybere ned i ClickUp Automations og se, hvordan det kan hæve dit produktivitetsspil.

Hvad er ClickUp Automations?

Det Klik op Automationsværktøj er et kraftfuldt sæt funktioner, der lader dig automatisere gentagne opgaver og strømline dit arbejdsflow. Hver automatisering oprettet i ClickUp består af tre komponenter: en trigger, en betingelse og en handling.

instagram viewer

1. Udløser

Hændelsen, der aktiverer automatiseringen. En trigger kan være alt fra at oprette en ny opgave til at ankomme på en forfaldsdato.

2. Tilstand (valgfrit)

Ekstra kontroller kan føjes til udløseren - og skal opfyldes - for at aktivere automatiseringen. For eksempel vil du måske kun automatisere en opgave, hvis den er tildelt til et bestemt teammedlem eller har en bestemt forfaldsdato.

3. Handling

Dette er, hvad der vil ske, når udløseren og betingelserne er opfyldt. Dette kan være alt fra at sende en e-mail-meddelelse til at opdatere en opgaves status. Du har lov til at sætte så mange handlinger op, som du vil.

Sådan aktiveres ClickUp-automatiseringer

Før du kan konfigurere automatisering i dit ClickUp-arbejdsområde, skal du aktivere Automatiseringer i Klik på Apps. Du kan få adgang til ClickApps fra hovednavigationen i sidebjælken eller dit arbejdsområdes topnavigation.

1. Klik på din profilikon på navigationspanelet på siden.

2. Vælg Klik på Apps fra pop op-menuen.

Få adgang til ClickApps fra dit arbejdsområde

1. Klik på rullemenuen for Tilpas knappen i øverste højre hjørne af dit arbejdsområde.

2. Vælg Klik på Apps fra rullelisten.

Når ClickApps-siden åbner, skal du sikre dig Automatisering er aktiveret. Klik derefter på TILBAGE knappen for at gå tilbage til forrige side.

Sådan opsætter du en grundlæggende ClickUp-automatisering

Før du opsætter en ClickUp-automatisering, skal du sikre dig, at du er inde i det specifikke rum, mappe eller liste, hvor du ønsker, at automatiseringen skal anvendes.

Hvis du er ny til ClickUp og ønsker at forstå forskellen mellem arbejdsområder, mellemrum, mapper og lister, begyndervejledning til ClickUp-terminologi vil hjælpe dig med at fjerne enhver tvivl og forvirring.

Nu hvor du har aktiveret Automation, er den Tilpas knappen i dit arbejdsområde ændres til Automatisere, som du kan klikke på for at åbne automatiseringssiden.

Fra rullemenuen skal du klikke Tilføj automatisering.

Brug automatiseringsskabeloner til at oprette en automatisering

Ligesom hvordan du kan tilføje ClickUps projektskabeloner til dit arbejdsområde for hurtigt at kickstarte dine projektplaner, kan du også vælge fra et bibliotek af automatiseringsskabeloner til at opsætte din første automatisering. Disse skabeloner er blevet grupperet under Kategorier og Integrationer i venstre rude på siden Automatiseringer.

Mens de automatiseringer, der er angivet under Kategorier, er grundlæggende og kun påvirker ændringer internt, giver dem under Integrationer dig mulighed for at foretage direkte ændringer relateret til eksterne apps. I øjeblikket understøtter ClickUp kun direkte automatiseringer med følgende apps:

  • Bugsnag
  • Calendly
  • E-mail
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Så du kan vælge enhver af automatiseringsgrupperne fra venstre panel, derefter vælge en specifik automatisering relateret til gruppen til højre, tilpasse den til dine behov og gemme den.

Opret automatiseringer fra bunden

Du kan også vælge at oprette brugerdefinerede automatiseringer fra bunden. For at komme i gang skal du klikke på + Brugerdefineret animation knappen i øverste højre hjørne af automatiseringssiden.

Under Hvornår sektion, skal du konfigurere en triggerhændelse (markeret som "1" på billedet nedenfor). Nogle af de tilgængelige triggermuligheder inkluderer:

  • Opgave oprettet,
  • Modtagerændringer,
  • Statusændringer,
  • Prioritetsændringer,
  • Ændringer af forfaldsdato,
  • Ændringer af startdato mv.

Du kan vælge at angive alle betingelser (markeret som "2" på billedet ovenfor), der skal være opfyldt – i dette tilfælde ingen – for at starte handlingen(erne).

Og under Derefter sektion, skal du tilføje de handlinger (markeret som "3"), der skal ske, når triggerhændelsen og -betingelserne er opfyldt. Nogle af de handlinger, du kan vælge imellem, inkluderer:

  • Lav en opgave,
  • Opret en underopgave,
  • Skift prioritet,
  • Skift tildelte,
  • Tilføj en kommentar,
  • Slet opgave mv.

Når du er færdig, skal du klikke på skab knappen for at gemme og aktivere automatiseringen.

Du skal bemærke, at ClickUps gratis og ubegrænsede planer ikke tillader dig at tilføje betingelser og mere end én handling til din automatiseringsopsætning. Du skal købe Business-, Business Plus- eller Enterprise-planen for at fjerne denne begrænsning.

Sådan administrerer du dine ClickUp-automatiseringer

Mens opsætning af nye automatiseringer finder sted under Gennemse fanen, administreres dine automatiseringer under Styre fanen.

Når du er her, kan du tilføje en beskrivelse til din automatisering (markeret som "1") for at forklare dens funktion eller give kontekst til alle andre, der kan se dit arbejdsområde. Du kan også deaktivere automatiseringen (markeret som "2") for at sætte den på pause uden sletning.

Når du holder markøren over automatiseringen, kan du duplikere, redigere eller slette den.

Hvis du arbejder med lange lister over automatiseringer, gør ClickUp det nemt at finde nogen af ​​dem ved at tilbyde flere filtermuligheder.

Først kan du filtrere efter Aktiv og Inaktiv automatiseringer. Når du deaktiverer enhver aktiv automatisering, går den under den inaktive sektion.

Du kan også filtrere automatiseringerne efter de rum, mapper eller lister, som de blev oprettet i.

Endelig kan du filtrere efter udløseren, tilstanden eller handlingen af ​​automatiseringerne og også efter den person, der sidst har opdateret eller foretaget ændringer i den.

Sådan sporer du dit automatiseringsforbrug

Selvom du kan oprette ubegrænsede automatiseringer i ClickUp, er antallet af gange, de kører, begrænset. Så hver gang en automatiseret handling udføres i baggrunden, tæller den med i dit forbrug, som kan spores under Brug fanen.

Den gratis plan er begrænset til at køre 100 automatiske handlinger hver måned. Du kan ikke købe yderligere automatiseringer, mens du er på den gratis plan, så du skal først købe en betalt plan. Her er det maksimale antal tilladte automatiske handlinger på hver betalt plan.

  • Ubegrænset: 1.000/måned
  • Forretning: 10.000/måned
  • Business Plus: 25.000 om måneden
  • Virksomhed: 250.000/måned

For at hjælpe dig med at holde styr på dit forbrug sender ClickUp brugsalarmer til arbejdsområdeejere og administratorer via e-mail, når arbejdsområdets forbrug når 90 % og 100 %. Hvis du rammer din forbrugsgrænse og ønsker at købe yderligere automatiseringer, koster det $19,99 for yderligere 1000 handlinger om måneden, $99,99 for yderligere 10.000 og $299,99 for yderligere 100.000 handlinger.

Arbejd smartere, ikke hårdere, med ClickUp-automatiseringer

ClickUp Automations er en enkel, men kraftfuld funktion, der hjælper med at eliminere gentagne opgaver og øge den samlede produktivitet. Ved at følge de trin, der er skitseret i denne begyndervejledning, er du godt på vej til at mestre ClickUp Automations og transformere dit arbejde. Og hvis du vil tage dette til næste niveau, er ClickUp-skabeloner en fantastisk måde at gøre det på.