9 Microsoft Word-tip til at redigere din skoleopgave hurtigere

Opgaver på højskole- og universitetsniveau er forskningstunge, og du forventes ofte at producere artikler med et betydeligt antal sider. Lige når du tror, ​​du er færdig med at producere det nødvendige ordantal, er næste trin lige så udfordrende og tidskrævende: redigering.

Fra tastaturgenveje til enkle, indbyggede funktioner såsom Find og Erstat og den automatiske tabel over indhold, her er flere tips, du kan bruge til at redigere og formatere din college-opgave mere effektivt i Microsoft Word.

1. Lad afsnitsafstand være dit sidste trin

Lad os først starte på det rigtige spor. Når du har et essay eller rapport på 3.000 ord forude, er det fristende at indstille dobbeltmellemrum, når du højst skriver et par sætninger eller et afsnit. Det giver den trøstende illusion, at du har udført mere arbejde, end du faktisk har.

Men for at være mere effektiv i den sidste redigeringsfase, er det bedst at lade afsnitsafstand være dit sidste trin. På denne måde sparer du tid, fordi du ikke behøver at scrolle meget mere op og ned, end du skal, mens du navigerer gennem forskellige sektioner og sider af din tekst.

2. Lær at bruge tastaturgenvejstaster

Tastaturgenveje gør redigering og formatering meget hurtigere sammenlignet med at bruge en mus. For eksempel, når du bruger musen til at vælge nogle ord, vil du sandsynligvis gå glip af et bogstav eller to og være nødt til at fremhæve igen, eller overskride og inkludere et punktum, hvor du ikke behøver det.

I dette tilfælde kan du vælge tekst nøjagtigt ved at bruge Ctrl + Shift, og venstre og højre pil nøgler i Windows. Der er mange flere Microsoft Word-tastaturgenveje som vil gøre dig i stand til at få det meste af redigeringen udført på tastaturet uden at skulle skifte til din mus eller pegefelt. Undervurder ikke mængden af ​​tid, du sparer med denne metode!

Når du læser en kontinuerlig tekstdel, kan de tomme sidehoveder og sidefødder føles forstyrrende. For at få en mere jævn læse- og redigeringsoplevelse skal du skjule sidehoveder og sidefødder for at samle alle siderne.

Hold markøren over det grå mellemrum mellem din nuværende side og den næste, og dobbeltklik derefter. Når du har brug for det bruge sidehoveder og sidefødder i Microsoft Word igen, vis dem ved at holde markøren over sideadskillelseslinjen og dobbeltklikke.

4. Skjul overskrifterne og underoverskrifterne

For lange opgaver i rapportstil vil du sandsynligvis opdele dit indhold i overskrifter og underoverskrifter. Når du flytter fra en sektion til den næste eller hopper mellem sektioner for at omskrive og redigere, gør det nemmere at rulle gennem din tekst ved at skjule overskrifterne.

Hold markøren over overskriften, og klik derefter på trekant ikon der vises ved siden af ​​for at skjule indholdet. Hvis du vil skjule alle overskrifter på én gang, skal du højreklikke på en hvilken som helst overskrift og vælge Udvid/Skjul > Skjul alle overskrifter.

5. Sorter automatisk referencer efter alfabetisk rækkefølge

Listen over citerede værker er et væsentligt afsnit i enhver videregående uddannelsesopgave og er normalt sorteret efter alfabetisk rækkefølge. Du har sandsynligvis tilføjet referencer til listen, som du citerer dem i dit essay, men når det kommer til sortering til sidst, er det umuligt og tidskrævende at sortere dem manuelt. Du kan simpelthen sortere dem automatisk i Microsoft Word.

Vælg alle dine referencer og gå til Hjem fanen. Under Afsnit sektionen skal du klikke på Sortere ikon (A og Z, med en nedadgående pil). I den Sorter efter felt, vælg Afsnit. I den Type felt, skal du vælge Tekst. Vælg derefter Stigende og klik Okay. Listen vil nu blive sorteret i alfabetisk rækkefølge.

Du kan dog bemærke et par afvigelser. For eksempel, når nogle referencer starter med symboler i stedet for et bogstav, vil de sandsynligvis alle blive skubbet helt til tops. Dette er de få, du derefter skal manuelt genindsætte på din liste korrekt.

6. Brug Find og Erstat for at undgå stavefejl

Uanset om det er lærebøger eller tidsskriftsartikler, har enhver studerende sandsynligvis stødt på forfattere med efternavne, der er lidt vanskelige at stave. Indtastning af navnet igen og igen for hvert citat i teksten er udsat for menneskelige fejl. For at undgå stavefejl kan du bruge Find og Erstat.

Brug først en unik forkortelse som pladsholder, når du skriver din opgave. Jeg anbefaler at inkludere et nummer i denne forkortelse. Dette skyldes, at hvis din forkortelse kun består af bogstaver, er der en chance for, at denne korte kombination af bogstaver kan have optrådt andre steder, som en del af et ord, i dit essay.

Når du er færdig med kropsindholdet, er det tid til at erstatte forkortelsen med det faktiske efternavn. I den Hjem fanen, klik Erstatte i Redigering fanen. I den Find hvad feltet skal du indtaste din forkortelse. I den Erstat med feltet skal du indtaste den faktiske forfatters navn. Klik derefter Erstat alle. Alle dine forkortelser vil nu blive erstattet med det korrekte forfatterefternavn.

7. Indsæt dit billede i et usynligt bord

Hvis du ikke helt har fået styr på at formatere billeder i Microsoft Word, er her et simpelt alternativ, der hjælper garanti for, at dit billede ikke får din tekst til at bryde op på mærkelige steder: Indsæt dit billede i en usynlig bord.

Gå til den del af teksten, hvor du ønsker dit billede skal vises. Trykke Gå ind at gå til et nyt afsnit. Gå til Indsæt fanen, klik Bord, og vælg en boks for at oprette en 1x1 tabel. Klik med markøren inde i din tabel Billeder > Indsæt billede > Denne enhed for at uploade dit billede til dokumentet.

Du kan ændre størrelsen på dit billede i tabellen. Når du er tilfreds, skal du fremhæve tabellen, gå til Borddesign fanen, klik Grænser > Ingen grænse. Den sorte bordkant forsvinder derefter. Dit billede ser nu ud til at passe perfekt mellem to tekstafsnit.

8. Få et overblik over flere sider på én gang

Når du næsten er færdig med at redigere, er det bedst at rulle gennem alle siderne for at sikre, at der ikke er mærkelige tomme sider, separate sektioner eller forkerte billedvisninger. Men hvis du har mere end 20 siders indhold, er det bare svimlende at scrolle gennem så meget indhold hurtigt.

Gå i stedet til Udsigt fanen. I den Zoom sektion, klik Flere sider. Det her zoomer dit Microsoft Word-dokument ud, så du kan se to eller tre sider på én gang. Du kan også klikke på Zoom-skyderen nederst til højre for at zoome endnu mere ud og se flere sider på én gang.

9. Opret automatisk en indholdsfortegnelse

En af de afsluttende opgavekomponenter er indholdsfortegnelsen. Hvis du har indtastet hver overskrift manuelt, skal du indtaste en linje med punktummer, der slutter med overskriftens tilsvarende sidetal, og dobbelttjekke det nævnte sidetal selv, er det tid til at lade Microsoft Word klare opgaven.

Først skal du sikre dig, at du har anvendt den korrekte stil på dine overskrifter. Du kan tjekke dette ved at klikke på hver overskrift og se, hvilken stil der er valgt i Hjem fanen. Derefter, nummerer siderne i dit Microsoft Word-dokument.

Gå til sidst til den tomme side, hvor du vil indsætte din indholdsfortegnelse. Gå til Referencer fanen, klik på Indholdsfortegnelse, og vælg en af ​​de Automatiske borde. Microsoft Word genererer øjeblikkeligt en indholdsfortegnelse til dig.

Forbedre din redigeringsproces i Microsoft Word

Ved at anvende ovenstående tips kan du revidere din opgave hurtigere og mere effektivt uden at belaste dig selv med træthed i øjnene. Skær ned på den overdrevne rulning og andre manuelle opgaver, der kan udføres automatisk af Microsoft Word.

Plus, sparer tid på redigering betyder, at du har endnu mere tid til at korrekturlæse og gennemgå dine essays grundigt, så du kan producere essays og rapporter af højere kvalitet.