Sådan bruges Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Det er almindeligt at kigge på din huskeliste og spekulere på, hvor du skal begynde. Med så meget på spil kan det være udfordrende at vælge et udgangspunkt hver morgen - for ikke at nævne stressende.

Ved at bruge Ivy Lee-metoden til at planlægge dine gøremål, ved du præcis, hvor du skal starte hver dag. Og ved at parre det med de enkle tjeklistelayouts i Microsoft To Do, ender du med en solid opgavestyringsproces. Vil du lære hvordan? Først vil vi dykke ned i en kort forklaring af Ivy Lee-metoden.

Hvad er Ivy Lee-metoden?

Ivy Lee-metoden er en glimrende måde at tage stress ud af den daglige planlægning. Her er et hurtigt overblik over, hvordan det fungerer:

• Skriv seks opgaver ned hver aften for at fokusere på den næste dag.
• Angiv dem i rækkefølge, og sæt punkter med højere prioritet først.
• Den følgende dag skal du gennemgå din liste og afkrydse elementer, mens du går.
instagram viewer
• Hvis du er færdig med din liste, så undgå at tilføje flere opgaver – brug måske tiden til at indhente mindre ting eller slappe af.
• Uanset hvad der er tilbage på din liste, så bær det videre til næste dag, mens du skriver din nye liste.

Tanken er, at du ved præcis, hvor du skal starte den følgende dag, og hvilken opgave der kommer næste gang. hvis du sammenligne Apple Reminders, Google Keep og Microsoft To Do, vil du bemærke, at de alle tilbyder et tjeklisteformat. Men sidstnævnte ser ud til, at den var beregnet til Ivy Lee-metoden, takket være dens Min dag og Opgaver listevisninger.

Du kunne undre dig over, hvad der sker med alle dine andre opgaver, de seks, der ikke kommer med på den daglige liste. Min dag og opgaver arbejder sammen for at forhindre, at ting falder igennem. Min dag er din daglige liste, og Opgaver er for alt andet. Du kan kalde dette din efterslæb.

Oprettelse af en backlog i Microsoft To Do

En backlog er, hvor du gemmer alle dine gøremål. Det lyder måske lidt kaotisk, men der er ingen grund til at blive for granuleret. Tænk på arbejdsopgaver, gøremål og projekter, der ikke sker som en del af din daglige rutine. For eksempel at læse korrektur på en rapport eller skrive et markedsføringsforslag, ikke tjekke dine e-mails eller tage opvasken.

Når du lærer om opgaven, føjer du den til din backlog, hvor den ikke bliver glemt, ikke vil forstyrre og er let tilgængelig til enhver tid.

Det perfekte sted for dit efterslæb i Microsoft To Do er på fanen Opgaver. Du finder det i sidebjælken til venstre. At oprette en huskeliste her er lige så simpelt som at skrive de elementer, du vil inkludere i tilføje en opgave felt og trykke enter.

Hvis du vil tilføje flere detaljer til opgaver, skal du klikke på den, du gerne vil udvide, og en højre sidebjælke åbnes. Her kan du:

• Føj opgaven til din Min dag-liste.
• Opret påmindelser.
• Giv din opgave en forfaldsdato.
• Sæt det på gentagelse – gør det til en tilbagevendende opgave dagligt, ugentligt, månedligt, årligt eller tilpasset.
• Kategoriser dine opgaver.
• Vedhæft en fil.
• Skriv en note.

Du behøver ikke at være alt for detaljeret, men du vil gerne inkludere nok information om opgaven til at huske detaljerne senere. Dette er især vigtigt for varer, der kan sidde på din backlog i et stykke tid.

Når du har listet alle dine gøremål, vil du bruge din backlog til at planlægge din daglige opgaveliste.

At skrive din daglige opgaveliste i Microsoft To Do

Ligesom efterslæbet tilbyder Microsoft To Do det perfekte sted for din daglige liste, den Min dag fanen. Du kan finde den i venstre sidebjælke øverst. Det er vigtigt at huske, at din liste ryddes automatisk, når datoen ændres, så du ikke ønsker at flytte elementer over, mens du vælger, hvad du vil gøre næste dag.

I stedet skal du, mens du gennemgår varer i din backlog, klikke på stjernen på de seks elementer, du vil arbejde på.

Om morgenen skal du klikke på de opgaver, du vil flytte over, og vælge Føj til min dag for at gøre det. De forbliver også i din backlog eller fanen Opgaver med etiketten Min dag. Når Microsoft To Do rydder eventuelle ufærdige emner, kan du hurtigt finde dem igen takket være de stjerner, du tidligere har placeret på dem.

Det ville bestemt være nemmere, hvis din liste ikke blev ryddet hver nat, men dette giver dig tid til at gennemgå dine opgaver om morgenen og også en frisk start hver dag. Inden for din Min dag fanen, kan du klikke og trække elementerne her for at prioritere dem. Du kan også tage et kig på nogle af posterne på din backlog igen ved at klikke Forslag i øverste højre hjørne.

Når du markerer en opgave fra, kan du finde den i Afsluttet sektionen på fanen Opgaver. Derudover kan du tænde for Afsluttet smart liste i dine indstillinger – tandhjulet i øverste højre hjørne af din skærm – for at vise dine færdige opgaver i sidebjælken.

Du kan finde et andet antal opgaver, der fungerer for dig. Ingen sved, hvis du ikke kan finde seks hver dag, især hvis du ved, at du ikke vil gennemføre så mange.

Smarte lister til brug sammen med Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Der er mange produktive måder at bruge Microsoft To Do på. Ud over de enkle to-do-listelayouts tilbyder Microsoft To Do smarte lister, der hjælper dig med at holde dig organiseret og få tingene gjort. Disse er især praktiske, hvis du vil beholde yderligere lister for påmindelser, ideer eller tilfældige ting for at forhindre dem i at rode på din opgaveliste eller efterslæb.

Her er hvad de gør:

• Vigtig– ved at klikke på stjernen ved siden af ​​ethvert element vurderes det som vigtigt. Microsoft To Do runder derefter disse opgaver op til fanen Vigtigt i appen, så du kan finde dem alle ét sted. Dette er især nyttigt, hvis din efterslæb er lang, og du vil finde dine stjernemarkerede varer hurtigt.
• Planlagt—Microsoft To Do samler også alle elementer, du tildeler en dato til på fanen Planlagt. Her finder du dine opgaver i grupper som f.eks I dag, I morgen, Næste uge, og Senere.
• Tildelt til mig – hvis du samarbejder med andre i Microsoft To Do eller Microsoft Planner, kan du også tjekke her for opgaver, de har uddelegeret til dig.
• Alle-denne smarte liste viser hver opgave, du opretter i Microsoft To Do.
• Afsluttet- et sted for alle dine færdige opgaver. Når du har markeret en vare fra, kan du finde den her eller i Afsluttet afsnittet på listen.

Hvis du ikke ønsker, at en eller nogen af ​​disse skal vises i din sidebjælke, kan du slå dem fra i dine indstillinger under tandhjulsikonet øverst til højre. Derudover kan du automatisk skjule tomme smartlister og skjule sidebjælketitler fra tilsluttede apps—Planlægger og Markeret e-mail.

Evnen til at skjule det, du ikke bruger, bringer mere fokus på de funktioner, du laver. På den måde er du kun opmærksom på, hvad der er vigtigst, og opgaver er mindre tilbøjelige til at blive overset eller glemt.

Undgå, at opgaver falder mellem sprækkerne med Microsoft To Do

Microsoft To Do føles næsten som om dets udviklere havde Ivy Lee-metoden i tankerne. Dens faner Opgaver og Min dag parres for at give dig en problemfri daglig liste, der vil hjælpe med at gøre planlægningen til en leg. Hvis du skal have din huskeliste med på farten, skal du blot downloade mobilappen. Endnu bedre er Microsoft To Do tilgængelig uden omkostninger med en Microsoft-konto.