Boost kommunikationen på tværs af dit team med disse tips

Den mest kritiske måde at opnå succes med din virksomhed på er gennem effektiv kommunikation. Dit team skal være velkommen til at stille spørgsmål, have en dyb forståelse af virksomhedens mål og vide, at deres tanker værdsættes. Stærke kommunikationsvaner i dit team opstår ikke fra den ene dag til den anden. Det kræver engagement at implementere strategier, der virker og i sidste ende skabe et åbent arbejdsmiljø.

Hvis du er forpligtet til at øge den effektive kommunikation med dit team, kan du læse videre for tips, du skal begynde at implementere for at finde succes og holde alle glade.

Kommuniker gennem opsummering

Aktiv lytning i kommunikation handler om at søge at forstå. Det er bydende nødvendigt at sikre, at alle er på samme side. Fejlkommunikation sker for ofte i virksomheder og kan let afhjælpes ved at opsummere praksis.

"Opsummering eller parafrasering er en aktiv lyttefærdighed, der involverer at gentage, hvad en person har kommunikeret," forklarer Max Ade, CEO for

Pickleheads. "Selvom denne type kommunikation kan føles gentagne, er det den mest effektive måde at forhindre en misforståelse på. Processen involverer aktivt at lytte til en persons tale, opsummere og gentage, hvad de har sagt, og bekræfte forståelse mellem gruppen."

Hvordan ser det ud i praksis? Ian Heyman, grundlægger af Drypbeskyttelse til mænd deler, "Det kan se forskelligt ud for alle, men en måde at gribe det an på er at have en touchbase med dit team, hvor I alle øver jer i parafrasering. Ved at gentage, hvordan I hver især forstår et koncept eller en samtale, kan I undgå mange fejlkommunikationer. Dette kan få dit team til at være mere produktivt, fordi alle er klare over, hvad du arbejder hen imod."

At opsummere som en kommunikationsevne kræver øvelse. For ledere er det bedst at gå foran med et godt eksempel og starte denne strategi. Det vil tage tid at få alle ombord og vant til denne kommunikationsmetode, men det vil være utrolig gavnligt samlet set.

Indstil klare dagsordener for alle møder

En af de største klager, mange medarbejdere har i forbindelse med møder, er, at de tager for meget tid og er ineffektive. Dette har en tendens til at ske, når møder ikke er ordentligt planlagt og udført. Den bedste metode til at sikre, at møder er gavnlige for teamet, er at have klare dagsordener skitseret i god tid.

"Du kan aldrig være for overforberedt," siger Max Schwartzapfel, CMO for Kæmper for dig. "Når du er vært for et møde, så overvej at sammensætte en sammenhængende, klar dagsorden mindst tre dage ude. Dette kan give dit team tid til at forberede eventuelle leverancer, spørgsmål eller tanker på forhånd. At forsøge at kommunikere på stedet kan give plads til mistede informationer, og det er der ingen, der ønsker."

Det er ofte meget nemt for møder at løbe over styr. "Tidsindstillede møder med strenge dagsordener er en fantastisk måde at sikre, at du rent faktisk får tingene gjort," fortæller Karim Hachem, VP for eCommerce på Maxine fra Hollywood. "Kortlæg en tidslinje for hvert emne, og lad nogen spore tiden, så du holder tidsplanen. Du kan også efterlade plads i slutningen af ​​møder til spørgsmål; denne tid er også en god måde at afgøre, om et emne har brug for mere opmærksomhed. Timing af møder hjælper med at sikre, at du rammer alt, hvad du ønsker at diskutere, mens du finder ud af, hvad der kræver yderligere kommunikation."

Under møder skal du sikre dig, at dit team føler sig frit til at åbne op om, hvad der sker i virksomheden. Giv plads til spørgsmål, inviter til livlig diskussion, og inkluder alle i samtalen. Når du har en åben dør-politik, bør dette være normen, og dit team vil være ivrige efter at dele deres tanker.

Vært til periodiske berøringsbaser

Når dit team har travlt med at udføre arbejdet, kan kommunikationen ofte falde i vejen. Men uden den kommunikation vil arbejdet lide. Det er vigtigt at overlade tid i dit teams arbejdsbyrde til at røre ved base. Dette kan være i form af en-til-en, projektspecifikke teams, hele teams eller andet. Hyppigheden af ​​dette er noget, du kan bestemme for at opfylde dine specifikke behov, så længe du sikrer, at alle touch base-møder er effektive og ikke blot suger tid.

Christy Pyrz, Chief Marketing Officer for Paradigme peptider siger: "Overvej at få ledere til at mødes med deres team en-til-en hver måned. Du behøver ikke dagsordener til disse møder. I stedet kan du bruge det som en åben kommunikationsperiode til at diskutere medarbejderens arbejde, mentale sundhed, vækst og generelle ideer til virksomheden."

Hvis du bemærker, at teammoralen er faldende, kan du overveje at tilføje kontaktbaser for at få holdet på samme side. "Ser du et fald i teammoralen? Prøv at være vært for et touch base-møde,” fortæller Melissa Rhodes, administrerende direktør for Synske 1 på 1. "At holde berøringsbasegruppen lille - omkring 5-6 personer - gør det til en endnu mere smidig proces. Alle skal kunne tale frit om deres ideer og tanker.”

Opret en No-Judgment Zone

En primær årsag til, at mange medarbejdere ikke føler sig frie til at sige fra på arbejdet, er frygt. De bekymrer sig om, at deres ord ikke vil blive taget seriøst, eller de vil opleve konsekvenser. Hvis du er seriøs omkring at øge kommunikationen med dit team, er du nødt til at skabe et bedømmelsesfrit miljø for at gøre det.

"Du vil aldrig have, at medarbejdere bliver irettesat for at bruge deres stemme," forklarer Mary Kay Bitton, Head of Product Innovation hos Flo vitaminer. "Det er vigtigt at værdsætte alles meninger og sikre, at hver person føler sig tryg ved at sige deres mening."

Hvis du ønsker at skabe og fremme en zone uden dømmekraft med dit team, skal du implementere en åben dør-politik for at invitere dit team til at give udtryk for deres tanker. Giv dem et sikkert sted at gøre det, f.eks. i et møde eller en-til-en. Hold alle på samme side med politikken, og sørg for, at alle overholder præcedensen. Du vil sikre dig, at der ikke foregår noget bag kulisserne, som får dit team til at stille spørgsmålstegn ved, om denne politik har værdi eller ej.

Selvom din virksomhed måske har en åben dør-politik, føler nogle mennesker sig måske ikke op til at dele deres tanker åbent med et stort team, så det er klogt at tilbyde en alternativ løsning. "En nøglefaktor for at sikre, at folk har det godt med at sige fra, er at give dem mulighed for at tale på en måde, der føles tryg for dem. Du kan gøre dette ved at opfordre folk til at booke møder med en, de vil diskutere private emner med. Du kan også have en online forslagsboks, så medarbejderne kan indsende deres bekymringer anonymt."

Med enhver ny politik tager implementering tid, og opbygning af en kultur vil kræve konsekvens og tid. Bliv ved med det, og til sidst vil det blive normen. "Det er vigtigt, at du fortsætter din indsats, selvom du ikke ser øjeblikkelig forbedring," siger Ryan Delk, administrerende direktør i Primer. "Som de fleste af os ved, tager gode ting tid, så bliv ved med at skubbe fremad, især når det føles udfordrende."

Hold alle orienteret om virksomhedsnyheder

For at få alle til at føle, at de hører til i virksomheden, ønsker du, at de skal holde sig orienteret om alt, hvad der foregår – også selvom det ikke direkte påvirker deres position eller rolle. Dette er en nøglestrategi i teambuilding og sikrer også, at alle holder sig ajour med aktuelle virksomhedsnyheder, inklusive mål, præstationer og endda de svære ting.

"En vidunderlig måde at sikre, at alle er informeret, og samtidig ikke holde tingene for alvorlige, er at have et firmanyhedsbrev," fortæller Justin Soleimani, medstifter af Tumle. "Det starter måske af nød, men det kan hurtigt blive til en måde at booste moralen på. Selvfølgelig vil du stadig dele opdateringer om virksomheden, men du kan også inkludere opløftende historier om holdet, fejre milepæle og fødselsdage og meget mere."

En anden fordel ved interne nyhedsbreve eller ugentlige e-mail roundups er, at de skærer ned på møder, hvilket i sidste ende forbedrer produktiviteten. "Hvis du føler, at du og dit team bruger for meget tid på møder, så overvej at prøve en ugentlig e-mail-oversigt," siger Brittany Dolin, medstifter af Pocketbook Agency. ”Meget af det, man dækker i møder, kan meget vel kommunikeres via en e-mail. Du kan prøve at udsende ugentlige opdateringer med oversigter over, hvad der sker. Det er en fantastisk måde at dele nyheder på, samtidig med at det giver noget konkret at referere til i fremtiden, hvis det er nødvendigt."

Når du har store teams, især, og ønsker at sikre, at alle har den information, de har brug for vedrørende virksomhed, overveje at finde en løsning til at distribuere informationen med fuldgyldige detaljer, der kan være refereret. Dette skærer ned på sladder og undgår fejlkommunikation.

Konklusion

Du ønsker bestemt ikke at skære hjørner, når det kommer til teamkommunikation. Når dårlig kommunikation bliver normen, vil det kræve en ekstra indsats at bryde den dårlige vane og implementere en langtidsholdbar løsning.

Den bedste måde at komme i gang på er at bygge en lille taskforce med medlemmer af dit team fra alle niveauer. Brainstorm en plan for, hvordan slutmålet med kommunikation vil se ud, og planlæg derefter de trin, det vil tage for at nå dertil. Kommuniker denne nye kultur med holdet og få alle med ombord. Det er en win-win for alle.