Sådan opretter du et tidskort for at forbedre din produktivitet

Hvor ofte oplever du, at du er fortabt – ude af stand til at håndtere den endeløse strøm af opgaver, der bliver kastet over dig? Du lå på din seng om natten og tænkte på alt det arbejde, du kunne have udført i løbet af dagen, men ikke kunne.

Du tænker over, hvordan du bedre kunne have forvaltet din tid og fået mere gjort. Men dagen er tabt. Hvis bare du havde lavet al den planlægning på forhånd. Hvis ovenstående scenarie beskriver din situation, skal du overveje tidskortlægning.

Hvad er tidskortlægning? Hvordan er det forskelligt fra tidsblokering?

Tidskortlægning refererer til processen med at skabe en ramme, der kortlægger dine aktiviteter (arbejde, møder, personlige forpligtelser) med hensyn til tid. Det er nemt at forveksle tidskortlægning med planlægning eller konventionelle tidsstyringsmetoder såsom tidsblokering. Der er dog en bemærkelsesværdig forskel.

Et tidskort giver et holistisk overblik over din dag, uge ​​eller måned. Det giver klarhed over, hvordan du skal bruge dine dage, hvad du skal gøre, og hvornår. Når du har fået et skelet af, hvordan du planlægger at bruge din tid, kan du begynde at planlægge tidsblokke for højt prioriterede opgaver (tidsblokering).

I modsætning til andre tidsstyringsmetoder er tidskortlægning ikke kun at afsætte tid til arbejde. Det er den komplette plan for, hvordan du bruger din tid, fra arbejde og hobbyer til fritid og familietid. Og når du først har gjort dig til en vane med tidskortlægning, sker der magi.

Du får et klart kort over, hvad du skal gøre, så beslutningstrætheden forsvinder. Dage med jonglering mellem forskellige projekter går væk, fordi du allerede har planlagt tidsblokke for højt prioriterede opgaver. Du ved, hvornår det er tid til at arbejde, og hvornår det er tid til at slippe dine bekymringer og få en varm kop kaffe. Du skynder dig ikke længere, og du får gjort mere arbejde.

Lyder dejligt, ikke? Lad os tale om, hvordan du opretter et tidskort for at øge produktiviteten og tage kontrol over dit liv.

Sådan opretter du et tidskort for at forbedre produktiviteten

Der er ingen standard måde at oprette et tidskort på, fordi tidskortlægning er personlig. Mennesker har forskellige mål, temperamenter og omstændigheder. Hvad der virker for én, virker måske ikke for en anden. Den følgende guide giver dog en skitse af en typisk proces til oprettelse af tidskort, som du kan følge og forme efter dine specifikke omstændigheder.

Trin 1: Overvej, hvordan du bruger tid

Før du begynder at oprette et tidskort, er det afgørende at spørge dig selv: Hvorfor laver du et tidskort, og hvad forventer du at opnå? Dette er vigtige spørgsmål, der påvirker, hvor effektiv tidskortlægning vil være for dig. Derfor er det afgørende at være sandfærdig, når du besvarer disse spørgsmål.

Du kan starte med at tænke over, hvordan du bruger din tid på en gennemsnitlig dag. Er du tilfreds med din nuværende rutine? Hvis ikke, så tænk over, hvad du gerne vil forbedre. Glem ikke, at du laver et tidskort til dig selv.

Det betyder, at du skal tage højde for din personlighed, spidsproduktive timer og vaner, mens du besvarer disse spørgsmål. For eksempel, hvis du ved, at du arbejder bedst sent om natten, kan du indstille tidsblokke for dine højest prioriterede opgaver om natten for at sikre maksimal effektivitet.

Når du har taget et fugleperspektiv af din livsstil, overvejet fejlene i din rutine, bemærkede ting du ønsker at forbedre, og indså hvad du vil opnå med dit tidskort, gå videre til det næste trin.

Trin 2: Opret en opgaveliste

List ned aktiviteter, du vil udføre inden for en fastsat tidsramme. For dit førstegangskort er det bedst at holde sig til en kortere tidsramme, helst en uge. Det er fordi en kortere tidsramme hjælper dig med at sætte realistiske mål og føle dig mindre overvældet.

Når du oplister dine aktiviteter for ugen, skal du oprette kategorier for de forskellige områder af dit liv (arbejde, hobbyer, sundhed, venner og familie). Du kan nemt administrere dine opgaver, når du har adskilt dem i relevante kategorier. Men overdriv det ikke. Det er bedst at holde dine kategorier mellem 3-5 for at undgå rod.

Trin 3: Farvekode forskellige aktiviteter

At lave tidskort behøver ikke at være kedeligt. Du kan (bør) tilføje farve til de forskellige tidskortkategorier. Det gør din tidskortlægning sjov, og de forskellige farver hjælper med at visualisere dit tidskort. Men tilføj ikke farver tilfældigt. Forskellige farver repræsenterer forskellige følelser, så farvekode i overensstemmelse hermed.

Grøn repræsenterer natur og overflod, og derfor har vi tildelt en grøn farve til min sundhedskategori i Clockify.

Trin 4: Prioriter opgaver

Mens du oplister de aktiviteter, du vil gennemføre på en uge, vil du indse, at der ikke er nok timer til at fuldføre alle opgaverne. Det er her, du skal begynde at prioritere. De fleste har dog svært ved at prioritere. Hvis det er dig, brug Eisenhower-matricen til at prioritere dine opgaver.

Eisenhower-matricen hjælper med at kategorisere opgaver i fire kvadranter på grundlag af deres vigtighed og hastende karakter. De vigtigste og mest presserende opgaver får højeste prioritet, mens de mindst vigtige og mindre presserende opgaver er planlagt til senere, uddelegeret eller fjernet fra huskelisten.

Trin 5: Planlæg tidsblokke

Når du har prioriteret opgaverne, er tidsblokering det næste skridt. Sådan opretter du tidsblokke i din kalender:

1. Opret tidsblokke for topprioriterede opgaver.
2. Derefter skal du oprette tidsblokke til møder.
3. Hvis du har nok tid tilbage, kan du oprette tidsblokke til andre vigtige opgaver eller projekter.

Selvom processen virker simpel, vil du i første omgang begå fejl. Men bare rolig, du bliver bedre til det med tiden. Men for at lette dig ind i processen og minimere risikoen for fejl, er her et par tips, du skal huske på:

• Hold dine tidsblokke fleksible nok til at give plads til uventede opkald og uundgåelige distraktioner.
• Indstil et fast tidspunkt for rutineopgaver (morgenmad, morgenjog, aftensmad).
• Planlæg møder (hvis muligt) i en enkelt tidsblok, fordi møder spredt ud over dagen kan hæmme produktiviteten.
• Glem ikke at oprette tidsblokke til hvile.
• Efterlad tomme tidsblokke for pludselige, uventede hændelser.

Trin 6: Gennemgå og revider

Nu hvor du har oprettet dit tidskort, er det tid til at gennemgå det. Se, om dit ugentlige tidskort perfekt repræsenterer, hvordan du vil bruge din uge. Hvis ikke, rediger det. For eksempel, hvis du har stablet en masse intensivt arbejde mandag og tirsdag - mens du har fået meget tid til overs om onsdagen – du kan tilføje noget af arbejdet om onsdagen for at balancere dine dage.

Dit tidskort er ikke en retskendelse, så du er velkommen til at ændre det og foretage justeringer, du finder passende. Men gør det, før du begynder at følge det, fordi at ændre dit tidskort midtvejs kan kaste hele din uges tidsplan af.

Mens du følger dit tidskort, kan du se, hvor godt det fungerer. Spørg dig selv: Var du i stand til at følge det igennem? Øgede det din produktivitet? Er der nogle områder, der skal forbedres yderligere? Foretag de nødvendige justeringer af dine fremtidige tidskort baseret på dine svar.

Tidskortlægningssoftware er ikke en nødvendighed, men de gør processen mere effektiv. Alt du behøver er en pen og et papir for at oprette et tidskort ved at liste og prioritere ugentlige aktiviteter og oprette tidsblokke for ugen.

Men der er et problem med dette. Du kan ikke foretage ændringer. Tidskortlægningssoftware gør tidskortlægning nemmere og mere effektivt. Derudover er dit tidskort altid tilgængeligt på din telefon.

Clockify er en af ​​de bedste tidsstyringssoftware. Det tilbyder en pæn, nem at navigere i interface og mange funktioner, der hjælper med at skabe omfattende tidskort.

Du kan nemt oprette tidsblokke i appens kalendervisning. Klik på en hvilken som helst tidsramme (der ikke allerede er tidsblokeret), og en Tilføj tidsindtastning pop-up vises. Udfyld nu detaljerne og klik på TILFØJE knap. Gentag processen i så mange tidsblokke som du vil.

Du kan brug TimeCamp til at spare tid, øge produktiviteten, og lav tidskort. Når du har tilføjet tidsblokke for ugen (eller måneden), skal du integrere Google Kalender i din TimeCamp.

Tidsblokke fra din Google Kalender vises automatisk på din TimeCamp timeseddel på det tildelte tidspunkt. Hvad mere er, tilbyder TimeCamp automatisk tidsregistrering - en livredder for folk, der ofte glemmer at tilføje tidsregistreringer.

Planyway lader dig integrere Trello, Jira, Google Kalender og Microsoft Teams. Hvis du administrerer projekter i Trello og planlægger møder i Google Kalender, kan det være svært at vide, hvad du skal gøre og hvornår.

Planyway bringer det hele på ét sted, hvilket gør det nemmere at oprette et tidskort. Du kan trække tidsblokke hen over Planyway-kalenderen, hvilket gør det nemmere at foretage justeringer i sidste øjeblik.

Fra at skrive artikler og lave budgetter til at lave en overvågningsliste over mine yndlingsfilm, du kan gøre meget med Google Docs Editors-pakken. At oprette et tidskort er ikke anderledes.

Google Sheets tilbyder alt, hvad du behøver for at skabe det perfekte tidskort. Det, der adskiller Google Sheets fra anden tidskortlægningssoftware, er den frihed, det giver dig. Du kan oprette dit tidskort, som du vil uden at begrænse dig til applikationsgrænsefladen.

Men hvis du ikke vil have besværet med at lave et tidskort fra bunden, er her et Google Sheets tidskortskabelon som du kan bruge og tilpasse.

Udsættelse er fjenden

Tidskortlægning hjælper dig med bedre at styre din tid. Det giver dig retning og et spor at følge. Men du skal forpligte dig til det, for at det kan vise sine vidundere. Og den største hindring, du vil møde på vejen, er udsættelse.

Mange mennesker kæmper med udsættelse og bruger forskellige metoder til at håndtere det. Mens alle disse metoder har deres pluspoint, er fem-minutters reglen en af ​​de mest effektive.