Du behøver ikke længere at sende et Word-dokument frem og tilbage mellem kolleger for at få tingene gjort. Det kunne du, men med webbaserede tekstbehandlingsprogrammer som Google Docs er det en leg at samarbejde og kommunikere.
I softwaren finder du forskellige værktøjer og funktioner, der hjælper dig med at holde dig opdateret og ude af vejen for hinanden. I denne artikel finder du en komplet guide til brugen af disse værktøjer i Google Docs.
For at strømline dit teams feedback og samarbejde kan du her se, hvordan du omtaler andre og effektivt bruger kommentarer i Google Docs.
Omtale andre i dine Google Docs
For at nævne en kontakt et hvilket som helst sted i et Google-dokument skal du skrive @ og fortsætte med vedkommendes e-mailadresse. Hvis du har gemt dem som en kontakt på din Google-konto, vises deres navn på en liste, mens du gør det. Der kan du klikke på deres navn for at afslutte tilføjelsen.
At nævne dem i dokumentet vil ikke sende dem en notifikation, men det vil oprette et tag, som du kan holde musemarkøren over for at se et kontaktkort med genveje til at sende dem en e-mail, oprette eller planlægge et Meet eller se dine seneste Google-interaktioner.
Hvis du endnu ikke har givet din kollega adgang, er der et par måder at dele dine Google Docs på, den hurtigste er Del knappen i øverste højre hjørne. Når du klikker på den, bliver du bedt om deres e-mailadresse og en valgfri besked. Så, hit Sende.
Kommentarer vil pinge dine kolleger og rette deres opmærksomhed mod dit delte dokument. Sådan bruger du kommentarer:
- Fremhæv teksten eller mediet, hvor du vil skrive en kommentar.
- En værktøjslinje vises i højre side af dit dokument. Der skal du vælge det blå taleikon med et plussymbol. Alternativt kan du finde dette symbol i gråt i den øverste værktøjslinje eller ved at højreklikke for at få en liste over yderligere muligheder.
- Et kommentarpanel vises. Skriv dine tanker i feltet ved at bruge @ og en e-mailadresse til at tilføje dine kolleger.
- Når du er klar til at dele, skal du klikke Kommentar,og din note vises i dokumentet. Enhver tagget indenfor vil modtage en notifikation. Alle med adgang til dokumentet kan se og tilføje deres tanker.
For at forhindre kommentarer i at rode i dit dokument, kan du løse dem, når du har læst dem eller udført eventuelle tilknyttede opgaver. For at gøre det skal du klikke på fluebenet i trådens overskrift. Denne handling vil skjule noten, men du kan få adgang til og gendanne løste kommentarer i Google Docs ved at få adgang til din historie. Du kan finde det ved at vælge taleikonet i øverste højre hjørne af din skærm.
Sådan bruges Foreslå redigeringer i Google Docs
Nogle gange er det en fordel at komme med forslag i stedet for ændringer, når du arbejder sammen. I stedet for at pinge din kollega med en play-by-play eller gennemsøge dit dokuments versionshistorik, kan du foreslå ændringer vha. Foreslår tilstand i Google Docs. For at gøre det:
- Fremhæv den tekst eller det medie, du henviser til.
- En værktøjslinje vises i højre side af dit dokument. Der skal du vælge det grønne taleikon med en blyant. Alternativt kan du skifte mellem tilstande ved at klikke på blyantikonet på værktøjslinjen eller højreklikke for at få en liste over yderligere muligheder.
- Når du er i forslagstilstand, vises alle ændringer, du foretager, som et forslag, og den tekst, du erstatter, vises stadig med en grøn gennemstregning. Kommentarfelter vises i højre side, hvilket afspejler eventuelle foreslåede ændringer.
- Når du er klar, tag den kollega, du gerne vil foreslå ændringer til, i en eller flere kommentartråde og tryk på Afspil igen for at sende en notifikation.
Når du er klar til at gå tilbage til redigeringstilstand, skal du højreklikke og vælge indstillingen på listen, eller klikke på ikonet Foreslået tilstand i højre side af din værktøjslinje.
Hvis du gennemgår en andens forslag, kan du klikke på kommentarfelterne for at gennemgå dem. Mens du gør, skal du klikke på fluebenet øverst i tråden for at acceptere og på x'et for at afvise. Hvis du accepterer ændringerne, placeres din kollegas redigeringer i dokumentet. Du kan også efterlade dem kommentarer i tråden for at kommunikere frem og tilbage om specifikke emner.
Notifikationsindstillinger for Google Docs
En hurtig måde at finde dine meddelelsesindstillinger for dokumenter på er ved at bruge taleikonet i øverste højre hjørne af skærmen. Når du åbner panelet, skal du klikke på klokkeikonet for at åbne indstillingsmenuen. Her kan du justere de typer notifikationer, du modtager for begge Kommentarer og Redigeringer.
For kommentarer kan du tilmelde dig dem alle, kun dem, andre omtaler dig i, eller ingen af dem. Hvis du ikke vælger nogen, får du stadig en visuel indikator, men du vil ikke modtage en notifikation eller e-mail. Med dette skal du være ekstra opmærksom for at sikre, at du ikke går glip af en opdatering fra en kollega.
Med redigeringer kan du vælge at modtage meddelelser, hver gang nogen foretager ændringer i dokumentet eller ingen som helst. Men du kan stadig se, hvem der har ændret hvad i dit dokuments versionshistorik.
Sådan bruger du versionshistorik i Google Docs – og hvorfor det er praktisk
Da du samarbejder med andre, er det godt, du har en sikkerhedskopi af dokumentet, hvis nogen ved et uheld sletter eller overskriver vigtige oplysninger. Øverst på din skærm er der et hyperlink, der angiver, hvornår den seneste redigering fandt sted. Klik på dette, og du vil se sikkerhedskopier fra tidligere arbejdssessioner og de ændringer, der fandt sted.
Brug af versionshistorik er praktisk, fordi du kan se, hvad andre har ændret, hvis det er uklart. Derudover kan du vende tilbage til en tidligere version, hvis du er utilfreds med det aktuelle dokument, eller hvis noget gik galt.
Sådan fortæller du, om en anden arbejder i et Google-dokument
Heldigvis har Google dig dækket, når det kommer til at vide, om din kollega er i gang med at redigere et dokument eller ej. Hvis de er i arbejdsområdet med dig, vises deres profilbillede øverst på din skærm med en farvekant. Hvis de er der, men inaktive, vil det se falmet ud.
Du kan også se præcis, hvor de er ved at se på deres markør i den tilsvarende farve. På den måde kan du undgå overlapning eller komme tilbage senere, hvis du foretrækker at arbejde alene.
Få et samarbejde med Google Docs
Takket være Google Docs er det nemt at samarbejde med dine kolleger. Du kan enten bidrage til dokumenter eller foreslå redigeringer. Derudover er der masser af funktioner, såsom brugerdefinerede meddelelsesindstillinger, versionshistorik og opdateringer i realtid, for at holde din arbejdsgang jævn og stabil.
