Hvis du kæmper med deadlines, har tendens til at udsætte meget eller let bliver distraheret af en tilfældig notifikation; du kan være et offer for Parkinsons lov. Parkinsons lov forklarer, at jo mere tid vi får til en bestemt opgave, jo mere tid vil det tage at fuldføre den.
Dette er grunden til, at udsættelse er så udbredt. Men hvordan overvinder man det? Før vi kan tale om at overvinde Parkinsons lov, er det vigtigt at forstå dens natur og hvorfor den er udbredt.
Hvad er Parkinsons lov?
Parkinsons lov er et ordsprog, berømt opfundet af Cyril Northcote Parkinson, en britisk flådehistoriker. Der står:
Det er en almindelig iagttagelse, at arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er til rådighed for dets færdiggørelse.
For at forstå konceptet skal du overveje en person, der har til opgave at skrive et essay inden for en deadline på 48 timer. Personen vil på den første dag indsamle relevante data til forskning og danne en oversigt. På den næste vil de gå i gang med at skrive det første udkast til essayet.
Når deadline nærmer sig, med et par timer tilbage, vil de redigere, korrekturlæse og til sidst indsende udkastet. Hvad hvis personen fik en 24-timers frist? Det er fuldt ud muligt, at personen nemt ville have skrevet det tildelte essay inden for 24 timer uden at ofre kvaliteten.
Tænk nu på, hvor ofte du er stødt på lignende omstændigheder. Du kan sikkert komme i tanke om flere tilfælde, hvor du har fået en opgave med længere deadline. Men i stedet for at fuldføre opgaven inden for den tid, det krævede for at fuldføre opgaven, brugte du al den tilgængelige tid (i henhold til deadline) til at fuldføre opgaven.
Brug af Parkinsons lov til at maksimere din produktivitet
Mens Parkinsons lov er udbredt og tilsyneladende uundgåelig, kan du bruge den til din fordel ved at kontrollere, hvordan du bruger din tid. Her er et par strategier, du kan bruge til at overvinde Parkinsons lov og blive mere produktiv:
1. Sæt SMART mål
Folk har en tendens til at slappe mere af og udskyde mere, når de ikke føler, at deres arbejde er vigtigt. En anden væsentlig årsag til udsættelse er usikkerhed om de næste skridt. Hvis du ikke ved, hvad du vil gøre, når du er færdig med et projekt, vil du sandsynligvis forsinke dets afslutning.
Derfor er det vigtigt at sæt SMARTE mål at overvinde Parkinsons lov. At have et specifikt og tidsbegrænset mål i tankerne gør dig mere ivrig efter at arbejde på det og bruge din tid og andre ressourcer mere bevidst.
2. Planlæg effektivt
Vi kender alle vigtigheden af at planlægge. Det hjælper os med at forblive bevidste om, hvordan vi bruger vores tid, og minimerer den negative virkning af Parkinsons lov. Til effektiv planlægning og planlægning kan du bruge kalenderapps til at planlægge opgaver.
Du bør dog altid inkludere et skæringstidspunkt i din tidsplan. Et bestemt skæringstidspunkt (for dagen) giver dig en følelse af, at det haster, og du er tvunget til at udføre dine opgaver for dagen inden for den tidsramme.
Når du ikke har en fastsat frist, føler du, at du har mere tid og sandsynligvis vil blive distraheret eller arbejde langsomt. Du fortæller dig selv, at du vil råde bod på det ved at tilføje flere timer om natten og dermed "udvide arbejdet".
Parkinsons lov rammer hårdest, når man har fået et kæmpe projekt med en lang deadline. En længere deadline betyder, at du har mere tid til at slappe af og blive distraheret. For at undgå det skal du opdele projektet i mindre opgaver. Sæt nu mellemliggende deadlines for hver af de mindre opgaver og planlæg dem derefter.
At opdele et stort projekt i mindre opgaver gør det mindre skræmmende og mere gennemførligt; så du er mindre tilbøjelig til at udsætte. Desuden giver du dig selv ikke en masse tid ved at give dig selv kortere og mere umiddelbare deadlines. Da der ikke er meget tid til overs, føler du en følelse af at det haster, der motiverer dig til at få opgaverne løst.
4. Spor tid
Det er sandsynligt, at dine estimater vil være unøjagtige i starten. Du kan give dig selv 3 timer til et projekt. Men mens du arbejder på det, opdager du, at du skal bruge yderligere 2 timer for at fuldføre det. Hvis det sker, skal du blot justere din tidsplan og give dig selv ekstra tid. At sætte præcise deadlines for dine projekter hjælper dig med at planlægge dem effektivt. Til det kan du begynde at spore den tid, det tager at fuldføre hvert projekt.
Der er flere gode tidsregistreringsapps derude, som du kan bruge til at spore, hvor meget tid et bestemt projekt tager. Når du bruger en tidsregistreringsapp, kan du få adgang til tidsloggen og se, hvor lang tid det tog dig at gennemføre forskellige projekter. Dette hjælper med at lave bedre estimater og sætte mere realistiske deadlines for dine projekter og forhindrer dig i at spilde tid.
5. Brug Timeboxing
Når vi skal have lavet noget, tænker vi ikke på, hvor lang tid det vil tage at gennemføre projektet. I stedet tænker vi på, hvor meget tid vi får til projektet. Det er her, Parkinsons lov kommer ind i billedet. Hvis den givne tid for den tildelte opgave er mere end den nødvendige tid, har vi en tendens til at forsinke opgaven til sidste øjeblik.
For at forhindre det i at ske, brug timeboxing. Timeboxing involverer at tænke på, hvor meget tid et bestemt projekt vil tage at fuldføre en opgave, at sætte en selvpålagt deadline (en timebox) i henhold til den nødvendige tid til opgaven og holde sig til det.
Lad os sige, at du har tre dage til at få et projekt færdigt. Ved evaluering finder du ud af, at det kan klares inden for tre timer. Sæt en 3-timers deadline for projektet og stræb efter at gennemføre det inden for tidsrammen. Med timeboxing bliver du mere bevidst om, hvordan og hvor du bruger din tid. Når der er en forestående deadline i dit sind, er du mindre tilbøjelig til at udsætte.
6. Brug Pomodoro-teknikken
Ligesom timeboxing, kan du bruge Pomodoro-metoden til at blive mere produktiv og slog Parkinsons lov. Pomodoro-metoden involverer korte, men intensive arbejdssessioner med korte pauser imellem.
Når du bruger Pomodoro-metoden, tænker du ikke på selve deadline for opgaven, men de 25 minutter, du har sat til dig selv. Dette fjerner muligheden for, at Parkinsons lov griber ind. Sådan kan du bruge Pomodoro-teknikken:
- Skriv en huskeliste ned i prioriteret rækkefølge.
- Indstil en timer til 25 minutter.
- Begynd at arbejde på opgaven med højeste prioritet, indtil timeren går i gang.
- Hold en pause i 5 minutter.
- Gentag fire sessioner på 25 minutter.
- Hold en pause i 30 minutter.
Mens du kan bruge en timer på din telefon eller bærbare computer, er der dedikerede apps til Pomodoro-teknikken som gør det meget nemmere og mere effektivt.
Få mere gjort på kortere tid
Du behøver ikke starte med alle disse strategier fra dag ét; du kan vælge en eller to og gøre dem så effektivt som muligt. Tricket er at blive bevidst om, hvordan du bruger din tid og at forhindre, at Parkinsons lov "udvider dit arbejde".
Når du har fået styr på det, kan du inkorporere flere af disse strategier i din rutine. Men stop ikke bare der! Du kan lære om flere måder at øge din produktivitet og få mere gjort på kortere tid.
