En kritisk, men ofte overset udfordring, som fjernarbejdere står over for, er at arbejde effektivt i forskellige tidszoner. Virtuelle virksomheder ansætter ofte over hele verden. Selvom samarbejde med globale fagfolk fremmer karrierevækst, kræver det også, at du følger hektiske tidsplaner. Du kan sandsynligvis ikke arbejde det typiske 9-til-5 skift.
Det er svært at koordinere med personer i forskellige tidszoner. For at hjælpe dig med at styre din arbejdsdag deler vi otte tips til problemfrit samarbejde med oversøiske partnere.
1. Informer tredjeparter om din placering lige fra starten
Oplys straks din tidszone. Nævn din tidsplan og foretrukne kommunikationskanaler, mens du præsenterer dig selv, så dine kolleger ved, hvordan de kan nå dig. Brug også denne chance til at sætte grænser. Forklar de sjældne tilfælde, hvor det ville være acceptabelt at sende en besked, selv efter dit skift er afsluttet.
For at kommunikere din tidsplan mere effektivt skal du angive den på dine onlineprofiler. Ikke alle vil trods alt huske det. Inkludering af din kontortid i din e-mailsignatur, arbejdschatprofil, LinkedIn-konto og Google-profil forhindrer misforståelser.
Bare sørg for at opdatere dem, når det er nødvendigt. Uanset om du arbejder på forskellige skift eller går tidligt ud, er det dit ansvar at dele ændringer med din tidsplan.
2. Download en nøjagtig tidszonekonverter
Det er vanskeligt at lave aftaler med eksterne teams. Ikke alene følger de ukoordinerede arbejdsplaner, men nogle glemmer at beregne tidszoneforskelle. Mødeværter kan ikke bare levere den samme tidsplan i 24 tidszoner.
For at sikre, at alle følger den samme tidsplan, bør dit team bruge tidszonekonvertere. Der er flere muligheder. Du kan endda integrere dem med team-dækkende arbejdsværktøjer som projektstyringssystemer og kalenderapps.
3. Brug militærtider og angiv tidszoner, når du planlægger planer
Gør det til en vane at bruge militærtid og angive tidszoner, når du planlægger møder. Efterlad ikke plads til gætværk. Du kan endda inkludere en påmindelse, der fortæller modtagerne om at konvertere den angivne tid til deres lokale tidszoner. På den måde er der ingen, der overser tidszoneforkortelserne.
For at undgå forvirring skal du følge den mest brugte tidszone på tværs af dit team. Lad os sige, at du er fra New York. Selvom det ville være praktisk at bruge din lokale tidszone, kan dine holdkammerater fra en anden stat eller et andet land finde hyppige konverteringer et besvær.
Hvad angår freelancere, følg tidszoner, der gavner dine kunder. Hvis du foretager justeringer i din ende, vil du se professionel og elskværdig ud, hvilket efterlader dine partnere med et positivt indtryk af dig.
Når du bestiller aftaler med fjernmedarbejdere, vil du bemærke, at meget tid er spildt på at vente på bekræftelse. Tidszoneforskelle gør det udfordrende at få svar i realtid. Hvis de andre parter bor på den modsatte side af verden, vil du sandsynligvis ikke høre fra dem før næste hverdag. Selv et par frem-og-tilbage-e-mails kan tage en uge.
For at strømline processen skal du bruge en pålideligt aftaleplanlægningsværktøj. Udbredte muligheder som Google Kalender og Calendly viser automatisk tilgængelige datoer for alle involverede parter. Brugere vælger blot deres foretrukne slots. Når alle har valgt en dato, vil appen opgøre resultaterne, så værten kan beslutte, om han vil fortsætte med mødet.
5. Outsource eller automatiser visse forretningsprocesser
Hvis du ofte ændrer tidsplaner for tidsfølsomme, men gentagne opgaver, kan du overveje at overføre dem til AI i stedet. Frigør din tid til mere komplekse projekter. Automatiserede systemer kan håndtere kedelige sager som aftaleplanlægning, tidsregistrering, e-mailsortering og projektsporing.
Ansæt freelancere til opgaver, som AI ikke kan automatisere. Se efter dygtige, betroede fagfolk, der kan tage din plads i dine frikvarterer. Men når dit teams arbejdsbyrde stiger, så spørg din HR-afdeling eller supervisor om at få en fast medarbejder.
6. Brug en organiseret projektledelsesplatform til dit team
Selvom det er afgørende, hindrer godkendelsesprocesser færdiggørelsen af opgaven. Selv gennemgang af salgstaler eller forretningsforslag kan spilde flere dage, hvis parterne tager timer på at svare.
For at fremskynde processen, forenkle opgavesporing. Brug projektstyringssoftwareprogrammer som en central placering for team-dækkende projekter, hvor brugere kan tildele, afkrydse, annullere og godkende opgaver i deres eget tempo. Her kan fjernmedarbejdere udføre opgaver uden at kommunikere væk fra platformen.
Gennemgå funktionerne i dit potentielle projektstyringsværktøj. Hvis du arbejder i forskellige tidszoner, foreslår vi, at du vælger et program, der allerede kommer med tidszonekonvertere, instant messaging-teknologi og aftaleplanlægning.
7. Gør dig bekendt med helligdage i forskellige lande
Da du arbejder med fjerntliggende teams verden over, bør du gøre dig bekendt med de ferier, der holdes i andre lande. Religioner og kulturer har forskellige overbevisninger. Det er respektløst at nedtone et andet lands store højtid, bare fordi man ikke følger den.
Lad os sige, at du arbejder med indianere. Selvom Thanksgiving er en mindre højtid for de fleste indere, lægger de stor vægt på Diwali, en lysfest, der fejres omkring oktober eller november. Det ville være uhensigtsmæssigt at tildele kritiske opgaver i denne periode.
Hold også styr på lande, der overholder sommertid (DST). Folk, der bruger sommertid, skruer deres ur en time frem om sommeren for at spare strøm. Det er ikke en ferie. Det kan dog skabe forvirring, når du laver aftaler.
8. Prøv forskellige arbejdsplaner
Selvom fjernarbejde giver tidsfleksibilitet, kommer det også med uregelmæssige tidsplaner, der kræver rutinemæssige justeringer. Eksterne teams skal finde tidsrum, der fungerer for alle. Du vil sandsynligvis arbejde skift, som du ikke gjorde som kontoransat, så forbered et par stykker tricks til at holde sig vågen på arbejdet.
Hold et åbent sind over for forskellige tidsplaner. Hvis du har arbejdet det samme skift gennem hele din karriere, så benyt denne chance for at revidere din rutine. For eksempel kan du gøre dine gøremål og træning tidligere på dagen. Hvem ved? Du opdager måske, at du er mere effektiv og produktiv, når du arbejder uden for normal kontortid.
Arbejd effektivt i forskellige tidszoner
Effektivt arbejde med oversøiske partnere kræver omhyggelig planlægning. Personen i den anden ende af skærmen bor ikke i samme tidszone som dig, så du bør ikke fremtvinge hurtige vendinger og presserende anmodninger. På samme måde skal du styre din arbejdsbyrde i overensstemmelse hermed. Aflast tidskrævende, kritiske opgaver som at afsætte møder, sortere e-mails og lave meddelelser til AI-systemer.
Hvis dine daglige opgaver involverer administration af et fjernhold, kan du overveje at oprette en tidsplan for hele teamet, som du skal følge. Ja, folk har forskellige skiftpræferencer. Så meget som du ønsker at imødekomme dem, får dine medarbejdere måske ikke meget gjort, hvis de sjældent arbejder den samme tidsplan.