Medarbejdere er blevet så vant til at skifte mellem arbejdsapps, at de har udviklet langsigtet muskelhukommelse til det. Selvom det er praktisk, hjælper disse værktøjer dig kun i et vist omfang.
Det tager kun sekunder at skifte fane, men det tilføjer op til flere timer om ugen, hvis du kører flere programmer samtidigt. Og de fleste arbejdere er ikke engang klar over, at de spilder tid. For at hjælpe med at strømline din arbejdsgang forklarer vi farerne ved at bruge for mange kontorsoftwareprogrammer.
Hvad forårsager behovet for at skifte mellem applikationer, mens du arbejder?
Teknologi strømliner forretningsprocesser ved automatisering af forskellige arbejdsopgaver. Projektstyringsværktøjer organiserer teamansvar, tidsregistrering overvåger medarbejderaktivitet, og planlægningsværktøjer sætter aftaler.
Med det sagt kan softwareprogrammer stadig ikke helt erstatte menneskelig indsats. Over investering i automatisering, som mange arbejdsgivere gør, tvinger brugerne til at jonglere med flere apps. En longitudinel undersøgelse af
Okta, Inc. viser endda, at 10 % af amerikanske virksomheder implementerer mere end 199 softwareprogrammer til arbejdet. De fleste mennesker kan ikke hurtigt behandle så mange platforme.6 Negative effekter af at skifte mellem for mange arbejdsapplikationer
Nogle vil hævde, at skifte mellem faner er en lille pris at betale for automatisering og bekvemmelighed. Digitale indfødte bør trods alt tilpasse sig forandringer. Selvom virksomheder kun kan konsolidere specifikke funktioner, giver det flere ulemper for arbejderne at påtage sig for mange arbejdsapplikationer.
1. Skift mellem platforme spilder tid
Virksomheder investerer i arbejdsredskaber for at spare tid. De håber, at medarbejdere som dig vil udrette mere efter at have aflastet nogle af deres daglige opgaver. Ja, kontorsoftwareprogrammer fremskynder arbejdsgange. Du kan inkorporere dem i din rutine og minimere din arbejdsbyrde, men overdreven afhængighed vil give det modsatte resultat.
At skifte mellem flere applikationer ofte spilder for meget tid. I stedet for at få alle trending platforme, identificer hvilke arbejdsapps, der adresserer de værste tidsspildere på din arbejdsplads. Rådgive dine vejledere om at begrænse sig til væsentlige værktøjer. Overkøb af softwareprogrammer spilder kun virksomhedens ressourcer og lægger unødigt stress på arbejderne.
2. Lagring af oplysninger på flere platforme kompromitterer sikkerheden
Aktivovervågning spiller en afgørende rolle i cybersikkerhed. Den bedste måde at forhindre eksterne og interne angreb på er at holde styr på brugere, der tilgår, ser og redigerer filer. Ingen kan fortælle, hvornår et databrud vil ske. IT-chefer skal have realtidsadgang til enhver virksomhedsdata 24/7.
Men brug af flere softwareprogrammer gør overvågning udfordrende. Sporing af forskellige platforme koster enorme ressourcer, så de fleste virksomheder vil hellere ignorere lavprioriterede apps helt.
Bemærk venligst, at denne tilgang kompromitterer en virksomheds overordnede sikkerhedssystem. Cyberkriminelle har i dag færdighederne og de teknologiske ressourcer til at misbruge selv gamle, forældede personligt identificerbare oplysninger (PII). Migrér ikke virksomhedsfiler til nogen app, som du ikke rutinemæssigt kan overvåge.
3. Skift mellem apps forstyrrer ens tankegang
Behandling af nye oplysninger forhindrer dig i at opnå en tilstand af flow. Hvis du hopper mellem forskellige platforme flere gange om dagen, vil du kæmpe med krævende opgaver, der kræver mere end blot et par minutters fokus.
At skifte fane kræver minimal indsats, men at hoppe til forskellige opgaver forårsager betydelig kognitiv stress. Medarbejdere er ikke maskiner, der automatisk behandler nye oplysninger. En rapport af Psychreg.org viser, at korttidshukommelseskanaler kun kan gemme omkring syv genstande i 10 til 60 sekunder.
Den bedste tilgang er at begrænse de systemer, du bruger pr. opgave. Lad os sige, at du skriver en blog. I stedet for at springe mellem platforme og faner for at indsamle information, mens du skriver, skal du undersøge og samle de mest kritiske punkter på forhånd.
4. At køre for mange baggrundsapps skader enhedens funktionalitet
At køre for mange baggrundsprocesser gør din enhed langsommere. Lette apps som instant messaging platforme og projektstyringsværktøjer bruger ikke meget RAM. Men at køre tunge systemer som billedredigeringsværktøjer, webstedsbyggere og videokonferenceapps samtidigt kan forårsage en vis forsinkelse.
Du bør kende din enheds begrænsninger. Bloker opgaver, der kræver RAM-tunge apps, så du kan fjerne nogle baggrundsprocesser i den periode. Ikke kun vil du beskytte din gadget, men du vil også arbejde hurtigere. Eksterne forstyrrelser som langsomt indlæste sider og frosne skærme gør det udfordrende at fokusere, især hvis du bliver ved med at genstarte nedbrudte apps.
5. Introduktion af flere platforme til nye lejere tager tid
At lære nyansatte at lære flere værktøjer samtidigt forlænger onboardingsprocessen. At indføre nye systemer tager tid. Du skal bruge flere ugers gentagelse for effektivt at inkorporere forskellige værktøjer i din arbejdsgang.
Onboarding bør fokusere på akklimatisering. Det bedste måder at byde rekrutter velkommen omfatte holdintroduktioner, dybdegående træning og ressourceforklaring. Men hvis din træner bruger det meste af deres tid på at lære dig om kontorværktøjer, kan de ved et uheld overse disse aktiviteter.
6. Arbejdere finder det måske overvældende at huske for mange platforme
At skifte mellem faner er én ting, men at mestre de forskellige platforme, du bruger dagligt, er en anden. Ikke alle værktøjer er bygget ens. Mens du hurtigt kan lære beskedplatforme og note-apps, kræver det meget træning at bruge projektstyringsplatforme, webstedsbyggere og videoredigerere, blandt andre komplekse ressourcer.
At studere for mange platforme er kognitivt drænende. Hvis du bruger timer på at mestre kontorværktøjer, vil du ikke have nogen energi og mental styrke tilbage til dit egentlige job, hvilket hæmmer ydeevnen.
Hvad kan du gøre for at minimere behovet for at skifte mellem applikationer?
Du har mere kontrol over din arbejdsgang, hvis du er selvstændig. Vurder værktøjer, du bruger til at automatisere freelance-opgaver og se, hvilke der integreres godt med hinanden. De fleste administrationsværktøjer rummer tredjepartsapps inden for det samme økosystem.
Alternativt har du brug for din vejleders støtte, hvis du arbejder for en privat virksomhed. Bed om at gennemgå teamaktivitetsrapporter for flaskehalse i arbejdsgangene. Fjern redundante værktøjer, tjek hvilke systemer der kan fungere på én licenseret platform, og prøv effektive filmigreringsstrategier. Når du har et solidt argument, send det til den relevante afdeling.
Eliminer små dårlige vaner, der hæmmer arbejdsgangens effektivitet
Selvom softwareprogrammer kan automatisere specifikke opgaver, hæmmer det pludselig at indføre flere muligheder arbejdsgangens produktivitet. Overvæld ikke dig selv med værktøjer. Udover at skifte mellem forskellige applikationer, vil du også spilde tid på tankeløse opgaver som at indlæse nye sider, starte programmer og migrere filer.
For at øge din produktivitet yderligere skal du fortsætte med at vurdere, hvilke små dårlige vaner der forårsager flaskehalse i arbejdsgangen. Vi foreslår, at du sporer dine arbejdsaktiviteter. Kvantificering af dine opgaver vil hjælpe dig med at finde subtile, men farlige produktivitetsdræbere, såsom udsættelse, sociale medier og perfektionisme.
