Har du nogensinde modtaget en dårligt skrevet e-mail i din indbakke? Du har måske undret dig over, hvad den e-mail handlede om, og hvordan du skulle reagere. For at undgå selv at sende en elendig e-mail, skal du gennemgå denne liste over almindelige fejl i arbejds-e-mails.
1. Manglende emnelinje
En af de almindelige fejl ved at skrive arbejdsmails er ikke at inkludere en emnelinje. En liste over emnelinjer er det første folk ser, når de åbner deres e-mail-konti. Hvis nogen modtager et væld af e-mails, vil en e-mail uden en beskrivende og passende emnelinje sandsynligvis blive ignoreret.
HubSpot Blog Research viser, at effektive emnelinjer skal vække nysgerrighed og være personlige. Fortæl din modtager, hvorfor din e-mail er vigtig, gennem din emnelinje. Emnelinjen "Nyhedsbrev 1" er vag og fanger ikke nogens interesse. Men "Nyhedsbrev 1: Denne måneds bedste performere" vil sandsynligvis få flere visninger.
2. Brug af den forkerte tone
Tonen i en e-mail kan afspejle, hvordan du ønsker at blive opfattet. Dit valg af ord afspejler enten en positiv eller negativ tone. At kommentere, at nogens idé er "mærkelig" har for eksempel en anden konnotation end at sige, at ideen er "unik". Lær at skelne mellem betydningsnuancer og vælg de rigtige ord.
Arbejdsmails skal lyde professionelle. Graden af formalitet afhænger af din arbejdskultur og professionelle forhold til modtageren. Hvis arbejdskulturen er venlig, eller du har været kollega med nogen i lang tid, kan du starte din arbejdsmail med "Hej John." Men hvis du henvender dig til nogen, du ikke kender i et andet firma, er det mere sikkert at henvende sig til dem ved hjælp af formatet "Kære hr. Smith."
Når du tvivler på dit valg af ord, kan du konsultere en online synonymordbog eller ordbog. Online skriveassistenten Grammarly inkluderer også en skrivetonedetektor i sine funktioner. Du kan ændre tonen i indstillingerne til at lyde selvsikker og professionel.
3. Manglende detaljer og vedhæftede filer
Det er irriterende at modtage en arbejdsmail med ufuldstændige detaljer. At e-maile frem og tilbage for at få information er et enormt tidsspilder. For at undgå dette skal du skitsere alt det grundlæggende: hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan. Du kan følge følgende format:
- Første afsnit: Hilsen og hovedpointen i e-mailen.
- Andet afsnit: Alle de relevante detaljer, som modtageren skal vide om emnet.
- Tredje afsnit: Opfordring til handling (f.eks. skal de svare, oprette et link osv.).
- Fjerde afsnit: Tak.
Husk at vedhæfte eventuelle andre filer, som din modtager har brug for. En almindelig fejl er at sige, at du vedhæftede en fil uden at gøre det! Du kan undgå dette ved at læse din e-mail, inden du sender den.
4. Forsømmer at redigere og korrekturlæse
En e-mail fyldt med grammatiske fejl og sætningsfejl lyder uprofessionel. Din modtager tror måske, at du ikke har tænkt nøje over din kommunikation. Fejl sker normalt, når du har travlt eller tænker hurtigere, end du skriver. Men der er måder, du kan undgå eller mindske dette på.
Du kan starte med en oversigt, før du udfylder alle detaljer. Når du har udarbejdet din e-mail, skal du tage dig tid til at gennemgå den, før du trykker på send. Da det er sværere at fange fejl, når du skriver, skal du bruge onlineværktøjer. Hvis du ikke kan lide at downloade apps og udvidelser, skal du søge efter bedste stave- og grammatikkontrol uden download.
5. Uprofessionel e-mail-adresse
Forestil dig, hvordan en klient eller kollega ville reagere, hvis de modtog en e-mail fra [email protected]. Uprofessionelle e-mailadresser får dig til at se uprofessionel ud. For at undgå denne uhyggelige faux pas, brug din arbejdsmail.
Hvis du ikke har en firmamail, så læs videre hvordan man bruger en tilpasset e-mailadresse med Gmail til professionelle e-mails. Antag, at Gmail ikke er din kop te. Du kan udforske mulighederne for at konfigurere en brugerdefineret e-mail med mest populære e-mail-udbydere, bedre end Gmail og Yahoo Mail.
6. Ingen signaturblok
Tænk på signaturblokken som dit visitkort. Dette element er placeret efter din signatur og indeholder dit fulde navn og kontaktoplysninger. Signaturblokken hjælper modtageren med at identificere din virksomhed og den stilling, du har. Det giver modtagerne mulighed for hurtigt at finde dine oplysninger, hvis de har brug for at nå dig gennem andre kanaler end e-mail.
Spørg din virksomhed, om den har et påkrævet format til signaturblokken. Hvis ikke, kan du tilføje følgende elementer:
- Fulde navn
- Rolle
- Team/afdeling
- firmanavn
- Kontakt nummer
- Firmaets hjemmeside
- Virksomhedens sociale mediekonti
Du kan tilpasse signaturblokken i dine e-mail-indstillinger. Husk også at redigere og korrekturlæse denne del. Når den er gemt, vil din signaturblokering blive inkluderet i din udgående e-mail.
7. Kender ikke forskellen mellem Cc og Bcc
Cc og Bcc er felterne efter Til del. En af de almindelige fejl er ikke at vide, hvornår man skal bruge dem. Cc står for carbon copy. Når du tilføjer en persons e-mailadresse i Cc:
- De vil også modtage en kopi af e-mailen
- Deres e-mailadresse er eksponeret for den primære modtager i feltet Til.
- De er informeret om kommunikationen, men er ikke forpligtet til at reagere på eller svare på e-mailen.
Du bruger Cc for at lade den primære modtager vide, at du holder andre i løkken. Du bruger det også til at holde personen i Cc informeret. For eksempel vil du fortælle din leder, hvordan dit teams projekt skrider frem. Så dine holdkammeraters adresser skal være i Til, mens din leders adresse skal være i Cc.
Bcc står for blind carbon copy. Når du tilføjer en persons e-mailadresse i Bcc:
- De modtager en kopi af mailen.
- Deres e-mailadresse er ikke eksponeret for andre modtagere.
Du bruger Bcc for at forhindre folks indbakker i at flyde over. Hvis nogen fra Til eller Cc felter hits Svar alle, modtagerne i Bcc vil ikke modtage en e-mail. Du kan også bruge Bcc for at forhindre andre modtagere i at vide, at en anden er inkluderet i e-mailen. For eksempel, hvis du sender det samme nyhedsbrev til alle dine kunder, ønsker du ikke at afsløre deres e-mailadresser for hinanden.
8. E-mail ud over arbejdstiden
Det er nemt at lade sig rive med af spændingen ved et nyt projekt og sende en e-mail til din chef eller kolleger klokken to om morgenen. Dette kan dog blive et problem. Din chef eller kammerater tror måske, at du ikke respekterer deres tid.
Hvis e-mailen ikke er en nødsituation, skal du sende den inden for arbejdstiden og give andre tilstrækkelig tid til at svare. Desuden, hvis dit problem er presserende, er det bedre at sms'e, ringe eller sende en onlinebesked. En god løsning ville være at planlægge dine e-mails. Det bedste e-mail-planlægningsværktøjer, du bør prøve vil hjælpe din e-mail med at lande i nogens indbakke på passende tidspunkter af dagen.
9. Svarer sent
Når du svarer sent på e-mails, kan det afspejle et manglende engagement i dit arbejde. En simpel tommelfingerregel er at svare inden for 24 timer eller inden for afsenderens givne tidsramme. Kommuniker hurtigt og tydeligt, hvis du har brug for mere tid til at lave et svar.
En god praksis ville være at aktivere din e-mails autosvarfunktioner, hvis du har travlt eller ikke er på kontoret. For eksempel kan du tjekke hvordan man opsætter en tilbagevendende feriesvar i Gmail. E-mail-platformen har også skabeloner, som lader dig gemme standardsvar.
Undgå almindelige e-mail-fejl og efterlad et godt indtryk
Dine e-mails kan efterlade et positivt eller negativt indtryk på dine kolleger. For at forbedre din professionelle e-mail etikette, undgå disse almindelige fejl i arbejdsmails. Og husk, når du er i tvivl, så send den ikke!
Hvis du har brug for mere hjælp til at oprette e-mails, så prøv at bruge e-mailskabeloner. Brug af skabeloner sikrer, at din kommunikation lyder og ser professionel ud. Begynd at udforske de platforme, der lader dig downloade gratis skabelonpakker, som du kan bruge i din e-mail-app.