At bygge en huskeliste er et effektivt produktivitetshack, der hjælper dig med at kanalisere din opmærksomhed til de ting, der betyder noget. Du kan dog overveje at supplere dette med en not-to-do-liste for at forbedre din produktivitet.
Din not-to-do-liste bør bestå af opgaver og vaner med lav værdi, som du sjældent bevidst tænker over, og som spilder din tid og energi. At oprette denne liste og undgå disse vaner vil give plads til mere tilfredsstillende opgaver. Selvom din not-to-do-liste i sidste ende er op til dig, vil denne artikel dække nogle almindelige eksempler for at komme i gang.
1. Tjek dine e-mails hele dagen
Hvis du ikke kan lide at efterlade ulæste eller besvarede beskeder, har du sandsynligvis en vane med at tjekke dine e-mails konstant gennem hele din arbejdsdag. At bruge så meget tid i din indbakke kan virke som en produktiv vane, men det er det ikke, medmindre det er det, dit job kræver.
Et hovedproblem med denne vane er, at den sætter dig i en reaktiv tilstand, da du lader din indbakke bestemme dine opgaver for dagen i stedet for at prioritere dine egne opgaver. Dette fjerner den tid og det fokus, du bør investere i mere meningsfulde sysler.
Når det er sagt, bør du overveje at være mere proaktiv med din tid og indbakke ved at samle din e-mail-aktivitet. Opgavefordeling indebærer at gruppere lignende opgaver og arbejde på dem på én gang, f.eks. tjekke og besvare dine e-mails på bestemte tidspunkter af dagen, så resten af tiden overlades til produktive opgaver.
2. Multitasking
En anden vane, der maskerer sig selv som et produktivitetshack, er multitasking. Selvom det kan virke kontraintuitivt, multitasking, eller mere præcist, kontekstskifte, kan være tidskrævende og ineffektivt. Det skyldes, at forsøg på flere ting på én gang tvinger din hjerne til konstant at skifte mellem opgaver, hvilket kan være udmattende og føre til nedsat effektivitet og nøjagtighed.
Single-tasking giver dig på den anden side mulighed for at fokusere på én opgave og bruge al din energi på at fuldføre den. Dette minimerer distraktioner, forbedrer koncentrationen og hjælper dig med at udføre individuelle opgaver hurtigere og med et bedre resultat.
3. At sige ja til unødvendige møder
Den næste vane at tilføje til din not-to-do-liste er at sige ja til unødvendige møder. At acceptere hvert møde, der kommer til dig, vil hurtigt fylde din tidsplan op, hvilket giver dig lidt tid til at få tingene gjort.
Prøv først at stille spørgsmålstegn ved formålet med hvert møde og find ud af, om det er uundværligt. Nogle møder kan erstattes med hurtige opkald, e-mails eller chatbeskeder. Hvis mødet er nødvendigt, så sørg for, at det har en klar dagsorden og tidslinje, og prøv at holde det så kort som muligt. At være selektiv med de møder, du accepterer, vil hjælpe med at frigøre tid i din dag og give dig mulighed for at fokusere på mere meningsfulde opgaver.
Sociale medier er et fantastisk værktøj til at forbinde med dine jævnaldrende og holde sig informeret, men det kan også tage en vejafgift på din produktivitet, når du konstant befinder dig i endeløse kaninhuller af nyhedsfeeds. Dette er en svær vane at bryde, i betragtning af at du måske ikke altid er klar over, at du gør det, før der er gået et par timer.
Til overvind din tankeløse rullevane, skal du genkende og fjerne det, der udløser det. Nogle af de almindelige syndere er notifikationer og følelsen af at gå glip af noget. Når du har identificeret og fjernet triggerne, kan du udnytte værktøjer, der kan hjælpe med at minimere dig, minimere din tid på sociale medie-apps som f.eks. Skærmtid til at skære ned på dit iPhone-forbrug eller Fokustilstand på Android.
5. Spild tid på verdslige/gentagne opgaver
Mundane opgaver optager værdifuld tid og ressourcer, du kan bruge til andre, vigtigere opgaver, og de er den næste post på vores not-to-do-liste. Disse opgaver kan nemt glide under radaren, men de lægger sig hurtigt op og kan være et stort spild af tid. Nogle eksempler på hverdagslige opgaver omfatter dataindtastning, transskribere videomøder, og manuel planlægning af opslag på sociale medier, for at nævne nogle få.
Der er flere måder at reducere mængden af tid, du bruger på hverdagslige opgaver, herunder at uddelegere opgaver til en anden, outsourcing til en tredjepartstjeneste eller bruge automatiseringsværktøjer til at tackle gentagne opgaver. En eller flere af disse strategier kan hjælpe dig med at spare tid og frigøre din energi til mere virkningsfulde opgaver.
6. Brug din telefon i sengen
Selvom det måske ikke lyder så dårligt, er det at bruge din telefon i sengen en smartphone-vane, der kan hæmme din produktivitet. At bruge din smartphone som det første om morgenen eller det sidste om natten kan have flere negative virkninger.
For eksempel kan det blå lys, som din telefon udsender, forstyrre produktionen af melatonin, et hormon, der hjælper med at regulere søvncyklusser. Derudover kan det at tjekke nyhederne eller de sociale medier først om morgenen sætte en negativ tone for resten af din dag.
Med dette i tankerne er det vigtigt at skabe en telefonfri zone i dit soveværelse. Dette vil hjælpe med at forbedre din søvnkvalitet og give dig mulighed for at starte din dag mere produktivt. Du kan ty til andre aktiviteter som at læse en fysisk bog, skrive i en dagbog før sengetid og bruge et gammeldags vækkeur til at vække dig.
7. Undlader at prioritere dine opgaver
Det er alt i orden at have en plan for din dag ved at skrive dine opgaver på din huskeliste, men hvis du ikke prioriterer dem, er der stor sandsynlighed for, at du ikke når de vigtigste til tiden. Ideelt set bør du sigte efter at bruge dine mest produktive timer på dine mest udfordrende og vigtige opgaver. Denne tilgang sikrer, at du får mest muligt ud af din dag og ikke går glip af vigtige deadlines.
En af de bedste måder at forberede dine to-do-lister ved hjælp af Eisenhower-matricen. Denne enkle ramme hjælper dig med at bestemme, hvilke opgaver du skal prioritere ud fra deres hastende karakter og vigtighed. Når du har identificeret dine topprioriteter, kan du fokusere på at tackle dem først, og resten af dine opgaver kan følge med.
Automatiser lavværdi opgaver og eliminer uproduktive vaner for at øge produktiviteten
At udvikle en personlig not-to-do-liste er en effektiv strategi, der kan hjælpe dig med at fokusere på dine mest væsentlige opgaver og øge din produktivitet.
Ved at uddelegere, outsource eller automatisere opgaver af lav værdi og droppe uproduktive vaner, kan du skabe mere plads til de ting, der betyder mest for dig, og få mest muligt ud af din dag. Du kan bruge denne liste som inspiration til at oprette din not-to-do-liste og begynde at fjerne tidsspildere fra din daglige rutine.
