At arbejde med et eksternt team er en glimrende måde at udnytte en mangfoldig talentmasse på verdensplan. Du vil uden tvivl finde den rigtige pasform til enhver specifik rolle eller projekt for at sikre, at din virksomhed blomstrer.
At arbejde med et eksternt team kræver dog en anden tilgang end at styre et internt team. Du bliver nødt til at overvinde udfordringer som dårlig kommunikation, manglende anerkendelse, planlægningsproblemer og meget mere. Det betyder, at du bliver nødt til at opsætte processer for at sikre, at dit fjernteam yder sit bedste. Denne artikel vil dække tips og værktøjer til at hjælpe dig med at nå dette mål.
1. Opsæt kommunikationskanaler
Effektiv kommunikation er afgørende for ethvert succesfuldt team, især i en fjernopsætning. Da du ikke vil være i stand til at kommunikere personligt, er det for det meste vigtigt, at du opretter forskellige kanaler for at overvinde
almindelige kommunikationsfejl i virtuelle teams og sikre, at alle er på samme side.Der er flere typer værktøjer, du kan bruge til overvinde almindelige eksterne teamkommunikationsudfordringer, som e-mails, videokonferencesystemer og onlinemeddelelsesplatforme. Hvert værktøj har forskellige funktioner, så vælg dem, der passer bedst til dit teams behov og specifikke anvendelsestilfælde.
For eksempel kan du bruge en instant messaging-app som Slack til hurtige samtaler og spørgsmål, e-mails til at kommunikere med kunder og videokonferencesoftware som Zoom til at holde virtuelle møder eller check-ins. Uanset hvilke kommunikationskanaler du vælger, skal du sikre dig, at alle kender deres formål og bruger dem korrekt.
2. Vælg Produktivitet frem for Digital Presenteeism
Overvinde digital tilstedeværelse er afgørende for at sikre, at dit distribuerede team fungerer bedst muligt. At arbejde med et eksternt team giver dig mulighed for at undgå at replikere den traditionelle kontormodel af ‘presenteeism’ – hvor du måler produktiviteten ud fra mængden af tid foran en computer i stedet for faktiske arbejdsresultater.
I stedet for at forvente, at dit hold sidder klistret til deres skærme hele dagen, kan du fokusere på at indstille en SMART plan for at hjælpe dem med at nå deres mål og givende resultater frem for tid brugt online.
Dette giver dem frihed til at arbejde i deres mest produktive timer og sikrer, at du får mest muligt ud af deres tid. Det flytter også fokus fra en "altid-på" kultur, der skader produktiviteten til en, der hylder output ved at tilskynde til fleksible arbejdstider og bedre fokus.
Effektiv kommunikation giver dit team mulighed for at være mere produktive. Hvis det er dit mål, så giver det mening at bruge mindre tid på at svare på beskeder og mere tid på faktiske opgaver. En af de bedste måder at håndhæve en kultur, der hylder output og ikke timer brugt forbundet til arbejdsenheder, er ved at bruge værktøjer, der tilskynder til asynkron kommunikation.
Mens instant messaging har sin plads under nogle omstændigheder, kan de konstante ping, notifikationer og beskeder være distraherende og gøre det udfordrende for dit team at slukke. Asynkron kommunikation er praktisk for teams, der arbejder i forskellige tidszoner, da det giver dem mulighed for at reagere, når de er tilgængelige i stedet for at forvente, at alle er tilgængelige på samme tid.
Du kan bruge asynkrone kommunikationsværktøjer som Qatalog, Twist eller Yac for at få al den information, de har brug for for at gøre deres bedste arbejde, mens afbrydelser holdes på et minimum.
4. Vær forberedt på at håndtere tekniske problemer
Nogle gange kan teknologi være et tveægget sværd. Selvom computere og virtuelle teamværktøjer kan hjælpe dig med at holde forbindelsen, er intet idiotsikkert.
Der vil være tidspunkter, hvor dine teammedlemmer vil stå over for tekniske problemer, der forhindrer dem i at udføre deres arbejde. Og i betragtning af, at alle arbejder fra forskellige steder, er du måske ikke altid i stand til at stole på, at dit interne it-team kan fejlfinde alles problemer med det samme.
For at forhindre væsentlige forstyrrelser i dit teams arbejdsgang, er det afgørende, at alle er parate til at håndtere fælles tekniske fjernarbejde problemer. Dette inkluderer at vide hvordan rette almindelige netværksfejl og adressering af cybersikkerhedstrusler. Du kan tilføje nogle fejlfindingsvejledninger til din interne wiki, så teammedlemmer ved, hvad de skal gøre i tilfælde af tekniske problemer.
5. Opret en effektiv dokumentationsstrategi
En af de bedste måder at sikre, at dit team yder sit bedste, er at have en omfattende dokumentationsstrategi på plads. Dokumentation er afgørende i enhver organisation, men det er især nyttigt for fjernhold, hvor information kan gå tabt i endeløse beskeder og e-mails.
Uanset om det er en projektopgave, en vejledning eller noter fra møder, skal du sikre dig, at dit team har en fælles platform, hvor de hurtigt kan dele, gemme og få adgang til relevant information. Et velorganiseret dokumentationssystem vil hjælpe med at holde alle på samme side og gøre det nemmere for teammedlemmer at finde det, de har brug for, når de har brug for det.
Du kan bruge softwareløsninger som Tettra til opret din arbejdsplads's interne wiki og brug den som dit centrale knudepunkt for al relevant information. Dette værktøj lader dig organisere oplysninger i kategorier og give tilladelse til specifikke teammedlemmer til at redigere specifikke dokumenter.
6. Giv og modtag feedback
Der er altid plads til forbedringer, selv i de bedste hold. Som ekstern teamleder er det dit ansvar at sikre, at alle arbejder effektivt og modtager den feedback, de har brug for for at forbedre og klatre op på virksomhedens stigen. Du kan gøre dette ved at indføre regelmæssige check-in på videoopkald eller få supervisorer til at sende skriftlige feedback-formularer.
Dine medarbejdere har sandsynligvis også værdifuld feedback til dig og virksomheden. Men de fleste af dem føler sig måske ikke trygge ved at tale under et videoopkald eller skrive en e-mail. Du kan bruge et værktøj som f.eks Officevibe til teamledelse og for at sikre alles stemme bliver hørt.
Dette værktøj tilbyder anonyme feedbackmuligheder, så selv de mest indadvendte teammedlemmer kan dele deres ærlige tanker uden frygt. Dette giver dig et klart indblik i, hvad dit team har brug for, og giver dig mulighed for at tage de nødvendige skridt for at få dem til at yde deres bedste.
7. Tilskynd til sociale interaktioner
At arbejde hjemmefra kan til tider føles ensomt og påvirke engagement og moral. Uden noget fysisk kontor, hvor du lejlighedsvis kan støde ind i en kollega og få en hurtig snak, er det vigtigt at finde virtuelle løsninger for at fremme en følelse af kammeratskab blandt dine teammedlemmer.
Du kan skabe en virtuel vandkøler hvor teammedlemmer kan deltage i afslappede samtaler. Dette kunne være en gruppechat, hvor folk kan dele sjove historier, diskutere hobbyer eller andet, der ikke har noget med arbejdet at gøre. Du kan også planlægge virtuelle kaffepauser for at holde dine folk engageret og motiveret. Dette kunne være et privat videoopkald, hvor alle kan hænge ud, grine og spille spil.
Byg en positiv fjernarbejdskultur
At skabe en positiv arbejdskultur er afgørende for, at ethvert eksternt team kan nå sit fulde potentiale. For at nå dette mål skal du konstant evaluere og forbedre din tilgang til fjernarbejde.
Ved at inkorporere de ovennævnte tips og finde kreative måder at hjælpe dit fjernteam med at føle sig forbundet og motiveret, kan du skabe en effektiv arbejdskultur, der bringer det bedste frem i dit eksterne team og sikrer en succesfuld fremtid for dit organisation.
