Fordelen ved at bruge software som ClickUp eller Asana er deres out-of-the-box projekttavler, der kræver minimal tilpasning. Men hvis du er en Notion-bruger, eller du gerne vil være det, kan du bruge den Projekter & opgaver skabelon for at få planlægning på ingen tid lige det samme.
Ikke sikker på, hvordan det virker? Her er en hurtig startguide, der hjælper dig med at komme i gang.
Opgaveskabelon i Begrebet forklaret
Opgaveskabelonen i Notion er i det væsentlige en opgaveliste, der er organiseret efter projekt. Projekter vises som grupper i databasen, og de linjer eller sider, du ser i en gruppe, er opgaver.
Mellem opgave- og projektsiderne er det her, du skal udføre hovedparten af arbejdet. Når du tilføjer nye grupper og opgaver, vises de på din projektside sammen med eventuelle ændringer, du foretager i de aktuelle data og egenskaber.
Standardegenskaberne på din opgaveside er
Opgavenavn, Status, Tildel, På grund, og Projekt. Her er en hurtig gennemgang af, hvad hver enkelt gør:Opgavenavn
Opgavenavn hjælper dig med hurtigt at identificere opgaver, så du vil gerne være en smule beskrivende og gøre dem unikke. Du kan også klikke på et opgavenavn for at se eller tilføje relevant information. Hvis du ikke vil have det til at åbne i delt skærm, kan du ændre din sides kig-tilstand i layoutindstillingerne i din database ved siden af Åbn sider i. Du kan finde dette ved at klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne af databasen.
Status
Status giver et hurtigt overblik over fremskridt. Der er flere statusmuligheder, kategoriseret efter At gøre, I gang, og Komplet. Gennemfør opgaver som f.eks Færdig og Arkiv vil udfylde statuslinjen på din projektside.
Tildel og forfald
Tildel viser, hvem der ejer opgaven. På grund kommunikerer deadlines og giver dig mulighed for indstille påmindelser. Disse er klare brugere, hvis de samarbejder med andre, uddelegerer opgaver eller opretter et åbent opgavebord.
Projekt
Projekt er en relationsegenskab, der knytter opgaven til sit respektive projekt. En opgave kan kun linke til ét projekt. Hvis du finder det irrelevant at se denne kolonne, da du har grupperet dine projekter, skal du klikke på dens titel og vælge Skjul i udsigt at gemme det væk. Sletning vil bryde kommunikationen mellem siderne.
Visninger af Notions opgaveskabelon
Øverst i din opgavedatabase, under dens titel, kan du se visningerne Efter projekt, Mine, og Mennesker. Som standard er du i projektvisningen, hvor du organiserer dine opgaver efter projekt.
Det Mine view opretter en huskeliste over alle dine opgaver og organiserer dem i en tjekliste. Den eneste egenskab, der tilsyneladende ikke afspejler her, er Status, men hvis du ser over din afkrydsningsfeltskolonne, vil du bemærke, at den deler det samme symbol som statuskolonnen i den anden visning. Og når du markerer noget her, markerer det, at det er udført alle andre steder.
Det Mennesker view giver dig et hurtigt overblik over de opgaver, du og dine holdkammerater arbejder med. Dette er et glimrende værktøj til at tjekke ind med hinanden og sikre, at nogens arbejdsbyrde ikke er for stor.
En anden måde, du kan sortere opgaver på, er ved at bruge filtre. Du kan finde disse under dine visningsmuligheder øverst i din database og bruge dem til at sortere efter ejendom. For eksempel at se alt med en Ikke startet status eller kun opgaver tildelt bestemte personer.
Projektskabelon i Begrebet forklaret
Projektskabelonen er, hvor du finder et hurtigt overblik over alle dine projekter. Den bruger et mere visuelt bordlayout, hvor du kan trække og slippe elementer mellem statusser.
Ved første øjekast kan du se nogle af specifikationerne og fremskridtene for dine aktive projekter takket være deres egenskaber. Hvis du udfylder disse, vises de på tavlen.
Hvis du ikke kan se en ejendom, du har brug for, skal du klikke på tavlen for at åbne dens side, og du finder dens egenskaber under titlen. Her kan du ændre dets status, tilføje personer til projektet, se statuslinjen og tilføje eller redigere tidslinjen.
På projektsiden kan du også se dens gruppe af opgaver, hvor du kan tilføje andre oplysninger og data, der er relevante for projektet.
Sådan tilpasser du opgaver og projektskabelonen
Selvfølgelig vil du gerne tilpasse skabelonen og gøre den til din egen. Her er hvordan du kan gøre det.
Tilføjelse af egenskaber på opgavesiden
For at tilføje egenskaber til din opgaveside skal du klikke på tilføjelsessymbolet øverst til højre i gruppen. Hvis du gør det, trækkes en liste frem, som du kan vælge imellem, og derfra klikker du på den, du vil tilføje. Når den er i din database, skal du klikke på dens titel for at give den det navn, du ønsker.
Ændring af status på opgavesiden
For at redigere eller tilføje flere muligheder til din statuskolonne skal du klikke på opgavestatus for at trække menuen frem og vælge Rediger ejendom på bunden. I den Rediger ejendom menuen, vil du se tre kategorier af statusser - At gøre, Igangværende og Fuldført. Du kan enten klikke på de aktuelle muligheder for at redigere navnet og farven eller vælge tilføjelsessymbolet ved siden af kategorititlen for at tilføje noget nyt.
Tilføjelse af egenskaber på projektsiden
Den hurtigste måde at tilføje egenskaber til din projektside er ved at klikke på en af tavlerne. Øverst på siden kan du se muligheden # egenskaber mere. Klik på det, og muligheden Tilføj en ejendom vil dukke op. Når du føjer en ejendom til et projekt, vil du også se den i alle dine andre projekter.
Ændring af status på projektsiden
Teknisk set gemmer egenskabskolonnen på din projektside, så det kan være uklart, hvordan du redigerer disse. Men når du først ved, hvor du skal kigge, er det let.
Klik på de tre prikker øverst til højre i din database, vælg Ejendomme, og vælg Status. Du vil nu være i Rediger ejendom menu, hvor du kan klikke på aktuelle indstillinger for at redigere dem og klikke på tilføjelsessymbolet for at oprette nye.
Få organiseret dine opgaver og projekter med Notion
Selvom det kan virke komplekst i starten, når du nedbryder Notions Projekter & opgaver skabelonen i mindre dele og arbejde med den, ved du præcis, hvad du laver på ingen tid. Det bedste sted at starte er at få styr på skabelonen, som den er, og tilføje ekstramateriale senere.