Når du omfavner nutidens virtuelle arbejdsmiljø og digitaliserede processer, er det vigtigt at overveje, hvordan du bedst administrerer din arbejdsplads dokumentation. En effektiv digital dokumentationsstrategi er afgørende for at opretholde en sammenhængende arbejdsstyrke. Dette bliver mere relevant, når man har geografisk spredte teams, som det ofte er tilfældet med fjerntliggende arbejdsstyrker.
Dine medarbejdere kan ikke længere stole på arkivskabe og papirbaseret dokumentation for at få adgang til og holde styr på oplysninger om arbejdspladsen. Denne artikel vil dække bedste praksis og værktøjer til effektiv digital dokumentation på din fjernarbejdsplads.
1. Skriv kortfattet
Læsere værdsætter kortfattet skrivning, især på en fjern arbejdsplads, hvor folk ikke bare kan komme forbi for at bede om afklaring. Det betyder, at det er vigtigt at organisere dine tanker ordentligt og være så tydelige som muligt i din dokumentation. Når du skriver arbejdspladsdokumenter, skal du undgå overflødige sætninger, lange sætninger og unødvendig jargon.
Brug punktopstilling til at fremhæve nøgleoplysninger og adskille store bidder af tekst i afsnit. Dette er især nyttigt, når du ønsker at kommunikere store mængder information, da det deler teksten op i fordøjelige bidder og gør det lettere at scanne. Derudover vil du også gerne bruge ord, som alle på din arbejdsplads vil forstå, uanset teknisk ekspertise. Til sidst, altid selvrediger dit arbejde for at forbedre din skrivning før du sender det ud; et ekstra par øjne kan også hjælpe med at fange eventuelle fejl.
2. Gem digitale dokumenter på et centraliseret sted
Nem adgang til arbejdspladsens dokumenter er afgørende for en ekstern arbejdsstyrke. Ingen ønsker at spilde tid på at søge gennem Slack-beskeder eller gamle e-mails for at finde vital information. Du kan oprette en intern wiki eller brug en videnbasesoftware til at overvinde denne udfordring. En intern wiki giver et centraliseret, søgbart lager til al din arbejdspladsdokumentation, herunder virksomhedspolitikker, mødenotater, how-to-tutorials og onboarding-dokumenter, for at nævne nogle få.
Interne wiki-værktøjer som Tettra lader dig oprette, redigere og gemme dokumenter ét sted og dele dem med dit team med blot et par klik. Alternativt, hvis din organisation konstant interagerer med kunder – og du gerne vil opbevare intern og ekstern dokumentation på samme sted – en videnbaseværktøj synes godt om Dokument 360 kan være en bedre løsning. En vidensbase er i bund og grund et onlinebibliotek med interne dokumenter og kundesupportressourcer såsom ofte stillede spørgsmål, brugervejledninger og produktinformation.
3. Håndhæve adgangskontrolpolitikker
Selvom det er vigtigt at have et centralt lager af dokumenter på arbejdspladsen, ønsker du også at administrere, hvem der kan få adgang til og foretage dokumentændringer. Du har muligvis specifikke dokumenter, der kun er relevante for bestemte afdelinger, eller følsomme filer, som kun administratorer skal have adgang til. Dette hjælper dig med at opretholde dokumentsikkerheden og forhindre utilsigtede eller uautoriserede ændringer. Så når du vælger dit dokumentationsværktøj til arbejdspladsen, skal du vælge et, der understøtter denne funktion, og tilpasse adgangskontrolindstillingerne, så de matcher dine organisatoriske behov.
For eksempel giver Document360 flere konti, der giver dig mulighed for at bestemme niveauet for adgang, hver bruger har til din dokumentation. Tettra inkluderer også et tilladelsessystem, der giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der kan redigere, se eller udgive specifikke dokumenter.
4. Overhold bedste praksis for onlinesikkerhed
Håndhævelse af adgangskontrolpolitikker hjælper, men det er ikke nok til at beskytte dine arbejdspladsdokumenter mod sikkerhedstrusler. Efterhånden som flere og flere virksomheder flytter online, stiger cyberkriminalitet, så du skal tage ekstra forholdsregler for at sikre, at din digitale dokumentation er beskyttet mod hackere.
For at skabe en effektiv digital dokumentationsstrategi med sikkerhed for øje, vil du gerne undgå fælles sikkerhedsfejl ved fjernarbejde som at bruge personlige enheder til arbejdsopgaver, dele adgangskoder og undlade at installere sikkerhedsopdateringer. Udover at skabe stærke adgangskoder, vil du desuden sikre dig, at du ændrer dem regelmæssigt for at mindske risikoen for at blive hacket. Derudover kan du også kryptere dine arbejdspladsdokumenter for at tilføje et ekstra lag af beskyttelse. Og til sidst, glem ikke at bruge en VPN til at holde dine data sikre, især når du arbejder på offentlig Wi-Fi.
5. Behold sikkerhedskopier
På trods af din bedste indsats er der altid en chance for, at dine arbejdspladsdokumenter kan gå tabt eller blive ødelagt. Mens brug af videnbaseværktøjer som din primære lagerløsning hjælper med at reducere risikoen for tab af data, vil du stadig gerne beholde sikkerhedskopier, hvis noget går galt. Det skyldes, at disse løsninger også kan opleve tekniske problemer uden for din kontrol, hvilket i det mindste betyder, at du ikke har adgang til dine dokumenter i den periode.
For at være på den sikre side kan du overveje ekstra backupløsninger som Google Drev og lokale lagerenheder. Selvfølgelig ønsker du ikke at skulle holde styr på flere kopier af det samme dokument, så etablere en klar backup-strategi, før du bruger nogen arbejdspladsdokumentationsværktøjer. På denne måde kan du være sikker på, at dine dokumenter altid er tilgængelige, når du har brug for dem.
6. Digitaliser dine papirdokumenter
Hvis du stadig er afhængig af papirbaseret dokumentation, er det nu, du skal skifte til digitale kopier eller i det mindste lave digitale kopier. Dette gør det ikke kun lettere at administrere store mængder filer, men det forbedrer også tilgængelighed, samarbejde og sikkerhed.
Du kan bruge en scanner til at digitalisere dine papirdokumenter. Når du har digitale kopier af dine dokumenter, kan du uploade dem til dit valgte dokumentationsværktøj på arbejdspladsen for nem adgang og samarbejde.
7. Brug Ryd indeksering til hurtig identifikation
Hvis du har mange dokumenter, kan det være udfordrende at holde styr på dem. Derfor er det vigtigt at bruge et klart indekseringssystem til dine arbejdspladsdokumenter. På denne måde kan du nemt finde de filer, du har brug for – når du har brug for dem. Der er et par forskellige måder at indeksere dine dokumenter på; for eksempel kan du starte med at kategorisere dem efter type, dato eller projekt. Dette vil gøre det nemmere at finde specifikke dokumenter, når du har brug for dem.
En anden mulighed er at bruge nøgleord til at indeksere dine arbejdspladsdokumenter. Dette kan især være nyttigt, hvis du har mange filer og skal kunne søge efter dem hurtigt. Uanset hvilket indekseringssystem du bruger, så sørg for, at det er ensartet og let at forstå.
Dine eksterne teams har brug for en smart dokumentationsstrategi
Fjernarbejdspladsdokumentation er afgørende for, at din organisation kan fungere gnidningsløst. Ved at skabe en effektiv digital dokumentationsstrategi kan du sikre, at dine teams hurtigt kan få adgang til de oplysninger, de har brug for, og forblive produktive.
