I de fleste arbejdsmiljøer er dine arbejdsgange som regel allerede på plads, som du kan følge. Som freelancer er det dog noget, du selv skal udvikle og implementere. Dette kan være skræmmende i starten - men efter nogle eksperimenter kan fleksibiliteten til at vælge din egen workflow-dokumentation være styrkende.
Hvorfor gider du dokumentere din arbejdsgang?
Vent – hvis ingen tvinger dig til at dokumentere dit arbejdsgang, hvorfor gider det så? Er det ikke det "at være din egen chef" handler om?
Det er sandt: Som freelancer kan du beslutte dig for ikke at dokumentere meget af noget, hvis du ikke vil. Men dokumenterer din arbejdsgang proces kan hjælpe dig med at budgettere tid, opretholde bedre relationer til kunder og fakturere for dit arbejde.
Du kan prøve at gøre uden at dokumentere i et stykke tid. Men efterhånden som din freelance-karriere fortsætter, vil du sandsynligvis finde dig selv i at dokumentere mere og mere. Dette kan være en lang og smertefuld proces. At bruge lidt tid på at fremlægge din dokumentation er absolut den nemmere og blødere måde.
Forestil dig din arbejdsproces
At dokumentere din workflow-proces kan virke ret abstrakt og rodet, hvis du ikke er vant til det. Ydermere kan det se ret forskelligt ud afhængigt af den slags arbejde, du udfører. Du kan overveje at følge denne artikel ved at bruge et projekt, som du allerede har gennemført. Det kan hjælpe dig med at forstå, hvordan et projekt bryder sammen.
1. Nedbryd din opgave
Det første skridt er at opdele din opgave i dele. Som forfatter eller redaktør kan dette være omridset af en bog eller artikel. Hvis du er en kunstner, kan disse være forskellige planer eller komponenter i det endelige stykke. Uanset hvad du gør, bør opgaven normalt opdeles i kvantificerbare trin, der går sammen om at skabe det endelige projekt.
Det er vigtigt at opdele din opgave i dele af flere årsager. For det første vil det danne de grundlæggende bevægelige dele af din workflow-dokumentation. Yderligere kan det hjælpe dig psykologisk. Selvom du ikke er stor til at dokumentere, kan opdeling af en opgave i dele hjælpe et stort projekt til at føles mere overskueligt.
2. Opret en tjekliste og et visuelt rutediagram
Når du har opdelt din opgave, skal du omdanne hver af delene til et element på en tjekliste. Ligesom at nedbryde din opgave i første omgang, tjener det to formål at oprette en tjekliste: den hjælper dig med at overvåge dine egne fremskridt, og den hjælper dig med at kommunikere dine fremskridt til kunderne. Du kan også finde det nyttigt at gøre din tjekliste til et visuelt flowchart.
Dette er især praktisk, hvis dit projekt har flere trin. For eksempel, hvis du redigerer en bog, skal hvert kapitel muligvis skitseres, udarbejdes, citeres og redigeres. At detaljere noget som dette på en papirtjekliste ville være rodet, især hvis du arbejder med flere opgaver på én gang, eller opgaverne kan flytte frem og tilbage gennem trinene.
Den løsning, du bruger til denne form for opsætning, kan afhænge af, hvor autonom du er. Hvis du arbejder mere eller mindre i et vakuum (som nogle freelancere gør), kan dit visuelle flowchart være sticky notes på en tavle. Hvis du arbejder tæt sammen med din klient eller med andre entreprenører, kan du evt bruge en delbar workflow-platform som Trello.
3. Definer mål og mål
Dette trin kan virke lidt unødvendigt. Hvorfor har du brug for mål og mål, hvis du allerede har en tjekliste?
Selv med en tjekliste kan du ikke lave hele projektet på én gang. Du skal stadig beslutte, hvor meget af dit projekt, du ønsker at få udført på en dag eller en uge, eller blot mellem check-in med dine kunder.
For at vende tilbage til bogeksemplet, ønsker du at skitsere alle kapitlerne, før nogen af kapitlerne udarbejdes? Vil du begynde at udarbejde et kapitel, når det forrige kapitel endnu ikke er blevet redigeret? Det er spørgsmål, som kun du kan svare på. At besvare dem på forhånd kan dog hjælpe dig med at holde dig organiseret.
Endnu en gang kan det at have klare mål og mål holde dig på toppen af dit projekt, men det kan også hjælpe dig kommunikere med din klient om, hvordan projektet forløber – og hvordan du forventer, at det kommer hen ad.
4. Budget og sporingstid
Når du har besluttet dig for dine mål og mål, er det tid til at begynde at budgettere din tid.
Hvor meget tid har du til at gennemføre hele projektet? Hvor meget tid har du til at afsætte til dette projekt inden for den tidsramme? Hvor meget af den tid skal der afsættes til hvert mål? Har du al tid i verden, eller har du brug for det prioritere og måske gå uden nogle ekstra at overholde deadlines?
Hvis du bliver betalt pr. time, vil du naturligvis følge din tid. Bare husk at notere, hvor meget af den tid, der gik til hvert trin i projektet. På den måde har du en bedre idé om, hvor meget tid du skal bruge, både fremadrettet på dette projekt, og når du budgetterer tid til fremtidige projekter.
Hvis du bliver betalt efter projekt eller leverance, som nogle freelancere gør, kan det være fristende slet ikke at spore tid. Men igen, at forstå, hvordan du bruger din tid, kan hjælpe dig med at blive en bedre og mere effektiv freelancer. Så overvej at spore og budgettere din tid – selv når ingen får dig.
Gennemgå, overvåg og optimer
Gennem individuelle projekter og efter hvert projekt skal du tage dig tid til at reflektere over din workflowprocesdokumentation. Var der ting, du oplevede at bryde yderligere ned, mens du gik? Tog nogle opgaver dig mere eller mindre tid, end du havde regnet med? Var dine mål for store til at være realistiske eller for små til at være nyttige?
At udføre denne form for arbejde under et projekt kan hjælpe dig til at arbejde så effektivt som muligt i resten af projektet. At udføre denne form for arbejde mellem projekter kan hjælpe dig med at give mere præcise tilbud til fremtidige kunder, sammen med at budgettere din egen tid på overskuelige og effektive måder.
Du er arbejdet værd
De fleste klienter anmoder ikke eksplicit om workflow-dokumentation. Det kan være nemt at få "freelancer tunnel vision", som er tvangen til ikke at gøre noget ud over, hvad kunden eksplicit efterspørger. Men at gøre noget ekstra arbejde for at finjustere din tidsplan kan hjælpe dig med at blive en mere effektiv freelancer. Og det er godt for alle.
