3 måder at organisere din jobsøgning på med Excel-regneark

At søge job på dagens marked er en ofte kompleks proces. Uden de passende organisatoriske strategier kan jagten på et job hurtigt blive et kompliceret rod. At samle tusindvis af jobresultater på tværs af flere websteder og e-maile hundredvis af CV'er kan hurtigt blive forvirrende.

At opretholde en organiseret jobsøgning er afgørende for jobsøgende, der ønsker at få en ny karrieremulighed. At organisere potentielle job baseret på kategori, skrabe internettet for at skabe en filtrerbar resultatliste og automatisere e-mails kan forenkle processen. Heldigvis kommer Excel med flere funktioner, der kan hjælpe med at styre din jagt og holde orden i dine programmer.

1. Organisering af job efter kategori i Excel

Hvis din jobjagt kræver, at du søger gennem mere end én type industri, er det bydende nødvendigt at holde dem sorteret efter kategori. At sende det forkerte CV til en åbning kan betyde, at du ikke får en samtale.

For hver stilling, du søger til, skal du tilføje den til en løbende liste i et Excel-regneark. Angiv stillingstitlen, virksomheden, jobkategorien og dit kontaktpunkt i virksomheden, hvis du har en.

Med stillingerne kategoriseret kan du gøre flere ting for at sikre, at du ikke laver fejl med yderligere ansøgninger. Når det kommer til at søge mere end én type job, skal du have et CV og følgebrev til hver.

Du kan enten præ-oprette dem og have kopier, der venter på at blive sendt ud, eller du kan brug Excels ERSTAT-funktion at generere dem automatisk.

Hvis du har flere kopier af dit CV og følgebrev, kan du gøre det nemt at få adgang til det rigtige på det rigtige tidspunkt. Et par indlejrede IF-funktioner eller en simpel SWITCH-funktion kan sikre, at du ikke udsender de forkerte kopier.

=KONTAKT(F2, "Netværk", ResumeList! A1, "Udvikling", ResumeList! A2, "Support", ResumeList! A3, "Generel IT", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

Ved at bruge en funktion som den ovenfor, kan du trække links til CV'er gemt på et andet ark. Excel gør det dog nemt at lave en enkelt skabelon og derefter bruge Excels SUBSTITUTE-funktion til at udføre det tunge løft.

Indlejring af flere SUBSTITUTE-funktioner i en enkelt formel giver dig mulighed for hurtigt og nemt at oprette formularkommunikation. Sammenkædning af flere ERSTATNINGS- og IF- eller SWITCH-betingelser kan omdanne en skabelon eller serie af skabeloner til introduktions- eller opfølgende e-mails.

Excel kan tage en række skabeloner som dem nedenfor og konvertere dem til en komplet, klar til at sende e-mail.

Ved hjælp af en hurtig funktion kan du kombinere hver af disse skabeloner til et enkelt, sammenhængende følgebrev.

Hver celle bruger et sæt simple erstatninger som den nedenfor fra G2 til at skabe teksten:

=SUTSTITUTER(Ark4!A1, "{ kontakt navn }", C2)

Her er kontaktnavnet for stillingen gemt i C2. Du kan også bruge betingelser til at blande forskellige skabeloner afhængigt af kategorien for hver position eller specifikke ord i rollens titel.

Formateringen i slutproduktet kan opnås ved hjælp af CHAR(10)-funktionen til at producere linjeskift. Du kan pakke alle afsnit i en CONCAT-funktion for at producere en færdig e-mail:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Ark4!A5, CHAR(10), Ark4!A6)

2. Brug af Excel til at analysere skrabet webdata

De fleste jobsider giver dig mulighed for at filtrere stillinger med nogle få grundlæggende muligheder, for eksempel baseret på titel, placering og færdigheder. Anvendelse af ekstra filtre til disse resultater kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af hver applikation.

Excels funktioner gør det nemt at anvende avanceret filtrering på en liste over potentielle jobresultater. Du kan automatisk fjerne ethvert job med en løn under en bestemt tærskel eller kun inkludere job, der kræver specifikke færdigheder. Excel giver dig mulighed for at anvende så mange filtre, som du vil, på et datasæt for at få de mest relevante resultater.

Den første ting, du skal bruge, er en liste over job fra de forskellige websteder, du forsøger at søge igennem. Den hurtigste måde at få denne liste på er at bruge en web-skrabende Google Chrome-udvidelse eller ansøgning. Der er masser af gode muligheder tilgængelige online, som er hurtige at sætte op og brugervenlige.

Hvis du leder efter en gratis mulighed, tilbyder Google Sheets en indbygget IMPORTXML-funktion, der kan bruges til at skrabe webdata.

Når du har trukket et datasæt ned, skal du importere det til Excel. Excel inkluderer en indbygget XML-importer, der kan gøre det nemt at trække store skrabet datasæt ind. Brug den importfunktion, der er gjort tilgængelig, efter du har gjort det låst op for denne skjulte udviklerfane på båndet.

Mens du importerer, bliver du bedt om at konfigurere dit nye datasæt. For de bedste resultater skal du prøve at normalisere dine data så meget som muligt under importen. Sørg for, at de samme data fra hvert websted ender i samme kolonne, helst med samme format.

Når dine data er fuldt importeret, kan du bruge Excels filterfunktion til hurtigt at sortere gennem din liste over kundeemner. Dette vil give dig finmasket kontrol over dine søgeresultater, så du kun kan søge til de mest relevante stillinger.

3. Send automatisk kommunikation fra Excel

På dagens arbejdsmarked er det umuligt at få et job uden at kunne sende hundredvis af e-mails. Det er vigtigt at kunne automatisere processen. Generering af formkommunikation er et godt første skridt. Din bedste mulighed er dog at sende e-mails direkte fra Excel.

Der er to forskellige måder at opnå dette på i Excel. Den mere komplekse måde er ved hjælp af VBA til at oprette en makro, der kan sende e-mails fra Excel. Den nemmeste måde at gøre dette på er dog at bruge Excels indbyggede HYPERLINK-funktion.

HYPERLINK giver brugerne mulighed for at oprette links, der åbner deres standard-mail-applikation og på forhånd udfylder en besked. Funktionen kan udfylde send-til-e-mailen, emnet, e-mailens brødtekst og om nødvendigt en CC for e-mailen.

Det er nemt at oprette et automatisk e-mail-link med en funktion som den nedenfor:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?emne=" & E2 & "&body=" & F2, "Send e-mail")

Funktionen vil oprette et link i Excel der, når du klikker på den, åbner din e-mail-klient med hele den e-mail, du skal sende, allerede udfyldt. Det eneste, du skal gøre, er at klikke på send-knappen.

Ved at bruge HYPERLINK-funktionen og den automatisk genererede korrespondance fra oven, kan du nemt sende massemails.

Excel er den ideelle måde at holde din jobjagt organiseret på

Excels værktøjer kan holde din jobjagt organiseret og øge chancerne for, at dine applikationer når de rigtige hænder. Fra hurtig tilpasning af formularkommunikation for hver stilling til automatisk udsendelse af e-mails, kan Excel nemt hjælpe med din jobsøgning.

Det kan holde dine ansøgninger organiseret og filtrere potentielle jobåbninger for at sikre, at du kun søger til de mest anvendelige stillinger med den mest målrettede version af dit CV.