Læsere som dig hjælper med at støtte MUO. Når du foretager et køb ved hjælp af links på vores websted, kan vi optjene en affiliate-kommission.
Forestil dig, at du skal sende en vigtig e-mail til en overordnet, en klient eller endda en ven. Du skriver det perfekte brev og trykker send, i den tro, at du vil få et svar inden deadline. Hvad ville du gøre, hvis e-mailen ikke blev leveret et par minutter før din deadline?
Situationen ovenfor beskriver kaosset af afviste e-mails. Denne artikel vil se på, hvad en e-mail-afvisning er, typerne af e-mail-afvisninger, årsagerne, og hvordan man håndterer dem.
Hvad er en afvist e-mail?
Når du send en e-mail der ikke leverer, kaldes det en e-mail-bounce. Normalt er der en e-mail-bounce-back-besked for at give dig besked. I de fleste tilfælde informerer de dig også om årsagen til e-mail-afvisningen.
Der er to typer e-mail-bounces – blødt bounce og hårdt bounce. Lad os undersøge, hvad de betyder.
Blødt Bounce
Bløde afvisninger er ikke-leverede e-mails på grund af midlertidige årsager. Årsager til bløde afvisninger er fyldte postkasser, inaktive postkasser, servere, der gennemgår nedetid, og e-mails, der er for store.
Disse typer af bounces er mindre alvorlige sammenlignet med hårde bounces. Ofte kræver de ikke nogen handling fra dig for at blive løst. De ordner sig automatisk, når problemet, der forårsagede det, er blevet løst.
Hårdt Bounce
Når en e-mail ikke leverer permanent, klassificeres den som en hård afvisning. Årsager til hårde afvisninger inkluderer en fejlstavet e-mail-adresse, et ikke-eksisterende e-mail-id og en nedbrudt server. Tænk på det som en "fladt nej" eller "straight up afvisning" type situation; din e-mail gik ikke igennem, og det vil den aldrig.
Mulige årsager til, at e-mails kan hoppe
Det første skridt til at tackle en afvist e-mail er at vide, hvad der forårsagede den. Her er nogle mulige årsager til, at en e-mail kan afvise:
1. Fejlstavede eller ikke-eksisterende e-mail-adresser
Nogle afviste e-mails er markeret som "ikke-eksisterende e-mail-adresse"; dette tyder på, at e-mailadressen ikke eksisterer. Ofte kan dette være forbundet med en stavefejl i e-mail-id'et, eller e-mailen kan være blevet slettet, hvis den tilhører en medarbejder, der har sagt op fra en organisation.
Det er også muligt e-mailadressen er en falsk, eller en tilfældigt genereret e-mail, der er oprettet af folk for at fjerne deres originale e-mail. I disse tilfælde vil du ikke være i stand til at sende en e-mail til adressen.
2. Serverproblemer
Nogle afviste e-mails kan være markeret som "uleverbare"; dette kan spores til e-mail-serveren på den modtagende e-mailadresse. Normalt er serveren overbelastet eller utilgængelig på grund af vedligeholdelse. Hvis du modtager denne meddelelse gentagne gange, kan e-mailserveren være lukket ned.
3. Fuld postkasse
E-mails fungerer med opbevaring; på samme måde som du ikke kan downloade nye applikationer fra din app store, når du mangler lagerplads, er det samme måde som din modtager ikke vil modtage dine e-mails med en fyldt postkasse.
Dette er ikke et stort problem, hvis modtageren aktivt bruger deres post, fordi de til sidst vil rydde op i deres postkasse for at gøre plads til nye.
4. Email størrelse
En anden grund til, at din e-mail muligvis hopper, er, at dens størrelse er for stor. Dette er almindeligt, når en e-mail har vedhæftede filer. For eksempel sender Gmail ikke e-mails med vedhæftede filer, der er større end 25 MB. De fleste populære e-mail-udbydere har også lignende grænser.
5. Blokeret konto
Hvis modtageren har blokeret dig fra at kontakte dem, vil alle dine e-mails til den e-mailadresse returneres, og du vil modtage en meddelelse om dette. Det kan de også have kraftige spamfiltre der blokerer e-mails, der kan virke mistænkelige.
6. Ferie/Auto-svar
Når folk tager på ferie, kan de godt lide at komme væk fra alt og alt og kun give adgang til en lille procentdel af mennesker. Normalt har de en separat linje eller e-mail, som de kan kontaktes med, mens de almindelige kontaktkanaler er i ferietilstand.
Hvis de forbliver i den tilstand, vil dine beskeder til den e-mail-adresse hoppe gentagne gange.
Sådan løser du en e-mail, der afviste
Det kan være frustrerende at erfare, at din e-mail hoppede, især når indholdet er tidsfølsomt eller vigtigt. Heldigvis behøver du ikke folde armene og se, når dette sker. Her er fire måder at løse og muligvis forhindre afviste e-mails på:
1. Dobbelt/tjek e-mail-id'er
En af de mest almindelige årsager til e-mail-afvisninger er et forkert stavet eller ikke-eksisterende e-mail-id. Det er god praksis at dobbelttjekke din modtagers e-mail-id, før du trykker på send. Når du er sikker på, at du har den rigtige adresse, eliminerer den automatisk dette som årsag til en e-mail-afvisning.
Det skader heller ikke at bekræfte, at du har den rigtige adresse fra ejeren, når du modtager den.
2. Opdater oplysninger
Hav for vane at opdatere dine kontaktoplysninger. Enkeltpersoners situation ændrer sig ofte, og dine kontakter kan miste adgangen til deres e-mailadresser eller skifte dem. Kontakt dine kontakter regelmæssigt for at sikre, at de oplysninger, du har med dig, er opdaterede. Dette vil reducere antallet af e-mail-afvisninger, du støder på.
3. Følg reglerne for forsendelse
Tidligere nævnte vi, at nogle e-mails ikke leverer, fordi deres størrelser er utrolig store. Gmail begrænser størrelsen af dine vedhæftede filer til 25 Mb, og andre e-mail-udbydere har lignende grænser. Sæt dig venligst ind i de forskellige regler, der styrer din e-mail-server.
Bemærk også, at der er flere metoder tilgængelige for dig e-mail store vedhæftede filer problemfrit.
4. Formater dine e-mails
Denne springer stort set alle os tankerne over, men det er vigtigt, at din mail ikke er skrevet som spam. Alle e-mail-servere har spamfiltre, der forhindrer deres brugere i at blive bombarderet med indhold, der ikke vedrører dem.
Du kan bruge onlineressourcer såsom tester.com og isnotspam.com til at gennemgå din e-mail for spamindhold.
5. Send e-mailen senere
I tilfælde af nedetid på en modtagerserver, bør du vente noget tid med at sende e-mailen igen, og hvis serveren er sikkerhedskopieret, vil du få leveret din e-mail. Hvis dette varer længere, skal du muligvis kontakte din modtagers e-mail-udbyders kontaktsupport for at informere dem om din situation.
Din e-mail-bounce er ikke verdens undergang
Selvom e-mail-afvisninger ikke altid er en årsag til alarm, kan de stadig være ret irriterende, når du udsender en vigtig e-mail, og den leverer ikke. Det kan endda få dig til at bekymre dig om, hvorvidt modtageren overhovedet har modtaget din besked - men ærgr dig ikke.
Du kan løse situationen uden at forårsage for meget angst med de rettelser, der er angivet i denne artikel. Der er også andre ting, du kan gøre for at spore e-mails.