Det er ingen hemmelighed, at jobsøgende har brug for kommunikationsevner. Faktisk er kommunikationsevner konsekvent en af de mest ønskede egenskaber, som ansættelsesledere leder efter hos jobkandidater. Hele ansættelsesprocessen kræver kommunikationsevner: at lave dit CV til at klare den jobsamtale, faktisk arbejde på jobbet og til sidst sige op (eller blive fyret).
Nu hvor fjernarbejde er stigende; kommunikationsevner er blevet endnu mere afgørende for karrieresucces. Hvis der kan opstå misforståelser i ansigt-til-ansigt møder, hvad mere, når det meste af interaktionen foregår online? Her er de bedste kommunikationsevner, du har brug for for at få succes med dit fjernjob.
1. Tage noter
At tage notater er en vigtig færdighed i den digitale verden, hvor vi er overbelastede med information. En artikel fra Pew Research Center om de negative virkninger af et digitalt liv citerer en respondent for at sige:
"En stor påvirkning (af det digitale liv) er det samlede fald i korttidshukommelsen, og... hvad var spørgsmålet?" - anonym respondent, Pew Research Center
At være hyperforbundet har gjort det vanskeligt at blive ved med at arbejde, hvilket udgør et problem for arbejdsgivere og fjernarbejdere. Som Ja siger, arbejdsgivere ønsker teammedlemmer, der kan fortolke instruktioner og effektivt formidle dette til andre. Du vil bestemt ikke være i stand til at gøre dette, hvis du er som den anonyme respondent.
Hvis du konstant oplever, at du glemmer dine opgaver, så brug note-apps. Der er en masse online værktøjer, du kan bruge, fra meget simple apps som Microsoft Sticky Notes til det mere komplicerede Obsidian (for sofistikerede note-tagere på steroider) til de populære Todoist, som indtager et sødt sted mellem de to første.
2. Lydhørhed
På den fysiske arbejdsplads er det nemt for folk at chatte med dig i dit sengebås eller i frokosttiden og få et svar med det samme. På den virtuelle arbejdsplads kan du nemt ignorere eller glemme at besvare e-mails, opkald eller chatbeskeder.
Hvis du ikke vil have, at folk tror, at du er sløv på jobbet, så gør dit bedste for at være lydhør (medmindre du er i en nødsituation eller på ferie). Du kan nemt miste dit teams eller klients tillid, hvis du undlader at svare på de vigtigste beskeder. Prøv disse bedste fremgangsmåder for at sikre, at du ikke går glip af vigtig kommunikation:
- Indstil en tidsplan for at tjekke beskeder i løbet af dagen (nogle foretrækker at gøre dette om eftermiddagen og reservere deres mest produktive timer om morgenen til dybt arbejde).
- Administrer notifikationer på dit smartwatch. Nogle smartwatches giver dig mulighed for midlertidigt at slå notifikationer fra, når du skal udføre fokuseret arbejde.
- Undgå dobbeltbooking og manglende vigtige aftaler med de bedste gratis online kalendere.
- Informer dit team om dine arbejdstider, hvis du arbejder i forskellige tidszoner eller har forskellige tidsplaner.
- Konfigurer en tilbagevendende ferie-autosvar i Gmail.
- Automatisk svar på tekstbeskeder på Android.
- Send automatiske tekstbeskeder på en iPhone.
Hvis du går glip af noget, så vær hurtig til at undskylde og rette op på det.
3. Præsentation online
At holde en online præsentation er meget anderledes end at give en personligt. Du bliver normalt nødt til at forberede dit eget tekniske udstyr, eller du bliver nødt til at koordinere med en anden person, der er et andet sted. Forbindelse med et publikum afhænger også af øjenkontakt, bevægelser og bevægelser, hvoraf meget går tabt online.
Når det er sagt, så sørg for at investere i godt udstyr og online værktøjer, så du lyder professionel og ser godt ud på et webcam. Øv dig med din præsentation – måske endda optag dig selv ved hjælp af Væv skærmoptager – indtil du er sikker på din tone, lydstyrke, dias og udseende.
Da dit publikum vil interagere med dine dias det meste af tiden, skal du undgå at bruge kedelige diaspræsentationer. Du kan downloade engagerende skabeloner på websteder som 24 Slides og Powerpointify. Eller du kan prøve Canvas præsentationer, som lader teams samarbejde om en præsentation, giver publikum mulighed for at stille spørgsmål og giver flere oplægsholdere mulighed for at styre dias.
4. At tage og give konstruktiv feedback
Det er sværere at finde ud af, hvad kunder og arbejdsgivere ønsker af dig uden ansigt-til-ansigt kontakt. Det er også mere udfordrende at rapportere om arbejdets fremskridt og forventninger i et fjernarbejdsmiljø. Du har ikke engang nonverbale signaler at satse på, og du kan ikke rigtig "fortolke" tone baseret på en e-mail.
Indstil din arbejdsproces til at inkludere et konstruktivt feedbacksystem, der giver dem i dit team en chance for ærligt at evaluere hinanden. Du kan gøre dette gennem:
- Feedback formularer: Foreslå at bruge en feedbackformular ved hjælp af redigerbare skabeloner fra Formstack eller 123FormBuilder.
- Øjeblikkelig udveksling af beskeder: Stil opklarende spørgsmål gennem din klients/chefs foretrukne instant messaging-kanal. Du kan spørge: "Så, baseret på din sidste e-mail, vil du have mig til at..." eller "Du nævnte, at jeg skulle...er dette korrekt?"
- E-mail: Lav og send en handlingsplan, når du modtager feedback, der beder dig om at forbedre dit arbejde.
5. Professionel skrivning
Meget af digital kommunikation foregår i øjeblikket skriftligt, især for teams, der har vendt ryggen til lange og uproduktive videomøder. Vi chatter, e-mailer og sender formelle dokumenter, som alle kræver, at vi skriver tydeligt.
Skrivefærdigheder kan ikke fuldt ud fange funktionerne i personlig kommunikation, men de kan effektivt informere, overtale, motivere eller gøre det komplekse, hvis det gøres godt. God skrivning kan også skabe intime rum og give indtryk af umiddelbarhed (hvis du kommunikerer rettidigt, altså).
For at øge din skriveevne, skal du altid redigere og korrekturlæse dit arbejde. Det er så nemt at installere en grammatikkontrol som Grammatisk eller Hemingway, og brug en online synonymordbog til at hjælpe dig med at oprette fejlfrie dokumenter. For at lære stil og stemme kan du downloade Kindle-bøger eller deltage de bedste online fællesskaber for forfattere.
6. Brug af forskellige kommunikationskanaler
Med så mange tilgængelige kommunikationsværktøjer i dag, er det vigtigt at kende de mest passende at bruge. Skal du sende en e-mail eller bruge instant messaging? Er Slack eller Microsoft Teams bedre? E-mail er typisk bedre til at sende detaljerede oplysninger, og nogle foretrækker Slacks brugeroplevelse, men dine arbejdsgivere og kunder tænker måske anderledes.
Den bedste måde at gøre dette på er at spørge, hvad de foretrækker. Mens andre måske ser Skype som gammeldags, foretrækker nogle kunder det stadig. Måske ville de endda vælge telefonopkald frem for videoopkald.
Så snart du kender deres foretrukne kommunikationskanal, så prøv selv disse kanaler. Læs ofte stillede spørgsmål og se online tutorials, hvis platformen virker kompliceret. Med lidt tålmodighed vil du være i stand til at mestre nye værktøjer og få mere selvtillid.
Dygtige kommunikatører gør bedre fjernarbejdere
Den dygtige formidler i dag bør lære at skrive effektivt, tage noter, være lydhør, holde en online præsentation, give og tage imod feedback og bruge forskellige kommunikationskanaler. De bør også kende de bedste digitale kommunikationsværktøjer at bruge, afhængigt af situationen eller arbejdsgiverens præferencer.
Mestre disse vigtige kommunikationsevner for at vinde din arbejdsgivers eller klients tillid og få succes med fjernarbejde. Søger du job eller håber du på at forbedre dine andre færdigheder til arbejde? Du vil måske lære om de færdigheder, du skal bruge for at få et job.
