Der er to måder at glemme en opgave på. Den første måde skriver du det ikke ned, men du husker til sidst på det nøjagtige forkerte tidspunkt. Den anden, opgaven efterlader dig helt, indtil nogen holder dig ansvarlig. Ingen af situationerne er sjove.
Derfor er det ideelt at parre din opgaveliste med et efterslæb. Det er også nyttigt, hvis du opbevarer det et tilgængeligt sted, f.eks. Google Sheets. Så hvordan opretter du en backlog og bruger den sammen med en opgaveliste i Google Sheets? Læs videre for at finde ud af det.
Hvad er en backlog, og hvorfor ville du bruge en?
Hvis du blot holder alt, hvad du skal gøre, på én løbeliste, vil du aldrig føle, at du får noget gjort. Ved at bruge et efterslæb kan du parkere alle dine gøremål, der ikke er en aktuel prioritet andre steder og sætte dit fulde fokus på din daglige liste. Selvom tilbageholdte opgaver stadig er vigtige, er de bare i venteposition indtil du er klar til at tackle dem.
For eksempel har du allerede en liste over ting, du arbejder igennem, og en kollega beder dig om at læse korrektur på deres præsentation. Du ville sætte det på din backlog, så du ikke glemmer din kollegas anmodning, og det er der for at minde dig om, når du skriver din næste liste.
At holde et efterslæb er ideelt, fordi det forhindrer opgaver i at falde mellem stativerne. Det hjælper dig også med at holde fokus på din nuværende liste frem for at dykke ned i nye projekter eller anmodninger, efterhånden som de dukker op. Når du skriver det ned, anerkender du, at du vil vende tilbage til det senere, så der er ingen grund til at bekymre sig om det nu.
Opbygning af en opgaveliste med backlog-sporing i Google Sheets
Du kan opbygge en simpel opgaveliste i Google Sheets ved at følge disse trin:
- Tilføj en titel til celle B: 1 af dit ark, og giv den øverste række lidt farve.
- Fremhæv 1-10 celler i den første kolonne på dit ark ved at klikke på dets overskrift – uanset hvor mange opgaver du typisk arbejder med dagligt.
- Gå til Indsæt i topmenuen.
- Vælg Afkrydsningsfelt.
Nu har du en simpel tjekliste.
Klik derefter på plustegnet (+) i nederste venstre hjørne for at oprette en ny fane og navngive den Efterslæb-og den med din nuværende liste At gøre hvis du ikke har endnu. På fanen Backlog skal du tilføje en titel og lidt farve til den øverste række.
Hvis du ikke er fan af at opbevare alle dine opgaver på ét generelt sted, kan du holde emner, der er specifikke for et projekt, eller endda adskilte ved at tilføje titler til flere kolonner. Nogle eksempler ville være et efterslæb i hjemmet, arbejdsefterslæb, renoveringsefterslæb, kreativt efterslæb osv.
En anden mulighed er at holde separate faner eller dokumenter til arbejde, skole eller hjemme. Det er virkelig det, der fungerer bedst for dig, men du vil sikre dig, at dine lister er tilgængelige, og at du bruger dem dagligt. For nogle kunne det være den ideelle tilgang at beholde en.
Når du har sat din øverste række op, er det tid til at tage en opgørelse over alt, hvad du skal gøre. Undgå at overtænke dette. Tilføj det til listen, hvis det er meningsfuldt og ikke noget, der kommer naturligt, som en daglig vane. Brug et øjeblik bagefter på at gennemgå emnerne på din liste.
Tjek, om der er opgaver, du muligvis kan slippe. For eksempel vil du gerne lære at male, men processen føles nu som en opgave. Slet den lektion fra dit efterslæb, eller hvis du virkelig ønsker at gøre det engang, opret en tredje Genbesøg fanen og flyt dem derover indtil videre. Der kan det ikke nage på dig, mens du arbejder med andre ting.
Sådan flytter du opgaver fra din backlog i Google Sheets
Når du skriver din daglige huskeliste, skal du starte med at overføre eventuelle ufærdige opgaver. Så tjek din backlog for varer, du vil prioritere den dag.
For at flytte dem fra det ene ark til det andet skal du klippe cellen og indsætte den på din daglige liste. Hvis du klipper det i stedet for at kopiere det over, slettes det fra din backlog. Du vil se, at cellen nu er tom, så du kan enten højreklikke for at slette den eller udfylde den med noget nyt.
For at hjælpe med at prioritere emnerne på dit efterslæb kan du oprette et rangeringssystem til at vurdere din opgaves sværhedsgrad, længde eller vigtighed. For eksempel kan du bruge tallene 1-3 i en anden kolonne ved siden af en opgave for at give dig selv et skøn over, hvor belastende en vare på din backlog er. På den måde undgår du at tildele dig selv for mange udfordrende opgaver på én gang.
For at tilføje noget farvekodning til dit rangeringssystem, kan du brug Betinget formatering, fundet under Format menu. Vælg med rangeringskolonnen valgt Tekst indeholder under Formater celler, hvis...,tilføj nummeret til feltet, og vælg en tilsvarende baggrundsfarve.
Tips til at holde en backlog i Google Sheets
- Undgå at tilføje daglige vaner til din opgaveliste og efterslæb. Det vil kun rode dem op og tilføje ekstra trin til processen.
- Tilføj opgaver, så snart du tænker på eller lærer om dem.
- Del større opgaver eller projekter op i mindre handlinger for at gøre dem mindre overvældende.
- Tjek ofte efter irrelevante eller forældede varer for at forhindre, at dit efterslæb bliver rodet.
- Sørg for at balancere din arbejdsbyrde, når du flytter genstande over. Undgå at fylde din dag med udfordrende og langvarige opgaver. Gå også efter nogle hurtige for at holde dit momentum oppe.
- Hvis du har brug for at omprioritere din daglige liste, skal du returnere ufuldstændige opgaver til din backlog.
- Hvis en vare forbliver på eller bliver ved med at vende tilbage til dit efterslæb, kan det være et tegn på, at det ikke er en prioritet, eller du skal sætte det øverst på din liste og bare få det af vejen.
- For at arkivere opgaver, du har fuldført, skal du oprette en ny Arkiv fanen, tilføj ugens datointerval til toppen af din kolonne, og klip og indsæt dine afkrydsede opgaver her, før du laver din nye liste. Ellers skal du slette dem.
- Del arbejdsbyrden med en anden ved at oprette en teambacklog. På den måde kan I løse opgaver sammen og samtidig undgå overlapning. Du behøver heller ikke fortælle dem, hvad der skal gøres og omvendt.
Forhindr opgaver i at falde mellem sprækkerne med et efterslæb i Google Sheets
Hvis du ofte har brug for påmindelser om opgaver eller glemmer dem helt, vil et efterslæb hjælpe dig med at holde styr på dem. Det vil også hjælpe dig med at prioritere din daglige huskeliste og beslutte, hvornår du skal aflaste mindre meningsfulde opgaver. Takket være Google Sheets er det nemt at komme i gang, og du kan få adgang til det på tværs af flere enheder.
