Du åbner sandsynligvis Outlook og bruger nogle af dets smarte funktioner som flag, kategorisering og arkivering på daglig basis. Selvom disse funktioner allerede gør det nemt at administrere dine e-mails, er der andre tilgængelige Outlook-værktøjer, der kan tage din e-mail-organisation til næste niveau.
I dette indlæg fortæller vi dig syv avancerede Outlook-tip og tricks, som du måske vil tjekke ud, næste gang du åbner din indbakke.
1. Besvar gentagne e-mails med hurtige dele
Oplever du, at du skriver det samme e-mail-indhold igen og igen? Sandsynligvis stiller dine arbejdskammerater det samme spørgsmål ofte, eller du kommer altid med den samme meddelelse hver måned. I så fald vil Quick Parts være din bedste ven.
En samling af genanvendelige stykker indhold, Quick Parts, er en af de bedste måder at booste din arbejdsgang i Outlook. Du kan få adgang til denne funktion fra Indsæt fanen hver gang du besvarer (eller opretter en ny) e-mail.
For at tilføje et nyt uddrag til Quick Parts skal du blot åbne en ny e-mail, skrive din besked eller sætning og fremhæve teksten. Gå derefter til
Indsæt > Hurtige dele > Gem markering i Quick Part Gallery. Du kan begynde at bruge dette uddrag, når du vil.2. Genbrug hyppige beskeder med e-mailskabelon
I lighed med Quick Parts hjælper e-mail-skabeloner i Outlook dig med at spare tid ved at genbruge tidligere komponerede meddelelser. Du behøver ikke længere at skrive den samme e-mail igen, da du blot skal trække din færdiglavede e-mail-skabelon frem. Dens fordel i forhold til Quick Parts er, at du også kan udfylde emnet og modtagerne, ikke kun kroppen.
For at oprette en e-mail-skabelon skal du blot oprette en ny e-mail og skrive din besked. Du kan vælge at lade modtagerne og emnelinjerne stå tomme. Gå derefter til Fil > Gem som. Gem e-mailen som en Outlook skabelon i standardmappen.
For at bruge skabelonen, klik på Nye varer fra din Hjem fanen. Vælg Flere elementer > Vælg formular, og ændre Kig ind felt til User skabeloner i filsystemet. Der kan du vælge en e-mailskabelon, du tidligere har oprettet.
3. Forenkle hyppige handlinger med hurtige trin
Hurtige trin er sendt fra himlen til folk, der konstant udfører den samme række af handlinger til e-mails, de modtager. Når du f.eks. får en presserende e-mail fra en kollega efter arbejdstid, markerer du dem, ændrer status til høj vigtighed og sender derefter et svar, der siger: "Jeg vender tilbage til dig i morgen."
Dette kan være for kedeligt, hvis du ikke kan lide at bruge mere end 30 sekunder på at behandle e-mails som disse. Så i stedet for at udføre ovenstående trin manuelt, kan du bare automatisere din handling med Quick Steps.
Du kan nemt finde denne funktion på Hjem fanen i din Outlook-app. Der er allerede standard hurtige trin tilgængelige her, såsom "Færdig", der markerer e-mailen som komplet, flytter den til en mappe og markerer den som læst. "Til Manager" der videresender e-mailen til din leder; og "Svar & Slet", der sender et svar og sletter den originale besked. Du kan dog også tilpasse din egen række af handlinger.
4. Opret regler for bedre e-mailhåndtering
Regler minder lidt om Quick Steps, da de også lader dig håndtere indgående (og udgående) e-mails på en bestemt måde. Regler kan for eksempel flytte e-mails fra John Doe til arkivmappen og markere dem som læst. Du kan også bruge Regler til automatisk CC eller BCC dig selv i Outlook.
Men i modsætning til Quick Steps, hvor du skal vælge et bestemt Quick Step, før det kan anvendes på en besked, er reglerne automatiske. Så snart du modtager en e-mail, der opfylder de betingelser, du har angivet i reglen, vil de handlinger, du har valgt, automatisk blive anvendt. Dette gør det meget mindre stressende at organisere din indbakke. Du kan oprette din egen regel ved at navigere til Hjem > Regel > Opret regel.
5. Send automatiske ikke-tilstedesvar, mens du er væk
Medmindre du er en super arbejdsnarkoman og har en frygt for at gå glip af noget, kan du sikkert ikke lide at tjekke dine e-mails, mens du er på ferie. Du bryder dig dog heller ikke om at lade dine arbejdskammerater og kunder blive hængende. Derfor er det vigtigt at indstille automatiske svar, indtil du er tilbage i arbejdstilstand.
Automatiske svar er præcis, hvad navnet antyder. Når det er slået til i en bestemt varighed, modtager personer, der sender dig en e-mail i løbet af denne tidsramme, automatisk et svar med den besked, du har skrevet i indstillingen Automatiske svar. For at oprette en skal du navigere til Fil > Info > Automatiske svar.
6. Sorter nemt gennem din indbakke med Clean Up
Det sidste, du ønsker at se efter at være kommet tilbage fra ferie, er en indbakke fuld af hundredvis af overflødige e-mails. Selvom du ikke kan forhindre dette i at ske, er der én måde, du kan gøre Outlook mindre distraherende: Oprydningsfunktionen.
Dette sletter overflødige beskeder fra e-mailtråde, så du kan læse færre beskeder, men stadig forstå hele samtalen. For eksempel modtog du og Claire en e-mail fra Louie. Claire svarede og inkluderede Louies originale besked i sit svar. Clean Up vil derefter slette Louies e-mail, fordi dens indhold allerede kan findes i Claires svar.
Hvis du er bekymret for, at denne funktion kan slette vigtige e-mails, kan du altid gå til mappen Slettede elementer, hvor de duplikerede beskeder flyttes. For at bruge Clean Up skal du gå til Hjem fanen og klik Ryd op i Slet afsnit.
7. Brug betinget formatering til at fremhæve vigtige meddelelser
Hvis du er en person, der modtager hundredvis af e-mails på en dag, er det nemt at miste overblikket over de vigtigste, som dem fra din chef eller din klient. Det er her betinget formatering kommer i spil.
Denne Outlook-funktion lader dig tilpasse bestemte e-mails, så de springer ud af din indbakke. For eksempel kan du oprette et betinget format for at ændre skrifttypen på din chefs e-mails til Comic Sans. Du kan også gøre det sådan, at alle beskeder med "Møde" i emnelinjen bliver en levende pink nuance. Du kan finde de betingede formateringsindstillinger i Vis > Vis indstillinger.
Vær en Microsoft Outlook Pro med disse tips og tricks
Disse syv avancerede tips og tricks ridser næsten ikke overfladen af Outlooks funktioner. Jo mere du bruger appen, jo mere vil du helt sikkert opdage nye og nyttige funktioner, der kan hjælpe med at superlade din e-mail-administration.