At være virtuel assistent kan være overvældende, især når du har et andet eller lignende sæt opgaver for flere klienter. Og da du fjernbetjener, er det nødvendigt at automatisere de fleste af dine aktiviteter ved hjælp af softwareværktøjer for at øge produktiviteten.
Denne artikel fremhæver 10 hæfteværktøjer og apps, som enhver virtuel assistent bør have i deres arsenal. Disse værktøjer vil strømline din arbejdsgang og berige din oplevelse som en spirende eller avanceret virtuel assistent. Men før vi afslører dem, lad os kort gennemgå konceptet med virtuel assistance.
1. Slap
At opretholde effektiv kommunikation med dine kunder er afgørende som en virtuel assistent, og Slack gør et godt stykke arbejde med det. Det er en af de bedste instant messaging platforme til eksterne teams der giver dig mulighed for at kommunikere i realtid med kunder og teammedlemmer, når du arbejder på et projekt.
Du kan skelne mellem projekter ved hjælp af "kanaler" og gøre dem tilgængelige for kun autoriserede personer. Desuden har Slack en opkaldsfunktion i appen og sjove brugerdefinerede emojis til mere afslappede samtaler. Du kan også dele forskellige filer med en eller flere personer, herunder lydoptagelser og billeder.
Hent: Slap til Windows | | Mac | iOS | Android (Gratis køb i app tilgængelig)
2. Google Workspace
Google Workspace, også kendt som G-Suite, er en samling af forskellige softwareværktøjer med forskellige funktioner og funktionsmåder. Du behøver dog kun omkring otte af disse værktøjer som en virtuel assistent. De omfatter:
- Google Docs: Du kan bruge dette til at oprette, redigere og formatere tekstdokumenter.
- Google Mail: Dette værktøj er fantastisk til messaging og e-mail marketing.
- Google Slides: Dette gratis værktøj imødekommer alle dine præsentationsbehov.
- Ark: Du kan bruge dette værktøj til dataindtastning og budgettering.
- Google Meet: Fantastisk til videokonferencer og til at holde kontakten med din kundekreds.
- Google Forms: Du kan bruge dette til at gennemføre undersøgelser og få svar i realtid.
- Google Drev: Dette er en af de billigste cloud storage udbydere til personlige og arbejdsrelaterede filer.
- Google Kalender: Hjælper dig med at planlægge og holde styr på projekter.
3. Calendly
Calendly er et planlægningsværktøj til styring af begivenheder. Det er dog ikke tilstrækkeligt som en selvstændig kalender. Du skal integrere en kalenderapplikation som Google Kalender eller iCloud-kalender i appen for at automatisere og strømline dine møder. Den har også forskellige tider, der er klar til brug: 15, 30 og 60 minutter.
Du kan planlægge et møde med forskellige datoer og tidspunkter, og dine gæster kan angive deres tilgængelighed i kalenderen. Ikke desto mindre kan gæster stadig vælge et præcist tilgængeligt tidspunkt, uanset tidspunkterne, men inden for det datointerval, du angiver.
Hent: Calendly for iOS | Android (Gratis køb i app tilgængelig)
4. Canva
I de fleste tilfælde vil en del af dit administrative ansvar som virtuel assistent omfatte grafisk design. Derfor ville det være bedst at have et designværktøj. Canva er din go-to app til alt design og infografik. Du kan bruge det til at designe bannere på sociale medier, flyers, karruselopslag, kort osv.
Vigtigst af alt, kan du lege med gratis Canva skrifttyper, skabeloner, billeder og elementer for at skabe fantastiske designs.
Hent: Canva til Windows | Mac | iOS | Android (Gratis køb i app tilgængelig)
5. Hootsuite
Hootsuite er en community cum social media management app, der giver dig mulighed for at overvåge og navigere forskellige sociale medie platforme fra ét sted i stedet for at åbne flere faner. Den er kompatibel med Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn og så videre.
Du kan oprette, redigere, formatere og planlægge indhold for hver platform, tjekke indsigt og effektivt administrere dine kunders publikum. Selvom den gratis version er fantastisk, giver pro-versionen dig adgang til mere omfattende funktioner, især hvis du har en krævende kundebase.
6. Asana
Asana giver dig mulighed for at samarbejde og administrere projekter problemfrit. Hvis du arbejder med et team, kan du tilføje medlemmer til din arbejdsplads på Asana, hvor du kan overvåge deres arbejdsgang. Du kan også integrere Google Kalender og Google Drev i dette værktøj, så du kan indstille påmindelser om opgaver og begivenheder.
Desuden giver Asana dig mulighed for at skelne mellem projekter eller specifikke oplysninger ved hjælp af farvekoder og tilføje vedhæftede filer, hvor det er nødvendigt. Du kan f.eks. bruge rød til at angive højprioriterede projekter, gul for igangværende projekter, blå for dem, der gennemgås, og grøn for afsluttede projekter.
Hent: Asana til iOS | Android | Mac (Gratis køb i app tilgængelig)
7. TimeDoctor
Tidsstyring er en topfærdighed, som enhver virtuel assistent bør besidde. Alligevel har du stadig brug for et værktøj til at hjælpe dig med at holde fokus, især hvis din løn er på timebasis. TimeDoctor lader dig spore dit arbejde og din fritid og se dine daglige præstationer. Det opretter rapporter om den tid, der er brugt på hvert projekt og hver opgave.
TimeDoctor hjælper dig også med at håndtere distraktioner. Det overvåger din varighed af web- og appbrug, når du arbejder. Og når du overskrider den fastsatte tid, giver den dig besked med pop. Den advarer dig også, når din pc forbliver inaktiv længere end din sædvanlige arbejdstid. Du kan dog manuelt redigere tidspunktet, når det er nødvendigt.
Hent: TimeDoctor for Google Play | Mac | Windows | Linux (Gratis køb i app tilgængelig)
8. MailChimp
MailChimp giver dig mulighed for at administrere og kommunikere med dine kunders målgrupper og kunder. Når dine kunder lancerer et nyt produkt eller en ny tjeneste, kan du bruge MailChimp til at introducere disse produkter til deres klientel eller målgruppe ved hjælp af nyhedsbreve eller annoncekampagner.
Værktøjet giver dig mulighed for at segmentere dine nyhedsbreve, sende massemails og analysere ydeevnen af hver annoncekampagne. Du kan også integrere andre værktøjer – som Shopify og Stripe – i platformen.
Hent: MailChimp til iOS | Android (Gratis køb i app tilgængelig)
9. Ontraport
Ontraport er en anden marketing- og CRM-platform, der hjælper dig med at koordinere dine kunders forretningsaktiviteter fra ét system. Med andre ord kan du bruge Ontraport til at introducere produkter til en kundes målgruppe og administrere kundeinteraktioner samtidigt.
Du kan importere og eksportere kontakter, oprette salgstragte og automatisere marketingkampagner til virksomhedsoptimering. Desuden er grænsefladen ikke intuitiv for begyndere. Ikke desto mindre kan du komme uden om det med lidt øvelse. Den er også tilgængelig som en webbaseret platform og mobilapplikation.
10. Grammatisk
Som virtuel assistent skal du altid være på toppen af dit indholdsspil, og brug af dette værktøj vil hjælpe dig med at opnå det. Grammarly er en bred web-baseret redigeringsplatform, der gennemgår tekstindhold for grammatiske fejl, ordlyd, stavemåder, tegnsætninger, plagiat og levering af høj kvalitet.
Platformen bruger kunstig intelligens til at sikre, at dit indhold er næsten fejlfrit og forståeligt. Du kan tjekke, om dit indhold er engagerende og den kategori af personer, det passer bedst til. Den gratis version er dog begrænset, og du bliver nødt til at tilmelde dig den betalte version for at udnytte alle de spændende funktioner.
Du kan også gemme dine dokumenter og vende tilbage til dem, når det er nødvendigt.
Hent: Grammatisk for iOS | Mac | Windows (Gratis køb i app tilgængelig)
Skil dig ud i din karriere som virtuel assistent
Virtuel assistance er en hurtigt voksende industri; derfor kan vi forvente et godt mætningsniveau i den nærmeste fremtid. Det er bydende nødvendigt at tilegne sig grundlæggende virtuelle assistentfærdigheder for at forblive relevant i branchen. Men at kombinere disse værktøjer, vi har listet med dit færdighedssæt, vil hjælpe dig med at skille dig ud i din karriere.
Endelig, hvis du er ny i branchen, skal du først lære at blive en virtuel assistent, før du begynder at lede efter værktøjer. At forbruge grundlæggende information om karrierevejen hjælper dig med ikke at misbruge disse værktøjer i det lange løb.
