Dataanalyse kan hjælpe dig med at forbedre dine processer med effektive rapporteringsmetoder. Men nogle gange har du brug for mere end blot tal i et regneark for at gøre din pointe. Så hvorfor ikke bruge datavisualiseringsværktøjer som interaktive dashboards?

De kan hjælpe med at rapportere kampagner, øge antallet af konverteringer, analyser og meget mere. I denne artikel gennemgår vi, hvordan du opretter et interaktivt dashboard med et eksempel, og vi giver også tips til at designe smukke dashboards i Excel.

1. Organiser dine kildedata og opret et layout

Et veldesignet dashboard er et kraftfuldt rapporteringsværktøj, der kan hjælpe dig med at visualisere og kommunikere dine data. Det første trin er at sikre, at dine data er fri for fejl og korrekt organiseret i rækker og kolonner med passende overskrifter.

Du kan bruge dashboards i enhver branche, men de er især nyttige inden for økonomi, salg og marketing.

Når du designer et dashboard, skal du huske, at det skal være nemt for slutbrugere at navigere. Det næste trin er at beslutte typen af ​​layout baseret på de oplysninger, der skal vises.

instagram viewer

For vores eksempel, lad os oprette et dashboard, der viser følgende oplysninger på ét ark:

  • Celler A3 - T5: Projektstatus
  • Celler A7-T16: Oversigt og projektøkonomi.
  • Celler A15-U25: Projektfremskridt og varmekort.

Opret et nyt Excel-regneark mærket "Dashboard". Det er her, du bygger dit dashboard op ved at tilføje elementer. Det er også en god idé at bruge tekststilarter og skrifttyper, der stemmer overens med din eller dit brands stemme, tone og personlighed.

2. Byg pivottabeller til at organisere dine data

EN pivottabel gør det nemt at organisere dine data i Excel i grupper. Du kan bruge værktøjet til at tælle, summere, gange værdier og udføre flere handlinger på tværs af disse grupper.

For at demonstrere, hvordan disse interaktive dashboards faktisk fungerer, opretter vi et interaktivt "Freelance Projects"-dashboard som et eksempel.

Du skal arrangere dine data i et tabelformat. For at gøre dette skal du bruge tastaturgenvejen CTRL + T og vælg dataene. Til dette formål vil vores kildedata se nogenlunde således ud:

  1. Når du er færdig, skal du åbne et nyt regneark og mærke det som Pivottabel.
  2. I regnearket opretter vi en pivottabel ved at gå til Indsæt mulighed på båndet. Vælg dataområdet for din tabel.
  3. Nu er det tid til at vælge felterne til din pivot-tabel.
  4. Følg vores eksempel ovenfor, vælg felterne—Opgave, ledernavn, projektstart- og slutdatoer, varighed, dage til afslutning, Fremskridt, etc. til dine rækkeetiketter.
  5. For kolonneetiketterne skal du tildele budgetterede og faktiske værdier
  6. Når dataene vises i dit regneark, skal du arrangere det samme i et tabelformat. For at gøre dette skal du gå til layoutsektionen i Design > Rapportlayout, og vælg Vis i tabelform fra rullemenuen.
  7. Opdel gruppering af data ved at højreklikke på datafelterne. Du skal også deaktivere subtotalerne. For at gøre det skal du gå over til Fanen Design > Subtotaler > Vis ikke subtotaler. Nu ville din pivottabel se sådan ud:
  8. For at vælge en pivottabelfarve skal du gå til Fanen Design > Pivottabelstile.
  9. Slå sammenklappelige overskrifter fra ved at gå til Pivottabel Analyse > Vis (yderst højre hjørne). Sluk for +/- knapper.
  10. Gå til for at organisere dine data yderligere Design > Rapportlayout > Gentag alle vareetiketter.

3. Anvend passende formler

Det er afgørende at sikre, at du bruger de korrekte formler, ellers vil dine data være unøjagtige og vildledende.

For vores eksempel, lad os starte med at tælle antallet af projekter på tværs af forskellige kategorier – påbegyndt, igangværende arbejde eller afsluttet. For at gøre dette skal vi bruge COUNTIF og COUNTIFS funktioner.

  1. Opret en ny "Beregninger" regneark til at arbejde med formler og diagrammer, mens du bygger dit dashboard.
  2. Indtast status for projekter ("Igangværende arbejde", "Resterende aktive projekter", "Afsluttet før forfaldsdato" og "Udført") i på hinanden følgende rækker, som vist nedenfor.
  3. Vælg derefter Fremskridt (%) kolonne i din pivottabel. Det samlede antal opgaver ser ud til at være 32.
  4. Ved at bruge COUNTIF(S)-funktionen(S) kan du beregne antallet af projekter kategoriseret under underoverskrifterne som følger.
  5. Afhængigt af arten af ​​de projekter, du bruger filtre til, skal du sørge for at inkludere de relevante datakolonner i dit pivottabel-regneark – for aktive projekter giver det mening at bruge Fremskridt kolonnen, hvorimod for annullerede projekter, brug kolonnen Annulleret.

4. Brug visuelle elementer, diagrammer og grafer

Ved hjælp af de passende formler og visuel formatering kan du oprette meningsfulde diagrammer eller grafer, der hjælper dig med bedre at forstå dine data. Lad os i dette eksempel prøve at tilføje et diagram for afsluttede projekter; følg nedenstående trin:

  1. I dit beregningsark skal du se på celle B7 som vist ovenfor.
  2. For at plotte dit diagram, start med at vælge celler D7 og E7.
  3. Gå derefter til Indsæt > Alle diagrammer > Sunburst- eller Donut-diagram.
  4. Når diagrammet kommer frem, skal du klikke på plus (+) symbol til højre for at få adgang til formateringsmuligheder. Vælge Diagramelementer som du ønsker.
  5. Klik på forskellige dele af diagrammet for at få vist formateringsmuligheder som f.eks Formater dataserier, plotområde osv. Brug af disse; du kan nemt tilpasse farverne, titlerne, kanterne og andre attributter til dit diagram.
  6. Når dette er gjort, kan du kopiere og indsætte diagrammet på toppen af ​​dit dashboard og justere det i overensstemmelse hermed.

For de andre rækker skal du vælge de ønskede data i Beregninger ark og gentag processen ovenfor for andre diagrammer eller grafer, du ønsker at inkludere.

5. Tilføj interaktive indstillinger og faner

Du kan nemt tilføje elementer såsom varmekort, ikoner, udskæringsværktøjer og rullepaneler til dit dashboard for at gøre det mere interessant, informativt og engagerende for dit publikum. Lad os se nærmere på nogle af dem.

Indsæt skæremaskiner til interaktivitet

Slicere er korte faner, der giver dig mulighed for at filtrere dataene på dit dashboard i realtid. Sådan tilføjer du dem til dit dashboard:

  1. Vælg de celler, der indeholder dine data.
  2. Naviger til Indsæt fanen > Filtre > Slicer.
  3. Vælg den type slicer, du ønsker, fra rullemenuen, og klik derefter OKAY.
  4. For at justere dem vandret skal du klikke på Knapper sektion i en separat Slicer-fane. Du kan også lade dem være som de er, afhængigt af hvordan du vil have dit dashboard til at se ud.

Til vores dashboard tilføjer vi udsnitsværktøjer til overskrifterne—Ledere og Projekter. Sådan gør du:

  1. Vælg dataene i din Beregninger ark og vælg disse muligheder i rullemenuen.
  2. Dernæst skal du linke slicere til dine pivottabeller. For at gøre dette skal du højreklikke på udskæreren og klikke Rapportér forbindelser.
  3. I dialogboksen, der vises, skal du vælge alle pivottabeller og pivotdiagrammer og klikke OKAY.

Rullebjælker giver dig mulighed for at se opdaterede data, hvilket er nyttigt, hvis du ser på noget, der ændrer sig over tid.

  1. For at tilføje en rullepanel skal du gå til Udvikler fanen. Husk, at denne indstilling ikke er aktiveret som standard.
  2. For at aktivere fanen Udvikler skal du gå til Filer > Indstillinger > Tilpas bånd.
  3. Under Hoved fanen, tjek Udvikler boks.
  4. For at indsætte rullepanelet skal du gå til Fanen Udvikler > Indsæt > Formularkontrolelementer. Hold musen over indstillingerne og vælg Rullebar.
  5. Træk den og placer den i rækken eller kolonnen efter eget valg i dit Dashboard

Tilføj en hurtig (projekt) oversigtsfane

For at få et hurtigt overblik over projektdetaljer kan du importere dataene fra pivottabellen til dit dashboard. Vi bruger INDEX-funktionen, som vist nedenfor. Vores dataarray består af celler B8 til K40 i fanen Pivot Tabel.

For at hente data fra vores pivottabel, indtaster vi funktionen:

=INDEX('Pivottabeller'!$B$8:$K$40,'Pivottabeller'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Nu ser vores dashboard sådan her ud:

Anvend betinget formatering

Nu hvor vi har oprettet en hurtig projektoversigtsfane, vil du måske fremhæve projektopdateringsprocenter. Du kan sagtens brug betinget formatering til at anvende farveskalaer eller databjælker for at gøre dette. Dette giver dig mulighed for med et øjeblik at se, hvilke projekter der er afsluttet, og hvilke der har brug for mere arbejde.

Her har vi brugt en trefarvet skala til at fremhæve fremskridtene for individuelle projekter, som vist nedenfor:

Tilføj Heatmaps for at se værdier mellem datoer

Heatmaps er visualiseringsværktøjer, der kan være nyttige til at fremhæve mønstre i dine data. For eksempel kan du bruge et varmekort til at vise antallet af gange, besøgende har klikket på forskellige dele af din webside.

Først skal du oprette en tabel med de data, du ønsker at se kortlagt. I vores eksempel har vi beregnet projektantallet mellem to datoer ved hjælp af COUNTIFS-funktionen, som vist nedenfor.

Du kan bruge betinget formatering til at anvende regler på forskellige dele af din tabel. Det færdige dashboard ville se sådan ud:

Interaktive Excel-dashboards: Analyser og kommuniker nøglemålinger

Excel-dashboards er en fantastisk måde at visualisere data på, og vi håber, at denne guide kan hjælpe dig med at oprette et specifikt til dine behov. Interaktive og dynamiske, disse nyttige værktøjer kan hjælpe beslutningstagere med en hurtig og nem analyse af relevante data.

Med blot et strejf eller to kreativitet kan Excel-regneark gå langt ud over normen, og du kan skabe noget virkelig engagerende og præsentabelt.