Hvis dine opgaver hober sig op, mens deadline nærmer sig, og du føler dig overvældet, styrer du muligvis ikke din tid effektivt.
De fleste af os laver grufulde tidsstyringsfejl, der ikke kun koster os vores dyrebare timer, men også resulterer i øget angst, stress og en afsporende balance mellem arbejde og privatliv.
Lad os se på nogle af de mest almindelige tidsstyringsfejl, og hvordan man undgår dem for at øge vores produktivitet:
1. Sætter ikke mål
At arbejde formålsløst uden et mål for øje kan resultere i manglende motivation og produktivitet. Du giver let efter for distraktioner og styrer ikke din tid godt.
Hvordan undgår man det?
At sætte mål og forpligte sig til dem giver dig retning og motiverer dig til at udføre dine opgaver. Du bliver mere fokuseret og styrer din tid og dine ressourcer bedre for at nå dine mål.
Men husk, ikke alle mål er lige. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) mål fungerer bedre end uspecifikke mål. Flere undersøgelser understøtter påstanden. En sådan
undersøgelse udført i banksektoren i Cape Coast Metropolis fandt ud af, at det at sætte specifikke og udfordrende (men alligevel opnåelige) mål hjalp med at øge medarbejdernes præstationer.Så i stedet for at have "at fuldføre min første roman" som dit mål, så brug dens SMART-variant, dvs. "at fuldføre mindst ét kapitel af min første roman hver måned". Sidstnævnte er mere specifik, udfordrer dig og sætter en tidsgrænse for dit mål.
2. Ikke prioritering
Hvis du ikke har en huskeliste til at hjælpe dig med at holde styr på opgaverne, vil du finde dig selv i at hoppe på dem tilfældigt. I slutningen af dagen vil du stadig have en masse uløste opgaver og frustration. Det er ikke, at der ikke er tid nok, men det faktum, at du ikke forvalter din tid godt.
Hvordan undgår man det?
At have en to-do-liste hjælper dig med at prioritere dine opgaver og styre din tid godt ved at tildele tid på baggrund af vigtigheden og det haster med dine opgaver. Sådan gør du:
- Find en app til at liste og prioritere dine opgaver der passer til dine behov.
- Skriv alle de opgaver, du skal udføre på en dag eller uge, ned på din huskeliste.
- Rangér dem på grundlag af deres vigtighed og haster ved hjælp af et rangordningssystem.
- Placer de vigtigste og mest presserende opgaver øverst, mens de mindst vigtige og presserende opgaver forbliver i bunden.
- Start med de vigtigste og mest presserende opgaver og flyt ned på listen.
3. Ikke sporingstid
Hvis du starter et projekt uden at vurdere, hvor meget tid det vil tage, er det muligt at tage mere tid end nødvendigt. Eller du kan blive overmodig og fylde mere, end du klarer, uden at have tid nok til at gennemføre det. Med mindre tid på dine hænder vil du ikke kun være ude af stand til at overholde deadlines, men det producerede arbejde vil sandsynligvis være undermål.
Hvordan undgår man det?
Evaluer altid, hvor meget tid et bestemt projekt skal tage, og stræb efter at fuldføre projektet inden for den tidsramme (sørg for at give dig selv ekstra tid til korte pauser). Du burde bruge en tidsregistreringsapp til at spore, hvor meget tid du bruger på et projekt eller opgave.
Når du ved, hvor meget tid (i gennemsnit) en bestemt opgave tager, kan du planlægge dine opgaver mere effektivt. Gør dette nok gange, og du får et detaljeret logark over den tid, du har brugt på forskellige opgaver på en bestemt dag/uge/måned.
Når du har det, kan du finde ud af, hvilke tilbagevendende opgaver, der tager mest tid, og tænke på løsninger til at udføre dem mere effektivt eller automatisere dem for at spare mere tid. Internettet vrimler med gratis apps til tidsregistrering du kan bruge til at spore dine projekter for bedre tidsstyring.
4. Udsætter
Udsættelse er en kæmpe hindring for at arbejde, især når du skal udføre en svær eller kedelig opgave. Tilføj dertil en blanding af overbevisende distraktioner, f.eks. din smartphone, og du har fået dig selv den perfekte opskrift på udsættelse.
Du vil slappe af, give efter for distraktioner og spilde din tid, indtil deadline nærmer sig. Udsættere har altid kort tid, bagud i deres deadlines og har kun lidt eller ingen balance mellem arbejde og privatliv.
Hvordan undgår man det?
En god måde at undgå udsættelse er at dele et stort projekt op i mindre, mere overskuelige opgaver. Hvis du for eksempel skal skrive en artikel på 2000 ord, i stedet for at frygte at skrive hele artiklen, opdel det i underopgaver: disposition, introduktion, underoverskrift 1, underoverskrift 2, underoverskrift 3 og konklusion.
Tildel nu dig selv tidsintervaller for hver af disse mindre opgaver, og forpligt dig til dem. Du vil føle dig mere motiveret til at udføre disse mindre opgaver og mindre tilbøjelige til at udsætte. En anden god metode til at overvinde udsættelse er at bruge Pomodoro-teknikken. Pomodoro-teknikken følger et lignende koncept.
Sådan kan du bruge Pomodoro-teknikken:
- Opdel et projekt i mindre opgaver
- Få en timer og indstil den til 25 minutter
- Giv dig selv 25 minutter og arbejd på en enkelt delopgave
- Hold en 5 minutters pause, når timeren ringer (efter 25 minutter)
- Gennemfør fire 25-minutters cyklusser og tag derefter en halv times pause
5. Ineffektiv planlægning
Har du bemærket, at nogle dage ikke er lige så produktive som andre? Det skyldes, at vores energiniveau varierer i løbet af ugen. Ikke nok med det, forskellige mennesker har forskellige energiniveauer i løbet af dagen.
Hvis du ikke overvejer dine maksimale produktive timer, mens du planlægger, er der en chance for, at du kan finde dig selv med de vigtigste opgaver i vente, med lidt tid og energi tilbage.
Hvordan undgår man det?
Er du en natugle eller en tidlig fugl? Evaluer, hvordan du arbejder, og find ud af dine maksimale produktive timer. Når du kender de timer, du er mest produktiv, skal du planlægge dine projekter i overensstemmelse hermed.
Tildel dine mest produktive timer til de vigtigste (og intensive) opgaver, mens du holder færre vigtige (eller mindre intensive) opgaver, f.eks. besvarelse af e-mails eller oprettelse af møder, for de resterende arbejdstimer. Der er flere kalender-apps derude, som kan hjælpe dig med at planlægge effektivt; find den, der bedst opfylder dine behov.
6. At give efter for distraktioner
EN juni 2020 undersøgelse fra Statista afslørede, at 53,7 procent af folk, der arbejder hjemmefra, mente, at deres smartphone var den største årsag til distraktion. Hvor ofte har du fundet dig selv i arbejde, og pludselig begynder din telefon at summe? Du bliver distraheret og er nu tvunget til at tjekke din telefon.
Uanset om det er en e-mail fra en klient, en besked fra din kollega eller en tilfældig notifikation fra Facebook, Twitter eller Instagram; distraktioner kan koste dig en god del af din arbejdstid.
Hvordan undgår man det?
Det hele kommer ned til effektiv planlægning. Sæt tidsfrister for arbejde, tjek e-mails, fritid osv. Når det er tid til at arbejde, læg din telefon til side (i flytilstand), helst i et andet rum, og gå på arbejde.
Da den største kilde til distraktion nu er af vejen, bliver det meget mere sandsynligt og lettere at fokusere på dit arbejde. Da du sætter alt dit fokus og din opmærksomhed på en enkelt opgave, er det mindre sandsynligt, at du laver fejl og mere tilbøjelige til at få opgaven løst effektivt.
Hvad hvis det ikke har virket for dig at sætte din telefon i flytilstand? Hvad hvis dit sind vandrer mod sociale medier, og du er tvunget til at tage din telefon op for at tjekke e-mails eller scrolle gennem dit Facebook-feed direkte på din bærbare computer? Hvis det er dig, så prøv bruge Freedom-appen til at slippe af med distraktioner, overvinde tøven og opnå mere.
Slip dit fulde potentiale løs
Mens du fokuserer på, hvordan du administrerer din tid bedre, er det nemt at miste overblikket over, hvorfor du administrerer din tid i første omgang, altså for at få mere arbejde gjort.
Det er meningsløst at navigere i et væld af produktivitetsapps hver dag uden at få gjort mere arbejde. Find ud af, hvad der virker for dig, og hold dig til det uden at miste det større billede af syne. Men for at finde ud af, hvad der virker for dig, er det vigtigt at forstå dine behov for tidsstyring.
