Når du leder et projekt, er det vigtigt at sikre, at dit team er på samme side og arbejder effektivt. Det er dog lettere sagt end gjort. At fremme produktiviteten blandt teamet kan være lidt skræmmende. Heldigvis kan apps som Microsoft Lists gøre denne opgave mere overskuelig.
Microsoft Lists er en del af Microsoft 365-økosystemet. Mens det på overfladen lyder som en simpel to-do liste-app, giver den dig mulighed for at gøre meget mere end det takket være dens fleksible skabeloner. Vi tager et kig på, hvad der er muligt med denne app, og hvordan du kan bruge den til at øge din produktivitet.
1. Planlægning af indhold
Microsoft Lists giver dig mulighed for hurtigt og nemt at administrere indholdsudgivelse på tværs af flere platforme. Indholdsplanlæggeren er en af de mange skabeloner, der er tilgængelige i appen. Du kan planlægge indlæg til sociale medier, blogs eller websteder og endda spore ydelsen af disse indlæg.
Det ligner oprettelse af en indholdsplanlægning i Google Kalender, men du får her en færdig skabelon, der er nem at finjustere. Denne skabelon giver dig mulighed for at fokusere på at skabe indhold af høj kvalitet og strømline oprettelses-/distributionsprocessen ved at dele kalenderen med dit team. Listen giver dig også mulighed for at tildele projekter til forskellige teammedlemmer og lader dig holde styr på deadlines med lethed.
2. Sporing af arbejdsfremskridt
Det Work Progress Tracker skabelonen hjælper dig med at organisere og administrere dit arbejde og dine projekter. Det giver dig mulighed for at se alle dine opgaver og projekter på ét sted, så du kan prioritere og holde styr på, hvad der skal gøres.
Du kan tildele opgaver til dine teammedlemmer og tjekke deres fremskridt i realtid. Dette er også nyttigt for at bedømme, hvor lang tid en bestemt opgave normalt tager, så det kan du tage højde for til fremtidig planlægning. Appen gør det også nemt at kategorisere opgaver, sætte en prioritet og sætte en start-/forfaldsdato.
Nogle af disse funktioner ligner bedste opgavestyringsapps, og det er stor ros for, hvad der i bund og grund er en simpel regnearkslignende app på overfladen.
3. Sporingsproblemer
Uanset om du arbejder alene eller med et team, vil der opstå problemer og problemer på projekter. Dette kan omfatte softwarefejl, tekniske problemer, designrevisioner osv. Heldigvis kan du bruge Issue Tracker skabelon i Microsoft Lists for at håndtere eventuelle problemer, der opstår under et projekt.
Skabelonen indeholder detaljer om hvert problem, såsom dets prioritet, status og hvem der er ansvarlig for at løse det. Du kan bruge disse oplysninger til at sikre, at vigtige problemer bliver behandlet hurtigt, hvilket hjælper teams med at holde sig organiseret og på toppen af deres arbejde. Den fortæller dig endda, hvornår et problem blev rapporteret, så du kan vende tilbage til det til fremtidig reference.
4. Sporing af nye rekrutter
Hvis din del af jobbet indebærer ansættelse, interviews og indsættelse af nye rekrutter, er du udmærket klar over, hvor udmattende hele den prøvelse kan være. Det Rekrutteringssporer skabelonen i Microsoft Lists gør det nemt at styre processen med at ansætte nye rekrutter.
Du kan holde styr på hver enkelt kandidats detaljer, såsom jobtitel, interviewtid, rekrutterer og mere. Denne skabelon giver dig endda mulighed for at se hver kandidats LinkedIn-profil og genoptage direkte fra appen. Det gør det også nemt at overvåge hver enkelt ansøgers fremskridt gennem hele ansættelsesprocessen
5. Forbedring af arbejdsprocesser
Microsoft Lists hjælper også med at opbygge en effektiv arbejdsproces til produktive arbejdsgange. Dette gør det nemmere at styre dit arbejde. Dette værktøj hjælper dig med at identificere flaskehalse og ineffektivitet i din nuværende proces og finde måder at løse dem på.
Selvom der ikke er sat nogen skabelon specifikt til dette, er kombinationen af skabelonerne for arbejdsfremskridt, indholdsplanlægning og begivenhedsrejser praktisk. Du kan nemt finde ud af, hvilke opgaver der tager længere tid, så du kan finde ud af måder at strømline processen på i planlægningsfasen.
Hver liste giver dig også mulighed for at se, hvilke teammedlemmer der tager mere tid til at udføre en bestemt opgave, så du hurtigt kan løse produktivitets-/effektivitetsproblemer med teamet.
6. Sporing af udgifter
Pengestrømsstyring er afgørende for økonomisk succes, og det er vigtigt for enhver virksomhed at holde styr på dine udgifter. Heldigvis er der en skabelon til dette kaldet Udgiftssporing i Microsoft-lister. Det giver dig mulighed for at spore og kontrollere alle udgifter, din virksomhed har.
Du kan indtaste individuelle udgifter ved at indtaste beløb, dato og kategori for købet eller udgiften. Kategorisering forenkler denne skabelon en del, så du hurtigt kan sortere og administrere forskellige kategorier.
Det giver dig endda mulighed for at tilføje kvitteringer for at beregne dit cash flow månedligt eller årligt. Dette fungerer på samme måde som Notions budget tracker og hjælper med at styre projektbudgetter.
7. Håndtering af aktiver
Det Asset Manager skabelonen i appen giver dig mulighed for at holde styr på alle enheder i din organisation. Ved at bruge denne skabelon kan du nemt finde ud af, hvornår enheder er tjekket ind og returneret. Du kan tildele et aktivmærke til hvert produkt og nemt se status, model, serienummer og nuværende ejer af hver enhed.
Desuden kan du hurtigt tilføje et billede, købsdato, købspris og ordrenummer for hver enhed, der enten er tjekket ud eller tjekket ind i systemet. Du kan endda tilføje noter, der fortæller dig om enhedstilstanden for hvert aktiv.
Microsoft-lister: En stærkt undervurderet software til styring af dit arbejde
Du kan blive overrasket over, hvad der tilbydes med Microsoft Lists. Hvis du allerede abonnerer på Microsoft 365, bør det være en let sag for dig at bruge lister. Det kan også sammenlignes med andre produktivitetsapps, i betragtning af at skabelonerne er på niveau med nogle af de bedste Notion-skabeloner.
Det eneste, der mangler med Microsoft Lists, er at tage noter. Mens du kan oprette noter i appen, vil en ordentlig skabelon til at gøre dette til en af de bedste produktivitetsapps derude. Selv da er mængden af ting, du kan gøre med denne app, utrolig.