Kan du ikke vælge mellem papir- og digitale kalendere? Lær om fordele og ulemper ved begge dele, og vælg, hvilken løsning der passer dig bedst.
Uanset hvad din tidsplan ser ud, er det vigtigt at holde en pæn og effektiv kalender for at leve et organiseret liv. At have en tidsplan giver dig mindre at tænke på, reducerer overvældelse og hjælper dig med at fortolke den tid, du har i løbet af ugen.
Hvis du vil tage tidsstyring seriøst, er det vigtigt at vælge et system, der fungerer for dig. I nutidens teknologiske tidsalder kan det være et svært valg at vælge mellem at holde en digital kalender eller bruge pen og papir. Her er en guide til alt, hvad du behøver at vide om valg af papir- eller digitalkalender.
Papir vs. Digitale kalendere: Hvad er deres fordele og ulemper?
Der er mange vigtige ting at overveje, når du skal vælge, hvilken type kalender der passer bedst til dig. Du skal se på dine arbejdsvaner, hvor meget fritid du typisk har, og om din tidsplan er fleksibel eller følger en rutine. Lad os se på nogle af de vigtigste faktorer, du skal overveje, når du vælger mellem en papirkalender eller en digital kalender.
1. Effektivitet
Før du beslutter dig for, hvilken type kalender der passer dig bedst, er det vigtigt at overveje, hvorfor du bruger en i første omgang. En af de vigtigste fordele ved kalendere er, at de sætter dig i stand til at huske ting uden at skulle genoverveje, hvad der står på din tidsplan gentagne gange.
Hvis du ønsker at få en bedre forståelse af din tidsplan, er papirkalendere sandsynligvis din bedste mulighed. Ifølge forskning fra Universitetet i Tokyo, at tage noter på papir i stedet for digitale enheder har forbedret fordelene for din hukommelse.
At have en stærk bevidsthed om din kalender vil hjælpe dig forbedre dine tidsstyringsevner. Du får en klar idé om, hvor meget fritid du har og ved, hvad du skal sige "ja" og "nej" til. Med en bedre forståelse af din tidsplan får du et bredere perspektiv, der hjælper dig med at fortolke den tid, du har i løbet af ugen.
2. Lethed
En anden nøglefaktor at overveje, når du skal vælge mellem en papir- eller digitalkalender, er hvor let den er at bruge og vedligeholde. Når du opretter nye begivenheder, er der intet, der slår enkelheden ved at tilføje en ny opgave i din kalenderapp.
Google Kalender er en af flere kalenderapps, der inkluderer en Gentage fungere. Dette er nyttigt, hvis du, som mange, har en gentagelsesplan og vil spare besværet med manuelt at skrive de samme ting ud hver uge. Ved at bruge en digital kalender kan du også tilføje vigtige detaljer om begivenheder (såsom deres placering og tidsrammer) langt hurtigere end at skrive dem ned.
Hent: Google Kalender til Android | iOS (Gratis)
3. Tilgængelighed
Tilgængelighed er et stærkt træk ved digitale kalendere. Intet slår at have adgang til din tidsplan på enhver enhed, du bruger. Hvis du pendler eller har travlt, kan det være en prioritet at tjekke din kalender hurtigt. At kunne tilføje begivenheder hurtigt er også vigtigt, hvis du har en travl arbejdslivsstil.
Smartphones tjekker begge disse kasser som noget, du aldrig vil forlade huset uden. Det kan være ubelejligt at have en fysisk kalender og kuglepenne med overalt, hvilket gør digitale kalendere til en vinder med hensyn til tilgængelighed.
4. Præsentabilitet
Der er mange fordele ved at have en præsentabel kalender. En pænt organiseret kalender vil give dig det bedste og mest nøjagtige overblik over den kommende uge. Perception er nøglen, når det kommer til at se din tidsplan. Tiden stemmer ikke altid overens med, hvordan den ser ud. Det er derfor, præsentationen er vigtig.
Google Kalender tilbyder flere muligheder for at ændre din kalendervisning. Det Dag view er bedst til kortsigtet planlægning og til at se, hvordan den kommende dag ser ud. Det Tre dage view er en god mellemvejsmulighed for at få indsigt i de kommende dage. Du kan stryge til venstre eller højre for at skifte mellem dage eller trykke på en dags overskrift for at zoome ind på den.
En ret begrænset udsigt set i Google Kalender-alternativer er den månedlige visning. Dette kan se proppet ud, hvis du har flere begivenheder hver dag, især hvis du er på mobil. I stedet kan du vælge en stor vægkalender til at hænge i dit soveværelse.
5. Kreativitet
Denne faktor afhænger af, hvilken type person du er. Pen og papir tilbyder ubegrænset kreativitet, hvilket er ideelt, hvis du er en kreativ notatskriver. At gå digitalt er på den anden side bedst, hvis du er en rationel person og kan lide at holde tingene konsekvente.
Kalenderskabeloner på Canva er en god mulighed for kreativ digital planlægning. Skabeloner giver dig mulighed for at minimere din tidsplanlægning ved at tilbyde en ensartet tidsplan. Dette fjerner processen med at lave din egen struktur fra bunden.
Hvis du leder efter en meget tilpasset kalender, vil det passe dig bedst at vælge en papirkalender frem for en digital. På denne måde kan du oprette begivenheder i ethvert format, du ønsker. Du kan føle dig begrænset af de skabeloner, der er givet i kalenderapps - kun at have adgang til de detaljer, der er angivet i app (såsom dato, klokkeslæt og sted) kan være restriktive, hvis du ønsker at uddybe detaljerne om dine begivenheder.
Hent: Canva til Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)
Nogle bemærkelsesværdige fordele ved digitale kalendere
Uanset hvad dine tanker måtte være om digital vs. papirkalendere, er der uundgåeligt nogle ting, som digitale kalendere tilbyder, som papirkalendere ikke gør. Her er et par af dem:
1. Del dine kalendere med andre
Hvis du arbejder i en organisation, er det meget fordelagtigt at dele din kalender med andre medarbejdere. Calendly tilbyder en effektiv løsning til at dele din tidsplan med andre, tjekke din tilgængelighed og oprette delte begivenheder.
Du kan oprette en-til-en-begivenheder og være vært for gruppebegivenheder. Dette giver en problemfri kommunikationsmetode mellem dig og dit team.
Hent: Calendly for Android | iOS (Gratis, abonnementer tilgængelige)
2. Indstil påmindelser for begivenheder
Hvis du er glemsom, er det nogle gange ikke nok at have en tidsplan til at sikre, at du husker alt. Mange apps tilbyder et påmindelsesværktøj, der er nyttigt til mentalt at forberede sig til kommende begivenheder uden at skulle søge gennem din tidsplan.
For at oprette en begivenhedspåmindelse i Google Kalender, tryk på plus (+) ikon for at oprette en ny begivenhed. Rul derefter ned og tryk på overskriften mærket Tilføj meddelelse. Her kan du vælge en forudindstilling eller indstille en brugerdefineret påmindelse, som du kan modtage som en notifikation eller e-mail.
3. Brug kalendere med dine e-mails
En anden topfunktion ved digitale kalendere er e-mailintegration. E-mails er en integreret del af mange moderne arbejdspladser, så det er nemt at bruge e-mails sammen med din kalender.
Især hvis du er i en stor organisation, kan det være en stressende og overvældende opgave at administrere dine e-mails og kalender samtidigt. Planlægning af et møde i Microsoft Outlook er let at gøre og skærer tiden ud af at sende snesevis af direkte beskeder.
Hent: Microsoft Outlook til Android | iOS (Gratis, abonnement tilgængeligt)
Hvilken type kalender er den bedste for dig?
Hvis du værdsætter din tid, er din tidsplan en vital del af dit liv, så det er vigtigt at passe på, hvordan du griber planlægningen an. Overvej disse faktorer for at træffe de bedste tidsstyringsbeslutninger for dit arbejde, sociale og personlige liv.