7 Task Management Tips til at forbedre din produktivitet

Dine daglige opgaver er grundlaget for din succes, og repræsenterer de trinvise handlinger, der er nødvendige for at nå dine personlige og professionelle mål. Med andre ord er din tilsyneladende uendelige to-do-liste din køreplan for at vinde, så effektiv styring af disse opgaver er afgørende.

Selvom du måske skynder dig at bruge den bedste produktivitetsapp til at organisere dine daglige opgaver, hvilket ikke er et dårligt træk, er det mere bæredygtigt og effektivt at finpudse dine opgavestyringsevner i det lange løb. Denne artikel vil dække nogle opgavestyringstips til at forbedre din produktivitet.

1. Kend din kronotype

Er du en natugle eller en tidlig fugl? Har du nemmere ved at fokusere om morgenen eller sent om aftenen? Vi har alle en naturlig tilbøjelighed til at falde i søvn og være opmærksomme i bestemte perioder af dagen og natten. Og selv om populærkulturen ofte fejrer, at de tidlige opstandere er mere produktive, er virkeligheden, at én størrelse ikke passer til alle.

Det er derfor at kende din kronotype kan øge din produktivitet, da det giver dig mulighed for at planlægge dine opgaver, når du er mest produktiv. Derfor, skabe en personlig arbejdsplan baseret på din kronotype vil gøre det nemmere at holde styr på dine opgaver og nå den højeste ydeevne.

For eksempel, hvis du er en natteravn, bør du planlægge at tackle dine mest udfordrende opgaver i aften, hvor dine energiniveauer er højest, hvilket sætter dig i den bedste position til at fuldføre dine opgaver tid.

2. Opret din prioritetsliste

Nu hvor du ved, hvornår du er mest produktiv, er det tid til det prioriter opgaverne på dine to-do-lister ved hjælp af Eisenhower-matricen. Dette tidsstyringssystem hjælper dig med at prioritere opgaver ved at kategorisere dem i fire kvadranter: presserende og vigtig, ikke presserende, men vigtig, presserende, men uvigtig, og ikke presserende og uvigtig opgaver.

At organisere dine to-do-lister ud fra disse kategorier gør det nemmere at identificere, hvilke opgaver der skal prioriteres, og hvilke der kan delegeres eller udskydes. På denne måde kan du planlægge dine vigtigste og mest presserende opgaver, når du er mest produktiv, hvilket giver dig den bedste chance for at udføre dem til tiden.

For eksempel kan du som programmør planlægge dine kodningsopgaver til, hvornår du er mest opmærksom og svare på e-mails, når dit energiniveau er lavt.

3. "Spis den frø!"

Eating That Frog er det næste opgavestyringstip, der hjælper med at øge din produktivitet! Og nej, vi taler ikke om bogstavelige frøer! Brian Tracy populariserede denne sætning i sin bog af samme navn, og denne levende metafor beskriver, hvordan du tackler din mest udfordrende opgave først om morgenen.

Dette er en af ​​de bedste måder at overvinde udsættelse, da du ofte kan føle dig stresset eller overvældet, når du står over for din mest udfordrende opgave. Ved at spise den største frø først, vil den følelse af frygt blive til en følelse af præstation, booster din selvtillid og giver dig motivation og fremdrift til at magte gennem resten af ​​din opgaver.

Du kan bruge Eat That Frog-metoden ved hjælp af Todoist. Men selvom det tilrådes at tackle dine mest udfordrende opgaver om morgenen, kan din bedste tid være anderledes afhængigt af din kronotype, som vi allerede har diskuteret. Når det er sagt, kan du stadig bruge denne metode ved at planlægge dine mest udfordrende opgaver, når du er mest energisk og produktiv.

4. Brug Parkinsons lov til din fordel

Udsættelse er en af ​​de mest almindelige produktivitetsdræbere, de fleste mennesker kæmper med på et tidspunkt. En af hovedårsagerne til, at du ofte udsætter opgaver til sidste øjeblik, er, at der ikke er nogen følelse af, at det haster eller deadline. Det er fordi disse opgaver kan udvides til at udfylde den tid, du har til rådighed for dem – Parkinsons lov.

Den gode nyhed er, at du kan blive mere produktive ved at bruge Parkinsons lov til din fordel. Hvordan? For det første skal du altid nedbryde store eller komplekse projekter i mindre opgaver, så de virker mindre overvældende og nemmere at tackle.

Sæt derefter en streng deadline for hver opgave. Dette skaber en følelse af, at det haster, motiverer dig til at fuldføre opgaven inden deadline og reducerer udsættelse. Dette hack hjælper dig med at administrere dine opgaver mere effektivt og sikre, at du ikke kommer bagud på dine to-do-lister.

5. Øv Single-Tasking

Multitasking, eller mere præcist, kontekstskifte, er en af ​​de vaner, der virker effektive, men som faktisk er meget drænende og uproduktive. Selvom det overvældende antal opgaver på din to-do-liste kan gøre det fristende at prøve at udføre flere opgaver samtidigt, har du kun så meget fokus og energi, der kan bruges på en given opgave.

Dette øger din sandsynlighed for at begå fejl, hvilket fører til spildtid og kræfter. På den anden side, at mestre single-tasking vil forbedre din produktivitet, så du kan hellige din fulde opmærksomhed til en opgave, indtil den er færdig. Dette minimerer distraktioner, hjælper dig med at holde fokus og giver dig mulighed for at gøre dit bedste arbejde.

En af de bedste måder at øve single-tasking på er at sætte en fast tidsgrænse for at fokusere på en opgave og derefter tage en pause. Denne tidsstyringsteknik kaldes Pomodoro-metoden, og det er en effektiv måde at få mest muligt ud af din tid.

6. Automatiser banale opgaver

Så hvad sker der med de opgaver af lav værdi, der ikke kom til toppen af ​​din prioritetsliste? Tænk på opgaver som at planlægge møder eller tage referater under konferenceopkald – vi vil vædde på, at du stadig skal udføre dem, ikke?

Den bedste måde at styre disse opgaver på er at automatisere dem. Heldigvis er der flere apps, du kan bruge til at automatisere hverdagslige opgaver, såsom IFTTT eller Zapier. Dette vil frigøre tid og energi til mere værdifulde og tidsfølsomme opgaver og hjælpe dig med at blive mere produktiv.

7. Brug den rigtige opgavestyringssoftware

Det er alt i orden at udnytte alle de opgavestyringstips, der er nævnt ovenfor, men du kan stadig kæmpe for at forblive produktiv uden den rigtige software til at hjælpe dig med at administrere dine opgaver. I betragtning af de mange opgavestyringsværktøjer, der lover at gøre dig til et produktivitetskraftcenter fra den ene dag til den anden, kan det være skræmmende at vælge den rigtige løsning.

Så hvordan kan du vælg det rigtige online opgavestyringsværktøj? Den første ting at gøre er at vurdere dine behov. Dette afhænger af dit erhverv, arbejdsstil og præferencer, teamstørrelse og meget mere. At vurdere dine behov gør det meget nemmere at sammenligne forskellige opgavestyringsværktøjer for at finde den bedste løsning for dig.

Få mere gjort på kortere tid med disse tips

At forbedre dine færdigheder i opgavestyring er nøglen til at tage din produktivitet til det næste niveau. Uanset om du er projektleder eller studerende, vil brug af de rigtige opgavestyringsteknikker hjælpe dig med at opnå mere på kortere tid. Ved at inkorporere disse opgavestyringstips i din daglige rutine kan du sikre dig, at du markerer alle punkter på din huskeliste.