Læsere som dig hjælper med at støtte MUO. Når du foretager et køb ved hjælp af links på vores websted, kan vi optjene en affiliate-kommission. Læs mere.

Brug af Kanban-tavler til dine projekter er en fantastisk måde at strømline processen og øge produktiviteten. Uanset om du arbejder med et team eller går solo, repræsenterer Kanban-tavler visuelt dine fremskridt, hvilket gør det nemmere at administrere.

Denne artikel giver en trin-for-trin guide til at oprette og bruge et Kanban-kort i Excel.

Oprettelse af et efterslæb til dit Kanban-board

Lad os starte med at åbne en ny Excel-projektmappe. Når den er åbnet, finder du en fane med navnet Ark 1 nederst i arbejdsbogen. Dobbeltklik på fanen, og du får en Omdøb ark pop op. Omdøb arket til Efterslæb.

Vi vil bruge dette ark til at oprette en efterslæbstabel over alle de workflow-opgaver, der danner grundlaget for vores Kanban-tavle.

Følg nedenstående trin for at oprette en backlog:

  1. Vælg de første par celler i de to øverste rækker, og flet dem ved at klikke på Fusionere ikon placeret inde i værktøjslinjen.
    2. instagram viewer
  2. Skriv nu Efterslæb inde i de flettede celler for at give din tabel en titel.
  3. Juster skriftstørrelse, cellefarve og titeltekstjustering efter din smag.
  4. Da vi opretter et simpelt Kanban-kort, tilføjer vi to kolonner til vores backlog (under titlen): Opgavetitel og Opgavebeskrivelse. (For en mere detaljeret backlog skal du blot tilføje de påkrævede kolonner).
  5. For at tilføje grænser til tabellen skal du vælge 12 rækker (eller så mange som nødvendigt) under Opgavetitel kolonne. Gå til Grænser ikonet (ved siden af Fremhævet ikon), og klik på rullepilen. Vælg Udenfor grænser mulighed.
  6. Gør det samme for rækkerne under Opgavebeskrivelse kolonne.

Din backlog-tabel er klar. Alt du skal gøre nu er at fylde det op, og du burde have noget som dette:

Oprettelse af Kanban Board

Nu hvor vi har fået vores efterslæb, er det tid til at oprette Kanban-tavlen, vi vil bruge i vores Kanban-tavle. For det skal du klikke på plus underskrive nederst på arket for at oprette og åbne et nyt ark.

I det nye ark, lad os oprette et Kanban-bræt ved at følge trinene nedenfor:

  1. Opret brættets titel ved at flette de øverste celler og skrive titlen ind. Du kan justere skriftstørrelsen og cellefarven efter din smag.
  2. Da vi sigter på enkelhed her, tilføjer vi kun tre brætsektioner, dvs. At gøre, I gang, og Færdig. (Du kan tilføje flere sektioner, hvis din arbejdsgang har flere faser).
  3. Tilføj tykke kanter til Kanban-brætsektionerne ved hjælp af Grænser ikon.

Kanban-brættet er stort set klar, så vi går videre til at skabe kortene.

Oprettelse af Kanban-kort

Følg nedenstående trin for at oprette Kanban-kort:

  1. Højreklik på rækkeoverskriften og vælg Rækkehøjde.
  2. Et pop-up vindue åbnes, hvor du skal indtaste den ønskede højde; 25 i vores tilfælde.
  3. Tilsvarende skal du justere rækkehøjden på rækken under den til 50 og den derunder til 25.
  4. Du får et kort bestående af 3 celler med rækkehøjderne som følger: 25:50:25
  5. Vælg hver af de tre celler på Kanban-kortet, og tilføj grænser ved at gå til Grænser ikon og vælge Tykke udvendige grænser.
  6. Kopier det nyoprettede kort for at oprette så mange kort, som du vil.
  7. Du vil bemærke, at cellestørrelserne vil blive sat til standard. Så du bliver nødt til at justere cellestørrelserne én efter én.
  8. Tryk på for at gøre det hurtigere Ctrl og vælg alle de celler, der skal have en rækkehøjde på 25. Højreklik nu på en af ​​overskrifterne i de udvalgte rækker og juster rækkehøjden (som tidligere nævnt). Alle valgte rækker vil nu have en rækkehøjde på 25.
  9. Gentag den samme proces for alle de celler, der skal have en rækkehøjde på 50.
  10. Sæt en tyk kant rundt om området omkring kortene og fyld den med en baggrundsfarve for at gøre det æstetisk tiltalende.

Følg nedenstående trin for at linke dataene i vores backlog til Kanban-kortene:

Tilføjelse af opgavetitler til Kanban-kortene

For at få opgavetitlen på vores første opgave fra Efterslæb ark:

  1. Vælg den øverste celle (B5) af det første kort og skriv =.
  2. Gå til Efterslæb ark og vælg den første celle (C4) under Opgavetitel kolonne.
  3. Gå tilbage til Kanban Board-arket, og du vil se følgende formel: 
    =Backlog! C4
  4. Tryk og enter, og det returnerer dataene i cellen (C4) af Backlog-arket (dvs. Forskning i vores tilfælde).
  5. Kopier formlen =Backlog! C4 i de øverste celler på de resterende Kanban-kort, og skift cellenumrene for hvert kort. Så formlen ville være =Backlog! C5 (svarende til den anden opgavetitel) for det andet kort og =Backlog! C6 for den tredje opgavetitel og så videre. Kanban-kortene skal se ud som følger:

Brug af betinget formatering for at gøre kortene visuelt tiltalende

Du vil se, at de øverste celler på alle kortene nu returnerer værdierne af Opgavetitler kolonne fra Efterslæb ark. Men nogle få kort (i vores tilfælde de sidste to) returnerer 0 i deres øverste celler, fordi der ikke er nogen værdi i de tilsvarende celler i Efterslæb. For at gøre kortene visuelt tiltalende, gør vi det bruge betinget formatering i Excel til at formatere data og fjern 0s:

  1. Vælg alle de øverste celler på Kanban-kortene og gå til Betinget formatering > Indstil ny regel.
  2. I den Betinget formatering fanen, skal du vælge celleværdien lig med 0, ændre skrift farve til hvid, og klik Færdig.

Tilføjelse af opgavebeskrivelser til Kanban-kortene

Vi vil følge en lignende tilgang til at returnere opgavebeskrivelserne fra Efterslæb til de midterste celler på Kanban-kortene. Kun denne gang vil formlerne være det =Backlog! D4, =Backlog! D5, etc. Ligesom med opgavetitler er de sorte celler fra Efterslæb kommer tilbage 0, som du kan rette gennem betinget formatering, som allerede nævnt.

Et andet problem, du vil bemærke, når du tilføjer opgavebeskrivelser til Kanban-kortene, er, at teksten løber ud af cellerne. For at forhindre dette, vil vi ombryd tekst i Excel celler:

  1. Vælg alle de midterste celler på kortene.
  2. Klik på Indpakning ikonet (ved siden af Juster ikon) på værktøjslinjen.

Tilføjelse af sidste hånd

Selvom Kanban-kortene er klar (og knyttet til backlog), er her et par ekstra trin for at gøre dem endnu bedre:

  1. Brug den nederste celle på kortene til (manuelt) at tilføje den opgave, der er tildelt.
  2. Juster celledataene i midten af ​​cellen ved hjælp af Juster ikon.
  3. Fjern gitterlinjerne: Gå til værktøjslinjen, klik på Udsigt sektion, og fjern markeringen i feltet ved siden af Gitterlinjer at fjerne dem.

Oprettelse af bevægelige Kanban-kort

Hvis du har fulgt trinene indtil nu, bør du have din backlog af opgaver, Kanban-kort og Kanban-kort klar. Men du vil ikke nemt være i stand til at flytte disse kort over hele brættet. Følg nedenstående trin for at gøre Kanban-kortene flytbare:

  1. Kopier det Kanban-kort, du vil placere på brættet.
  2. Højreklik på brættet, hvor du vil placere kortet.
  3. Gå til Indsæt speciel og vælg Linket billede mulighed (som er den sidste mulighed under Andre indsætningsmuligheder).
  4. Følg samme procedure for andre Kanban-kort.

Maksimer din effektivitet ved at bruge Kanban-tavler

Nu hvor du har en grundlæggende struktur på dit Kanban-kort, er det op til dig at tilpasse det, så det passer til dine projektkrav. En god måde at maksimere potentialet i Kanban-teknikken er at kombinere den med en anden produktivitetsstrategi, såsom GTD-metoden.