Sådan bruger du ChatGPT til at skrive vanskelige e-mails på arbejdet

Vanskelige e-mails er uundgåelige på et tidspunkt i din karriere. Uanset om det er at sige nej til at påtage sig yderligere projekter eller bede om fri, kan det være angstfremkaldende at skrive mailen og så finde modet til at trykke send.

ChatGPT har været kendt for at hjælpe folk med at skrive følgebreve og CV'er, så du kan undre dig over, om det også kan hjælpe dig med at skrive vanskelige e-mails. Hvis du giver AI'en tilstrækkelig information, kan du få indhold til at bruge som grundlag for din e-mail. ChatGPT kan hjælpe dig med at fokusere på budskabet uden nogen af ​​de følelser, du oplever.

Trin 1: Åbn ChatGPT

Du er klar til at begynde, hvis du allerede har en konto hos ChatGPT. Hvis du er ny til ChatGPT, kan du oprette en konto ved hjælp af din e-mail eller Google-konto. Hvis du tilmelder dig en ny konto, bør du have din mobiltelefon i nærheden, da platformen sender dig en bekræftelseskode for at komme i gang.

Trin 2: Introducer dig selv og din rolle i organisationen

Før du beder ChatGPT om at skrive jobrelaterede e-mails, bør du præsentere dig selv, dit job og dit ansvar for platformen. ChatGPT vil bruge de oplysninger, du giver, til at lave de e-mails, det tilbyder.

Når du indsender din introduktion, vil platformen reagere og fortælle dig de vigtige oplysninger, den har fået fra din introduktion. Hvis det er første gang, du arbejder med platformen, vil du sætte pris på den positive feedback, den giver dig, når du præsenterer dig selv.

Her er et eksempel på en introduktion:

Her er ChatGPTs svar:

Trin 3: Bed ChatGPT om at skrive den e-mail, du ønsker

Når du har ladet ChatGPT kende dit job, og hvem du arbejder for, er den klar til at oprette de udfordrende e-mails, du har brug for hjælp til at skrive. Du vil blive glædeligt overrasket over, hvor hurtigt AI'en opretter e-mails, du kan arbejde med.

E-mail fra opsigelse

Uanset om du er spændt på næste fase i din karriere eller holder op, fordi du er træt af dine nuværende omstændigheder, kan det være svært at skrive en opsigelsesmail. Du ønsker ikke at brænde nogen broer, så du vil gerne tage afsted positivt.

Glem ikke, at du muligvis har brug for referencer i fremtiden, og du vil være sikker, når du giver navnene på personer, du har arbejdet med. Dit opsigelsesbrev er ikke tiden til at udtale sig om ledelse, feriepolitikker eller klage over dine kolleger; det handler om at give din arbejdsgiver besked.

Ovenfor kan du se et ChatGPT-genereret opsigelsesbrev, der siger farvel og fortæller ledelsen, at du vil arbejde sammen med dem for at gøre overgangen så glat som muligt. Vil du sige op fra dit job? Her er nogle økonomiske overvejelser at forberede sig på.

E-mail for at lade din vejleder vide, at du ikke kommer til at overholde deadline

Hvis du har svært ved at overholde en deadline, er det bedst at informere din supervisor eller leder så hurtigt som muligt. Når ledelsen er klar over, at du ikke er i stand til at overholde deadline, kan de muligvis foretage justeringer, der giver dig mulighed for at overholde deadline.

Når andre personer eller det næste trin afhænger af, at du overholder deadline, kan alt stoppe, indtil din opgave er fuldført. At lade de mennesker, der stoler på dig, vide, at du ikke kommer til at nå deadline før snarere end senere, kan hjælpe dig med at bevare forholdet til ledelsen og dit team.

E-mail for at anmode om nødorlov

Du føler dig allerede stresset over den situation, der forårsagede behovet for orlovsanmodningen, og fokus på at skrive en e-mail er det sidste du tænker på. For at håndtere din nødsituation skal du skrive en e-mail til din leder eller supervisor og anmode om orlov.

Selvom du allerede har drøftet orloven med din leder, skal du muligvis indsende noget skriftligt til vedkommende. Vær realistisk omkring, hvor meget tid du har brug for, og sæt rimelige forventninger til din arbejdsgiver om, hvornår du forventer at vende tilbage til arbejdet.

Da der er en sandsynlighed for, at dette er en anmodning i sidste øjeblik, vil du måske angive, hvordan du kan nås, hvis du planlægger at være ude af byen. Du kan også forsikre din leder eller supervisor om, at du vil tjekke dine e-mails og voicemails regelmæssigt for at holde styr på dit ansvar.

E-mail for at sige "Nej" til et projekt

Mens du måske ønsker at besvare en anmodning om at påtage sig et andet projekt med en “laver du sjov med mig?”, kan det være bedre, hvis du reagerer taktfuldt. Du bør sende e-mailen hurtigt, især hvis du har tendens til at sige ja til alt.

Hvis du venter for længe med at sende e-mailen, kan du finde grunde, der overbeviser dig til at sige ja, selv når din intuition fortæller dig, at det ikke er en god idé, og du allerede har en masse på tallerkenen. Du skal sikre dig, at e-mailen ikke kommer til at virke, som om du simpelthen ikke vil udføre arbejdet.

Rediger den e-mail, ChatGPT genererer, så den stemmer overens med organisationens politikker og passer til den person, der har fremsat anmodningen. En e-mail til din vejleder vil være mere formel end en e-mail til en kollega. Hvis du skal arbejde med dette, kan du være interesseret i at lære hvordan man siger "nej" på arbejdet høfligt.

E-mail for at få klarhed over organisatoriske prioriteter

Nogle gange kan vi blive overvældet af vores pligter og ikke vide, hvor vi skal starte. I stedet for at prøve at finde ud af det selvstændigt, er den mest produktive ting, du kan gøre, at spørge din leder eller supervisor, hvad de vil have dig til at fokusere på.

At bede om hjælp kan være skræmmende, da vi ikke ønsker at fremstå, som om vi ikke ved, hvad vi laver. Det er bedre at spørge lederskab end at antage. Du tænker måske, at noget burde være en prioritet, men det er måske ikke det, der er afgørende for organisationen.

I stedet for at spilde din tid på et projekt, der ikke er en prioritet for organisationen, er det bedst at søge bekræftelse. Har du brug for hjælp til at prioritere, kan du være interesseret i de bedste apps, du kan bruge til at prioritere opgaver på arbejdet.

Trin 4: Gennemgå og rediger de e-mails, ChatGPT opretter

Når ChatGPT opretter en e-mail ved hjælp af din prompt, bør du gennemgå den og foretage de nødvendige redigeringer. Nogle af de ting, der er nævnt i udkastet, gælder muligvis ikke for dig, og AI'en kan savne kritisk information, som du vil inkludere.

Trin 5: Send e-mailen

Dette er nok den mest udfordrende del af at skrive en vanskelig e-mail. Stop med at bekymre dig om reaktionen, og send den! Før du trykker på send, vil du måske lære fejl, der får en virksomheds-e-mail til at se uprofessionel ud.

Vanskelige e-mails skal sendes

At sende e-mails af negativ karakter kan være udfordrende, men de skal gøres. At undgå komplekse emner kan forårsage flere problemer, end det skaber. Selvom udarbejdelse af en vanskelig e-mail kan fremkalde angst, vil du føle dig bedre, når du trykker på send.

Din leder eller supervisor er måske ikke tilfreds med beskeden, men de vil sætte pris på, at du med tilstrækkelig varsel fortæller dem, hvad der sker. At håndtere konflikter er måske ikke din foretrukne ting at gøre, men det er vigtigt at håndtere det effektivt. Konflikthåndtering er en væsentlig færdighed at lære professionelt og personligt.