Hvorfor du har brug for en produktivitetsplan, og hvordan du opretter en

Hustle-kulturen får os alle til at tænke, at vi er nødt til at sætte vores sidste sekund i arbejdet, hvis vi vil nå vores økonomiske (eller selvforbedrings-) mål. Det er ikke kun skadeligt for vores mentale og fysiske sundhed, men det er også kontraproduktivt.

Når det eneste du tænker på er at "få mere gjort", savner du ofte effektivitet og nøjagtighed. Selvom du lægger flere timer, får du ikke gjort så meget arbejde. Det er fordi du ikke planlægger.

Vi er alle klar over vigtigheden af ​​at planlægge for ethvert projekts succes, men når det kommer til produktivitet, springer vi direkte ud i det uden megen omtanke. Det er netop derfor, vi ofte fejler vores produktivitetsmål.

Hvad er en produktivitetsplan, og hvorfor er det vigtigt at have en?

Selvom udtrykket "produktivitetsplan" er selvforklarende, er det vigtigt at give det en klar og kortfattet definition for at vide præcis, hvad udtrykket indebærer:

En produktivitetsplan skitserer dine mål (både kortsigtede og langsigtede) og planlægger dem strategisk i løbet af dine dage, uger eller måneder for at øge din produktivitet, mens du tager fat på vigtige hindringer produktivitet.

Har du nogensinde spekuleret på, hvorfor det ikke har været frugtbart at se YouTube-videoer om produktivitetshack sent om aftenen eller læse artikler om at forbedre din produktivitet? Det er ikke, fordi alle disse artikler og videoer giver de forkerte tips og strategier.

Vi har alle forskellige tankesæt, mål og problemer; hver af os har en forskellig arbejdsstil og kommer fra forskellige baggrunde. Disse internetartikler og videoer er generaliserede og omhandler ikke vores unikke sæt af problemer og hindringer for produktivitet.

Med en ordentlig produktivitetsplan til din rådighed, behøver du ikke at springe blindt fra den ene opgave til den næste. Du har en ordentlig køreplan for dagen (uge eller måned), hvilket gør dig mere fokuseret på dine mål og mindre tilbøjelige til at blive distraheret. Planlægning af produktivitet giver dig en følelse af kontrol, hvilket gør det mindre sandsynligt, at du føler dig overvældet eller stresset.

Sådan opretter du en produktivitetsplan

Produktivitetsplanlægning er ikke raketvidenskab. Alt hvad du behøver er at komme ind i den rigtige holdning, huske dine mål og gå ud med et åbent sind. Du skal smide alle produktivitetsdogmerne om at "vågne op kl. 4" eller "tage kolde brusere" ud af vinduet og se, hvad der virker for dig.

Da en produktivitetsplan er unik for dine mål, temperament og tankegang, er der ingen strenge retningslinjer for, hvordan man laver en. De følgende trin giver dog en fleksibel køreplan for processen, som du kan bruge:

1. Sæt SMART mål

Formålsløs gang bringer dig ingen vegne. At have en registrering af dine mål og opgaver gør det lettere at gå fra den ene opgave til den næste. Derfor er det vigtigt at sætte SMART-mål, da de hjælper dig med at spore fremskridt, forbedre motivationen og øge produktiviteten.

Når du har dine mål på papir, så tænk på alt, hvad du skal gøre for at nå dem. Dette kan omfatte opgaver om dit job eller forretningsmål, vaner til selvforbedring, personlige projekter eller daglige ansvar. Start med alt, der falder dig ind, uanset hvor trivielt det ser ud, og grupper dem under relevante mål.

2. Hold styr på tiden

Spor, hvordan du bruger din tid i løbet af dagen for at få en idé om din gennemsnitlige dag. Hvor mange produktive timer klarer du om dagen? Hvilke aktiviteter bruger det meste af din tid? Gør dette i et par dage, og du vil blive overrasket over, hvor meget tid der går til distraktioner eller trivielle aktiviteter, såsom at tjekke dine e-mails eller sociale medier.

Du kan bruge TimeCamp til at spore din computers tid automatisk. Alt du behøver er at registrere dig på deres hjemmeside og downloade computerappen, og den begynder at spore din tid.

3. Analyser din timeseddel og noter de udfordringer, du står over for i øjeblikket

Efter at have sporet din tid i et par dage, har du nok data til at få værdifuld indsigt. Hvis du har brugt TimeCamp, skal du få adgang til dens tidslog, og du vil have en detaljeret oversigt over dine dage.

Mens du analyserer din tidslog, skal du stille dig selv følgende spørgsmål:

• Hvor mange timer arbejder du om dagen?
• Hvor meget tid går der på sociale medier?
• Hvilke aktiviteter tager det meste af din tid?
• Hvor lang tid tog det for dig at udføre en bestemt opgave?

Besvarelse af disse spørgsmål vil hjælpe dig med at bemærke de forhindringer, der forhindrer dig i at blive mere produktiv. Når du kender problemerne, kan du begynde at tænke over deres løsninger.

Bortset fra de almindelige distraktioner såsom sociale medier, bør du notere andre, tilsyneladende irrelevante, ting, der kan forhindre dig i at blive mere produktiv. Spørge dig selv:

• Har du svært ved at arbejde sent om eftermiddagen?
• Føler du dig sløv det meste af tiden?
• Sover du ikke ordentligt?

Mens du noterer udfordringerne, bør du forblive tro mod dig selv. Prøv ikke at fortælle dig selv undskyldninger for din uproduktive adfærd.

4. Opret og følg en tidsplan

Brug indsigten fra din analyse til at lave en tidsplan, mens du overvejer dine mål. Selvom Google Kalender er fantastisk til planlægning, hvis det ikke virker, kan du overveje at bruge gratis Google Kalender-alternativer til at planlægge din dag.

Afhængigt af dine mål og maksimale produktivitetstimer kan du tildele passende daglige eller ugentlige timer til arbejde, fitness, fritid, familie eller personlige projekter. Der er intet rigtigt eller forkert; det hele afhænger af dine mål og personlige præferencer.

Hvis du for eksempel vil starte en ny virksomhed, bør du afsætte et par timer om ugen til at arbejde på din virksomhed. Men hvis dit mål er at få en god sommerbod, så reducer tiden brugt på din telefon og planlæg flere ugentlige træningspas.

Uanset hvad dine mål er, er det vigtigt at holde en realistisk tidsplan. Du ønsker ikke at planlægge hvert sidste sekund af dagen. Din tidsplan skal være fleksibel nok til at imødekomme pludselige planer. Og glem ikke at indarbejde velfortjente pauser. Målet er ikke at have travlt, men at øge produktiviteten.

5. Find din ideelle produktivitetsstrategi og hold dig til den

Produktivitet kommer ikke naturligt for de fleste af os. Brug af afprøvede metoder kan dog hjælpe med at gøre processen lettere. Her er et par produktivitetsstrategier, som du kan bruge i din tidsplan:

Ivy Lee-metoden

Ivy Lee-metoden er en enkel, men effektiv strategi at indarbejde i din tidsplan. Lav en liste over 6 opgaver, du skal udføre hver dag. Rangér dem i rækkefølge efter vigtighed og start med den vigtigste opgave. Målet er at afslutte én opgave ad gangen.

Når du er færdig med den første opgave, skal du gå videre til den næste og derefter den næste, indtil du er færdig med din liste. Hvis du ikke er i stand til at fuldføre alle seks opgaver, skal du blot flytte dem til næste dag.

Hvis du vil vide mere, er her en detaljeret vejledning om hvordan man bruger Ivy Lee-metoden til stressfri produktivitet.

Pareto-princippet

Pareto-princippet, også kendt som 80/20-reglen, er en berømt produktivitetsstrategi, der lægger vægt på at fokusere på de vigtigste opgaver. Ifølge Pareto-princippet giver 20 % af de (vigtigste) opgaver 80 % af resultaterne.

Brug 80/20-reglen til at prioritere dine opgaver, mens du fokuserer på de ønskede resultater. Identificer de nøgleopgaver, der vil give mest af disse resultater, og fokuser på at udføre disse opgaver først.

Pomodoro-teknikken

Øg din produktivitet med Pomodoro-metoden ved at fokusere på en enkelt opgave i 25 minutter og derefter holde en kort pause. Pomodoro-metoden er perfekt til at udføre store, skræmmende opgaver. Det bliver meget nemmere at begå og gennemføre, når du deler opgaven op i flere mindre opgaver (som du kan klare på 25 minutter).

6. Genanalyser din præstation og eksperiment

Planlægning af produktivitet er ikke en engangsting. Din første produktivitetsplan er måske ikke så detaljeret eller effektiv, som du håber. Derfor er det vigtigt at gennemgå dine ugentlige og månedlige fremskridt.

Se, hvor godt din produktivitetsplan fungerer. Identificer eventuelle forhindringer, du måske er gået glip af, og juster din plan for at løse dem. Hvis en bestemt strategi ikke giver resultater, prøv en anden og noter resultaterne.

Boost din produktivitet med en produktivitetsplan

Hvis tipsene om internetproduktivitet ikke virker, er det tid til at oprette en personlig produktivitetsplan. Din plan bør adressere alle de forhindringer, der har holdt dig fra at nå dit maksimale potentiale. Når du opretter planen, skal du sørge for at planlægge dine højprioriterede opgaver for at udnytte dine spidsbelastningstimer.

Selvom en produktivitetsplan helt sikkert vil hjælpe, er det vigtigt, at du følger den igennem. Det betyder at skabe et arbejdsmiljø fri for forstyrrelser, inklusive din telefon. Men hvis det er vigtigt at have din smartphone tæt på, bør du følge gode smartphone-vaner.