Microsoft Excels OFFSET-funktion er et yderst kraftfuldt og alsidigt værktøj. På grund af dens kompleksitet og antallet af lignende funktioner, bliver den desværre ofte underudnyttet.
Den relativt ligetil funktion kan spare Excel-forfattere for tid og frustration. Det forenkler at trække præcise datapunkter fra et velorganiseret masterdatasæt. Det giver også mulighed for enkel oprettelse af meget detaljerede rapporter, interaktive visualiseringer og komplekse dashboards.
1. Oprettelse af datasæt i variabel størrelse
En af de mest almindelige anvendelser af Excels OFFSET-funktion er indfangning af datasæt med variabel størrelse. Givet et stort datasæt, kan man ønske kun at se på en lille del af dataene på et givet tidspunkt.
For eksempel, givet en automatisk rapport over salgstotaler for medarbejdere dagligt, skal du muligvis trække totalerne for en given uge eller uger.
At skrive en anden SUM-funktion for hver total kunne være ganske let. En OFFSET-funktion kan dog være meget hurtigere af hensyn til brugervenlighed og genbrug.
Indtast først den dag i måneden, som vi gerne vil starte med i celle B6. Derefter indtaster vi, hvor mange dage vi vil køre rapporten ind i B7. Så kan vi bruge en simpel SUM-funktion og AVERAGE funktion for at få flere data om hver medarbejder over det valgte tidsrum:
=SUM(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=MIDDEL(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)Justering af startdatoen eller tidsrummet er lige så simpelt som at justere en enkelt celle, hvilket kan gøre det meget nemmere at trække datasæt med variabel størrelse.
2. Tillader generering af brugerdefinerede rapporter
Brug af metoder, der ligner dem ovenfor, gør det relativt nemt at udvikle en komplet rapport med variabel justering. Du kan få det første argument i OFFSET-funktionen til at henvise til et andet ark. Hvis du gør det, kan du holde din dataindtastning og rapportering adskilt.
Dette vil gøre det muligt at trække udvalgte dataudsnit fra et ark til et andet. Derudover giver det dig mulighed for kun at vise de oplysninger, der er relevante for din aktuelle rapport. Opsætning af en rapport, der viser daglige totaler ved hjælp af de samme data fra før, er ret simpelt. Du kan gøre dette uden at trække data for irrelevante dage.
Følgende offset-funktion placeret i celle B5 vil trække det antal dage, der er angivet i B2. Det starter i den uge, der er angivet i B1, og viser kun data for den relevante periode:
=OFFSET(Ark1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Det er muligt at begrænse indtastningerne i B1 og B2 og oprette dropdowns i Excel med antallet af tilgængelige uger ved hjælp af datavalidering.
3. Regneark paginering
OFFSET-funktionen kan også opnå simpel regnearkspaginering, en opgave der normalt forbindes med ved at bruge fanen Excel-udvikler. Dette kan gøre arbejdet med store datasæt enklere og langt mere effektivt.
Når man arbejder med et regneark med 30.000 rækker data, vil det være svært at se over hele datasættet på én gang. Oprettelse af en dropdown, der accepterer en række tal fra 1 til 300, giver os mulighed for hurtigt at opdele dataene i sider med 100 resultater hver.
OFFSET-funktionen vil altid have sit anker sat til den øverste venstre celle af dataene. Det andet argument er imidlertid den lodrette forskydning. Dette vil svare til det valgte sidetal minus én gange 100. Den vandrette offset, det tredje argument, kan sættes til 0.
Det fjerde argument er sat til 100, og det femte argument til antallet af kolonner i datasættet. Denne metode gør det nemt at opdele ekstremt store bidder af data i meget mere håndterbare stykker.
Her er et eksempel på et pagineret datasæt. Dataene omfatter 500 prøver af information registreret fra et sæt sensorer på det ene ark og en pagineret rapport på det andet.
Rapporten bruger datavalidering i celle B1 til at oprette en rullemenu med siderne i den. Følgende udtryk i celle A3 opretter rapportens brødtekst:
=OFFSET(Ark1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Udskæring af data til grafer
Vi kan tilføje en graf til den salgsrapport, vi oprettede, før vi brugte OFFSET-funktionen. Grafen kan trække variabel information baseret på de data, der er valgt i de to rullemenuer øverst på arket.
Når du ændrer værdierne øverst på arket, ændres grafen automatisk for at afspejle de valgte uger, hvilket giver en hurtig visuel reference til alle, der ser rapporten.
Kombination af diagrammer og grafer med offset-funktionen gør det meget nemmere at visualisere komplekse og skiftende data. Det giver også mulighed for generering af enkle dashboards i Excel.
5. Trækker oplysninger efter datoforskydninger
At søge efter specifikke oplysninger baseret på tidsstempler er ikke usædvanligt, når man taler om rapportdata eller data hentet fra automatiserede tidsprocesser. Når man overvejer en enkelt periode, er det ikke svært at bruge betingede funktioner såsom IF eller IFS til kun at trække de nødvendige data ned. Hvis du har brug for at trække data baseret på en række dage eller tidspunkter, er det for nemt at falde ind i en massiv indlejret betinget.
Ved at bruge en kombination af COUNTIF og OFFSET er det ret simpelt at trække data fra en række tidspunkter eller dage. Brug en enkelt celle til at repræsentere en startdag. Brug derefter en anden celle til at repræsentere længden af den tid, du vil trække fra.
I OFFSET-funktionen kan højden eller bredden, afhængigt af layoutet af dine data, indstilles til en værdi ved at bruge COUNTIF-funktionen i Excel. Dette giver dig mulighed for at bestemme, hvor mange poster der ligger inden for det anmodede område og kun trække de relaterede data.
I dette eksempel har vi et datasæt, der indeholder poster på tværs af flere år. Vi kan bruge datoen indtastet i celle B1 og følgende funktion til kun at trække indgange, der er sket efter denne dato:
=OFFSET(Ark1!U2, ANTALHVIS(Ark1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Ark1!V2:V501, " & B1), 1)Dette tilføjer betydelig nytte til en rapport, så du kan filtrere værdier, der kom før eller efter en bestemt dato. Hvis du i stedet bruger COUNTIFS-funktionen, kan du endda tilføje en slutdato, hvilket giver slutbrugeren mere variation.
6. Kombineret med COUNTIF
Ud over at udvide tidsintervaller, tjener COUNTIF-funktionen godt til at trække specifikke udsnit af alle typer velordnede data med Excels OFFSET-funktion. Det er muligt at indstille højde- og breddeargumenterne for OFFSET-funktionen ved hjælp af COUNTIF. Derudover kan du nemt ændre alle numeriske data med en justerbar værdi fra et sted på dit ark.
Hvis du havde en liste over transaktioner fra en dag sorteret efter mængden af transaktionerne, kunne du bruge denne teknik til at trække hver transaktion over et bestemt beløb. Dette kunne opnås ved hjælp af en simpel OFFSET-funktion som følgende:
=OFFSET(A2, ANTAL.HVIS(B2:B22, " & H3), 0, TÆL.HVIS(B2:B22, " & H3), 4)En af de vigtigste ting at være opmærksom på i denne funktion er det næstsidste argument, COUNTIF(B2:B22, "
En anden vigtig overvejelse for dem, der ønsker at bruge OFFSET på denne måde, er, at det kun vil fungere i tilfælde af, at de data, du arbejder med, er velordnet. Uordnede data vil ikke returnere de resultater, du leder efter. Heldigvis indeholder Excel også en række automatiske sorteringsværktøjer til at få dine data i orden.
Du kan bruge dette til at udføre handlinger fra variabelt opskæring af produkter baseret på pris til kun at trække operationer over et vist antal gange. Evnen til at kontrollere den nøjagtige mængde data, der trækkes, giver finkornet kontrol over den præcise stikprøve af data, du trækker fra dine regneark. Dette gør det muligt at oprette en række detaljerede, interaktive rapporter.
Dette er hvad OFFSET-funktionen faktisk er nyttig til
I sidste ende giver OFFSET-funktionen brugere mulighed for at trække information fra deres regneark med høj præcision. Dette sparer tid og giver brugerne mulighed for at udføre flere operationer med færre funktioner.
Det forenkler at trække de præcise data, du har brug for, uden at ty til indlejringsbetingelser. Det sparer også brugere tid og kræfter ved at oprette tilpassede rapporter, dashboards og mere i Excel.