Notion er blevet en fanfavorit til både professionelt og personligt brug, og det er der gode grunde til. Den leveres komplet med et utal af funktioner, der er nyttige til en række ting, lige fra at lave enkle huskelister til at holde styr på hundredvis af data.
Blandt disse smarte funktioner er den simple tabel- og tabeldatabase, som i det væsentlige viser data i tabelform. Selvom de ligner hinanden i udseende, er de faktisk en verden fra hinanden. Lad os gennemgå forskellene mellem disse værktøjer, og hvornår du kan bruge hver enkelt.
Hvad er en Notion Simple Tabel?
Den simple tabel i Notion er en grundlæggende måde at organisere data på i tabelform. Her arbejder du i det væsentlige med rækker og kolonner, ligesom du ville gøre med et simpelt regneark. Du kan omarrangere rækkerne og kolonnerne, tilføje nye, justere kolonnebredden og omdanne den første række/kolonne til en overskrift med fed tekst og en anden baggrundsfarve.
Hvis du synes, bordet ser for almindeligt ud til din smag, kan du også formatere teksten i cellerne ved hjælp af de tilgængelige muligheder (tekstfarve og baggrund, fed, kursiv, understregning, gennemstregning, kode og ligning). Du kan endda tilføje emojis og symboler i cellerne. Andre nyttige ting, du kan tilføje til en celle, omfatter et link til en side, dato, person og påmindelse.
Desværre er det ret meget, der er til simple tabeller. Du kan ikke sortere dataene på en meningsfuld måde eller indsætte formler i cellerne for at beregne indholdet af specifikke rækker eller kolonner. Der er heller ingen anden type data, du kan bruge i cellerne, såsom afkrydsningsfelter og procenter.
Men selvom der ikke er meget funktionalitet et simpelt bord tilbyder, er det stadig ret praktisk, især når alt hvad du virkelig ønsker at gøre er at vise statiske data på en mere organiseret måde.
Hvad er en Notion Table Database?
Tabeldatabasen i Notion ligner lidt en simpel tabel. Du har rækker og kolonner at placere dine data i, og du kan tilføje lige så mange rækker og kolonner, som du vil. Men i modsætning til simple tabeller kommer tabeldatabaser med mange flere funktioner.
For det første er en tabeldatabase fleksibel, når det kommer til dens indhold. Du er ikke begrænset til almindelig tekst, datoer, påmindelser, links til sider og personer. Du er meget fri til at tilføje andre egenskaber til en celle, såsom numre, afkrydsningsfelter, e-mails, URL'er, telefoner og endda filer.
Der er også mere avancerede egenskaber som formler, der beregner indholdet af specifikke celler, relationer der forbinder en database med en anden database, og roll-up, som er en mere avanceret form for beregning inden for database.
En tabeldatabase kan også ændre sin form. Hvis du føler, at dine data kunne arrangeres på en bedre måde end en tabel, kan du nemt ændre dem til en tavle, tidslinje, galleri, liste eller kalender. Tavlevisningen ligner en Kanban-tavle, da den organiserer dine data efter status.
Tidslinjevisningen ligner på den anden side et Gantt-diagram, der præsenterer opgaveplaner. Kalendervisningen viser også opgaveplaner, men i stedet for en tidslinje viser den en hel måned. Listen og galleriet er lige, hvad deres navne antyder: Listevisningen præsenterer dataene på en liste, mens gallerivisningen præsenterer dataene som et galleri af fotos.
Der er andre avancerede Notion-databasefunktioner du kan tjekke ud, såsom filtre, sortering og en linket database.
Hvornår skal man bruge en Notion Simple-tabel
En simpel tabel bruges bedst, når du arbejder med statiske data, der ikke kræver nogen særlig håndtering (f.eks. beregninger og relationer). Lad os sige, at du har brug for en pæn og organiseret præsentation af dine data uden de komplicerede knapper og værktøjer i en database. Simple tabeller kan fint gøre tricket.
De er også meget begyndervenlige. Hvis du er ny til Notion, vil du sandsynligvis føle dig intimideret af databasernes klokker og fløjter. I stedet for at overvælde dig selv med det ukendte Begrebsterminologier i databaser kan du bare skifte til simple tabeller og arbejde dig op til databaser.
Eksempler på brugstilfælde til Notion Simple tabeller
For at give dig en bedre idé om, hvor du kan bruge simple tabeller, er her et par eksempler:
- Lokale tildeling
- Klasse Skema
- Købmandsliste med mængder
- Brainstorming session
- Definition af begreber
- Sammenligning
- Klasserapport
- Revisionshistorik
Hvornår skal man bruge en idétabeldatabase
En tabeldatabase kan være praktisk i situationer, hvor du har brug for mere end blot grundlæggende datapræsentation. Da du vil bruge dataene i stedet for blot at vise dem, har du brug for flere funktioner til din rådighed. Det er her, tabeldatabaser kommer ind i billedet.
De er særligt nyttige til at fange information med gentagne, kategoriske komponenter. Et eksempel er en medarbejderkartotek, hvor du sandsynligvis vil indtaste de samme data for placering, rolle og afdeling mere end én gang. I stedet for at skulle skrive elementet igen og igen, kan du blot bruge egenskaben Vælg i tabeldatabasen.
Disse yderligere egenskaber kan også hjælpe dig med at forstå dataene bedre eller vise dem tydeligere. For eksempel kan du sortere medarbejdere efter placering eller filtrere dem efter rolle. Hvis du brugte en simpel tabel til dette, skulle du manuelt kontrollere placeringen og rollen og omarrangere dataene i overensstemmelse hermed.
Eksempler på brugstilfælde for Notion Table Database
Tabeldatabaser anbefales også til at styre projekter og opgaver, lave bullet journals og endda opbygning af simple CRM'er i Notion. Andre bemærkelsesværdige use cases for tabeldatabaser omfatter følgende:
- Depot
- Køreplan
- Budget tracker
- Kontakt manager
- Mødenotat
- Mål tracker
- Indholdskalender
- Rejseplanlægger
Bedre dataorganisering med Notions simple tabel og database
På trods af deres åbenlyse forskelle har simple tabeller og tabeldatabaser grundlæggende ét mål: at organisere data på en måde, der bedst kan forstås af brugeren eller læseren. Du vil støde på situationer, hvor en simpel tabel kan fungere fint, men der vil være tilfælde, især i et kontormiljø, hvor du har brug for tabeldatabaser.
Heldigvis for dig gør Notion det nemt at arbejde med begge dele, og det bedste er, at du nemt kan konvertere den ene til den anden (konvertere en simpel tabel til en tabeldatabase og omvendt). På denne måde behøver du ikke at bekymre dig om at starte med det forkerte værktøj, da du nemt kan forvandle det til det andet med blot et par klik.