Gør det hurtigt og effektivt at besvare dine Outlook-e-mails.

Outlook er en fantastisk e-mail-klient, uanset om du sender eller besvarer e-mails. Men når det kommer til svar, er der flere måder, hvorpå du kan tilpasse processen. I denne vejledning vil vi se på, hvordan du opretter en hurtig svarskabelon, ændrer udseendet af den originale besked og ændrer din svaradresse.

Mens vi bruger Outlook til Microsoft 365 i denne vejledning, fungerer disse instruktioner også for Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 og 2021. Lad os komme igang.

Sådan opretter du en hurtig svarskabelon i Outlook

Oplever du, at du konstant svarer på adskillige e-mails ord for ord? I stedet for at gentage det samme svar, kan du blot oprette en hurtig svarskabelon og svare med et enkelt klik. Du kan gøre dette ved at oprette et hurtigt trin for at automatisere denne kedelige opgave.

For mere information om hurtige trin, se venligst vores guide på oprettelse og brug af hurtige trin i Outlook.

Her er trinene til at oprette en hurtig svarskabelon i Outlook:

  1. Start Outlook, og sørg for, at du har Hjem fane valgt.
  2. Vælg den e-mail-konto, du vil oprette hurtigsvarskabelonen til. Hvis du har mere end én e-mailadresse i Outlook, skal du skrive en hurtig svarskabelon for hver enkelt.
  3. I den Hurtige trin gruppe, klik på Lav ny.
  4. Giv Quick Step et navn i Navn tekstboks - vi har navngivet vores Hurtigt svar.
  5. I den Handlinger sektionen skal du klikke på Vælg en handling dropdown og vælg Svar.
  6. Klik på Vis muligheder link direkte under rullemenuen for at afsløre flere felter.
  7. For at gøre denne vejledning hurtig og nem, kan du forlade hvert andet felt, som f.eks Til og Emne, som den er – enten vil Outlook automatisk udfylde den baseret på arten af ​​den originale e-mail, eller også vil standardindstillingerne blive anvendt. Indtast dog den besked, du vil sende ud i Tekst tekstboks.
  8. Klik Afslut.

Når du vil sende denne præcise besked til nogen, skal du blot åbne deres e-mail og trykke Hurtigt svar eller hvad du nu kaldte det i Hurtige handlinger gruppe. For flere måder at være mere produktiv ved at bruge denne e-mail-klient, læs venligst vores vejledning om bedste praksis til at booste din arbejdsgang i Outlook.

Sådan ændres udseendet af originale meddelelser i Outlook

Når du besvarer eller videresender en besked, kan du enten ekskludere den originale besked eller ændre, hvordan den ser ud for at gøre det mere tydeligt, hvor din besked slutter, og den originale begynder. Du kan også vedhæfte den originale e-mail, hvis du ikke vil have en rodet.

For at gøre det skal du følge instruktionerne nedenfor:

  1. Klik på i Outlook Fil i øverste venstre hjørne.
  2. Klik på i menuen til venstre Muligheder.
  3. Vælg Post i venstre rude.
  4. Rul ned til Svarer og videresender afsnittet, indtil du ser Når du svarer på en besked og Når du videresender en besked rullemenuer.
  5. Som standard vil rullemenuerne være indstillet til Inkluder original beskedtekst. Alligevel kan du udvide dem og vælge Medtag ikke original besked, Vedhæft original besked, Inkluder og indryk original meddelelse, eller Præfiks hver linje i den oprindelige meddelelse.

Her er, hvad disse andre muligheder gør:

  • Medtag ikke original besked: Send dit svar eller videresendte besked uden tekst fra den originale e-mail.
  • Vedhæft original besked: Inkluder tekst fra den originale e-mail som en vedhæftet fil.
  • Inkluder og indryk original meddelelse: Dette inkluderer tekst fra den originale e-mail, men den bliver indrykket til højre – det er som at trykke på tabulatortasten i hver linje i den originale meddelelse.
  • Præfiks hver linje i den oprindelige meddelelse: Dette er som at indrykke den originale besked. Men i stedet for at have et tomt mellemrum, vil der være et tegn til at angive, hvor hver linje i den originale e-mail starter.

Sådan ændres svar-til-adressen på din e-mail-adresse i Outlook

Ændring af svaradressen for en e-mail i Outlook betyder, at ethvert svar, der sendes til den valgte konto, vil blive omdirigeret til en anden.

Sådan gør du det:

  1. Klik på i Outlook Fil i øverste venstre hjørne.
  2. Klik på Bruger indstillinger for at udvide menuen, og vælg derefter Bruger indstillinger.
  3. I pop op-vinduet skal du klikke på den e-mailadresse, du vil redigere, og derefter klikke på Lave om (det er i menuen under fanerne). Du kan også bare dobbeltklikke på e-mailadressen.
  4. I tekstfeltet ved siden af Svar-til-adresse, indtast den e-mailadresse, du vil omdirigere e-mails til.
  5. Klik Næste at anvende ændringerne.

Få Outlooks svartilpasning til at fungere for dig

Ved at følge de enkle instruktioner ovenfor kan du nemt tilpasse svar i Outlook. Denne lille guide ridser knap i overfladen af ​​det tilpasningsniveau, som Microsoft har indbygget i sin e-mail-klient. Det er dog nok til at komme i gang med, hvordan du gør dine svar renere og mere effektive.