Hvis du er bekymret for, at dine e-mail-introduktioner virker svage, så fortvivl ikke - du er ikke alene. Selv dygtige forfattere bruger timer på at lave den perfekte intro. Alle ved, at de bør fange læserens opmærksomhed, men kun få formår at gøre det.
For at mestre e-mail-åbningslinjer skal du først studere, hvordan dårlige ser ud. Her er nogle skadelige, men ofte oversete fejl, du skal undgå, når du skriver professionelle e-mails.
1. Indtastning af emojis og for mange tegnsætningstegn
Emojis er blevet så almindelige, at selv ikke-teknologikyndige voksne bruger dem i daglige samtaler. Det er jo vanskeligt at udtrykke følelser gennem tekst. I stedet for præcist at beskrive nuancerne i nonverbal kommunikation, vil du finde det nemmere at klikke på digitale billeder. For en mere personlig følelse kan du endda lav tilpassede emojis ved hjælp af apps.
På trods af bekvemmeligheden ved humørikoner bør du ikke bruge dem i arbejdsmails. De ser uprofessionelle ud. Nogle læsere kan endda forbinde dig med irriterende marketingfolk, der starter e-mails med massive emojis.
Den samme regel gælder for for mange tegnsætningstegn. Mens flere udråbstegn og punktum angiver øgede følelser, kommer de nogle gange ud som spam. Brug dem kun sammen med nære venner og jævnaldrende. Ellers risikerer du at ligne lyssky marketingfolk, der overbruger "!!!" at skabe falsk uopsættelighed.
2. Brug af Sales-y Language
Aggressive e-mail-taktik virker sjældent længere. Modtagere lukker automatisk e-mails med salgs-y introduktioner, uanset meddelelsens hensigt. Når de først gør det, åbner de dem ikke igen. Nogle mennesker vil endda blokere afsenderen helt, hvis de ikke kender dem på et personligt plan.
For at undgå at få den samme behandling:
- Drop de påtrængende åbningslinjer for e-mail.
- Brug de første par sætninger til at fremhæve dit personlige brand i stedet for at pitche CTA'er.
- Få læserens tillid før noget andet. Uanset om du ønsker en lønforhøjelse fra din arbejdsgiver eller en aftale med et varmt forspring, skal du først etablere dig som en betroet person.
3. Tager for lang tid med introduktionen
Ironisk nok har folk en tendens til at overforklare, når de er tabt for ord. De kompenserer for usikkerhed ved at tumle og omdirigere læserne til tilknyttede, men ikke-essentielle elementer. Det er en naturlig reaktion. Hvis du er skødesløs, kan du finde på at skrive flere afsnit, før du når til kernen af dit budskab.
Selvom det tilsyneladende er nyttigt, afskrækker det læserne over-a. Digitale indfødte har typisk kort opmærksomhed - de vil ikke give dit budskab en chance, hvis det starter med en lang, kedelig introduktion. Hold din åbning ligetil. Nævn dine legitimationsoplysninger, del hvorfor du henvender dig til dem, og pirr derefter deres nysgerrighed med et smertepunkt.
Husk: Introer skal sætte tonen i din besked, ikke opsummere den. Prøv at skrive en informativ, opsigtsvækkende introduktion, der giver kontekst og tilskynder læserne til at engagere sig. Begræns dig også til to eller tre sætninger.
4. Introduktion til Too Much Jargon
Jargon refererer til tekniske ord, der bruges inden for specifikke fællesskaber. De formidler hurtigt komplekse begreber, som ellers ville kræve lange, overflødige forklaringer. Disse termer har ingen synonymer. Du vil stole mest på dem, når du diskuterer branchespecifikke spørgsmål med andre fagfolk.
Skønt det er vigtigt, føles jargoner også udelukkende. Du bør ikke skødesløst antage, at modtagerne vil forstå komplekse, tekniske ideer. Ellers kan du skræmme dem. Start altid e-mails med generelle sætninger og kortfattet sprog. Brug først jargon, når du har introduceret dig selv og etableret budskabets hensigt.
Pro tip: Undgå fagudtryk og jargon, når du skriver til folk uden for branchen. Hvis du skal uddybe alt for komplekse sager, uploade relevante ressourcer som store vedhæftede filer i stedet.
5. Handler over kendt
Kommunikation på arbejdspladsen kræver ikke altid en venlig, glad opførsel. Personlige historier, fyldsætninger og fnug vil forvirre din åbningslinje, hvis den tages ud af kontekst. Før du sætter tonen i din introduktion, skal du overveje dit niveau af nærhed til modtageren. Respekter deres faglige grænser.
Overflødige, formelle termer lyder upersonlige, men en edgy, upassende holdning kan virke stødende. Vær personlig uden at opføre dig alt for velkendt. Og hvis du er usikker på din tilgang, skal du spille det sikkert og læne dig mod en formel tone. Undgå sætninger, der kan misfortolkes. Indtag først en mindre formel holdning, når den anden part varmer op til dig.
6. Kaster om vittigheder og punchlines
Mange marketingfolk sværger til humoristiske e-mail-introduktioner. De hævder, at vittige bemærkninger bygger rapport og fanger læserens opmærksomhed. Sjove introer kan gøre dine e-mails mere engagerende, men risiciene opvejer fordelene. Jokes er svære at formidle via e-mail.
Selv et lethjertet ordspil kan blive til en stødende fornærmelse, hvis du bruger den forkerte tone, frasering og kontekst. Overvej kun at bruge vittigheder i afslappede samtaler med kolleger, som du kender på et personligt plan. Ellers skal du holde dine arbejdsmails professionelle.
7. Følger usædvanlige formater
De fleste e-mail-udbydere rummer de samme skrifttyper, størrelser og farver, som findes i tekstbehandlingsprogrammer. Du kan endda downloade nye fra gratis skrifttypewebsteder. Selvom skrifttyper udtrykker kreativitet, skal du omhyggeligt vælge dem, du bruger i professionelle beskeder. Ikke alle sætter pris på usædvanlige formater.
For at spille det sikkert skal du bruge standardstilen, når du skriver arbejdsmails. Skandaløse designs er ikke kun uprofessionelle, men de kompromitterer også læsbarheden. For eksempel vasker hvide baggrunde lyse farver ud, mens store skriftstørrelser afviger læserne fra den mindre tekst.
Der er mere professionelle måder at udtrykke kreativitet på. I stedet for at lege med skrifttyper, skal du vise dit talent ved opbygning af en hjemmeside fra bunden, uploade relevante aktiver, eller oprettelse af en skriveportefølje.
8. At lave aggressive advarsler
Markedsførere som dem på ovenstående billede starter deres e-mails med en klar deadline. Selvom det fanger opmærksomhed, er det også irriterende. Selv kommercielle banker og långivere præsenterer sig selv, før de går i gang. Hvis din besked åbner med en aggressiv advarsel, vil læserne afvise den som spam.
Udforsk andre måder, hvorpå du kan skabe uopsættelighed. I stedet for at lede med deadlines, som sjældent har indflydelse på købet, så læg vægt på værdien af dit tidsbegrænsede tilbud. Udsigter reagerer ikke godt på aggressive tilgange.
Men hvis du kunne undgå at tilføje deadlines til din åbningslinje, så gør det. Giv værdi, før du skaber uopsættelighed. At lukke en aftale uden at forklare dit forslag vil få dig til at se påtrængende og desperat ud. Gem dine CTA'er til sidst.
Start e-mails med en stærk, professionel åbning
Den "perfekte" åbningslinje eksisterer ikke. I stedet for at stole på skabeloner, skal du skabe unikke introduktioner, der stemmer overens med din meddelelsesintention og giver genlyd hos modtageren. Husk: Generiske, overbrugte introer giver aldrig resultater.
Mens din åbningslinje sætter tonen for din e-mail, skal du ikke bruge al din tid på det. Arbejdsmails består af flere dele. Du bør tjekke dit udkast for andre skødesløse fejl, f.eks. tomme emnelinjer, grammatiske fejl og manglende vedhæftede filer.
