Digitalt rod manifesterer sig på forskellige måder, herunder uorganiserede desktops, uåbnede e-mails, dårligt mærkede filer og indlæste indbakker. De stammer fra et rodet virtuelt liv.
Hvis du har tendens til at forsinke at organisere dine filer, er det tid til at ændre din dårlige vane. Det hæmmer produktiviteten. Her er flere måder, hvorpå digitalt rod bremser din arbejdsgang, forårsager unødvendig stress og distraherer dig fra dit ansvar.
1. Sortering gennem uorganiserede filer spilder tid
Uorganiserede digitale arkivsystemer er forårsaget af dårlige vaner. De fleste brugere sender forskellige filer til deres skriveborde, downloads eller dokumentmapper tilfældigt. Selvom det i første omgang virker overskueligt at have et par malplacerede dokumenter, kan de hurtigt akkumuleres, hvis du forsømmer korrekt styring.
Husk: at vælge kortsigtet bekvemmelighed skaber langsigtede flaskehalse. Efterhånden som rod fylder dine mapper, vil det gradvist tage længere tid at finde bestemte filer. Tag ovenstående billede som eksempel. Ingen af filerne i den mappe blev navngivet; du bliver nødt til at gennemsøge hver, før du finder det, du har brug for.
For at rette op på denne dårlige vane, øve filorganisering. Sørg for, at hvert billede, video eller dokument, du gemmer, går direkte til den relevante mappe. Stop med at sende dem til dine downloads eller skrivebordsmapper som standard.
2. Rod er distraherende
Hvis du efterlader filer i deres standard gemte mapper, roder din skærm. Medmindre du angiver en ny destination, fortsætter de med at udfylde dine downloads, dokumenter eller skrivebordsmapper. De kan optage hele din skærm, hvis du ikke er forsigtig.
Ikke alene ser denne type rod forfærdelig ud, men den forårsager også visuel overbelastning. Dit sind arbejder hårdere for at behandle forskellige informationer. Følgelig vil den tilføjede kognitive stress føles overvældende, forhindre dig i at yde dit bedste og forstyrre din tankegang.
Den bedste løsning er at udvikle filnavnekonventioner (FNC). Mærk dine filer baseret på deres formål. Ideelt set bør din FNC illustrere deres indhold, funktion, forfatter og projektrelevans - gruppeaktiver baseret på fællestræk.
3. Hamstring af ubrugte softwareprogrammer hæmmer enhedens hastighed
Digitale indfødte har brug for flere arbejds- og personlige softwareprogrammer. Det Business of Apps rapporterer, at globale brugere downloadede 143 milliarder apps i 2021. Det er almindeligt at prøve flere værktøjer regelmæssigt.
På trods af det høje antal downloads bliver de fleste apps forladt. Statista siger, at 25% kun bruges én gang. Gå gennem din downloads mappe - du vil finde programmer, du allerede har glemt. Måske skulle du teste et nyt værktøj til arbejdet, eller måske har et trendy spil vakt din nysgerrighed.
Det kan virke bekvemt at have gamle apps ved hånden, men de bremser enheder betydeligt. Installation af programmer optager diskplads. De bruger stadig processorkraft, selvom du ikke kører dem ofte.
Det er bedst at stoppe med at hamstre ubrugte programmer. Medmindre du ser dig selv gentagne gange bruge noget, du har downloadet, skal du slette det. Bare geninstaller slettede apps efter behov.
4. Uorganiserede aktiver bremse opgavesporing
Brugere har en tendens til at adoptere arbejdsapps for hurtigt. En rapport fra 2021 af Okta, Inc. viser, at 10 % af de amerikanske arbejdsgivere kører over 199 arbejdsredskaber. Ja, hvert program giver specifikke fordele. Men at inkorporere for mange i din daglige rutine bremser din arbejdsgang—at skifte mellem platforme spilder tid.
Brug kun dem, du har brug for. Opbygning og vedligeholdelse af flere systemer forårsager unødvendig kognitiv stress. Selvom det tager sekunder at skifte faneblad, kræver det mindst et par minutter at absorbere ny information. Du vil have problemer med at bevare fokus, hvis du bliver ved med at hoppe mellem opgaverne.
For at strømline forretningsprocesser skal du investere i en platform, der kombinerer alle dine arbejdsværktøjer. For eksempel kunne du få projektstyringsværktøjer. De lader dig tildele opgaver, spore projektfremskridt, lave meddelelser i hele virksomheden og sende private beskeder fra én platform.
5. Det er forvirrende at have flere konti med forskellige loginoplysninger
Det er almindeligt at have flere konti i dag. I betragtning af de forskellige sociale medieplatforme, arbejdsværktøjer, projektstyringssystemer, nyhedsbreve og udbydere af posttjenester, kan du nemt have et dusin profiler.
Desværre er det en udfordring at spore flere loginoplysninger. Mange sætter bare korte ordbogsord, de nemt kan huske som adgangskoder. Avast rapporterer endda, at 83 % af amerikanerne genbruger svage adgangskoder på tværs af personlige og professionelle konti. Selvom de er mindeværdige, er de også usikre. En dygtig hacker kunne hurtigt omgå almindelige kombinationer gennem brute-force hacking-metoder.
Vælg venligst lange alfanumeriske strenge som adgangskoder. Hvis du har problemer med at huske dem, så invester i en sikker, pålidelig adgangskodeadministrator der automatisk udfylder login-sider.
6. Ved at opbevare gamle fortrolige dokumenter er du i fare for ID-tyveri
Udover at rode på dit skrivebord, kompromitterer uorganiserede filer din sikkerhed. Dokumenterne fra offentlige myndigheder, arbejdsgivere, forretningspartnere, sundhedsinstitutioner og kommercielle banker indeholder fortrolige personligt identificerbare oplysninger (PII).
Bemærk, at kriminelle kan begå forskellige former for svindel med disse personlige data. Skulle direkte identifikatorer som dit SSN, fulde juridiske navn og arbejdsgiveroplysninger falde i deres hænder, ville intet forhindre dem i at stjæle din identitet. De kunne endda optage massive lån uden din viden.
Som en generel regel skal du tage ekstra skridt til at beskytte fortrolige filer. Krypter dine mapper, undgå at sende personlige data via e-mail og permanent slette gamle dokumenter med fil makuleringsmaskiner.
7. Informationsoverbelastning forårsager stress
Multitaskere åbner ofte snesevis af faner på én gang. De påtager sig samtidig forskellige opgaver for at afslutte mere arbejde, men ironisk nok, kontekstskift dræber kun produktiviteten. Det American Psychology of Association siger, at den kognitive stress ved at absorbere for meget information og hoppe mellem opgaverne gør dig ineffektiv. Du får mindre gjort i slutningen af arbejdsdagen.
Stop med at overbelaste din hjerne med data. Dit sind vil vandre, hvis du bliver ved med at se tilfældige opgaver. Det ene minut er du ved at afslutte en artikel til arbejdet, og det næste minut ruller du tankeløst gennem middagsopskrifter.
I stedet for at lade forskellige dokumenter, filer og opgavelister stå åbne, skal du minimere og stable dem væk, indtil du har brug for dem. Bare fokus på opgaven. Du har brug for fred og frihed til gå ind i en kreativ, produktiv tilstand af flow.
Digital minimalisme og øget produktivitetsvurderinger
Et rodet digitalt rum er lige så skadeligt som et rodet skrivebord. Selvom det kan lyde kedeligt at organisere virtuelle filer, vil det spilde meget mere energi at kæmme gennem hundredvis af filer, e-mails og mapper. For at blive effektiv skal du sørge for, at du kan navigere i dine digitale systemer problemfrit.
Bemærk også, at oprydning går ud over filorganisering. I stedet for bare at arrangere dine mapper med få måneders mellemrum, inkorporer digital minimalisme i dit daglige liv. Gør det til en vane at opretholde et rent virtuelt rum.