Kæmper du med at finde den rigtige person at e-maile? Lær, hvordan du strømliner din proces og finder den rigtige kontaktperson hver gang til professionelle e-mails.

Stop med at sige "Jeg håber, du er den rigtige person til dette" i arbejdsmails. Forkerte beskeder fremkalder sjældent et positivt svar. De får dig til at lyde usikker og uprofessionel, fordi du ikke undersøger din kontaktperson.

Gør det til en vane at verificere modtagere. Her er syv tips til at sikre, at du altid finder den rigtige kontaktperson til arbejdsmails.

1. Google den person, du skal sende en besked til

Før noget andet, prøv at bruge Google. Det er en kraftfuld søgemaskine med mere end 100 billioner sider indekseret. Du kan slå op på hvem som helst. En hurtig søgning vil vise deres profiler på sociale medier, personlige websteder, billeder, blogs, arbejdserfaring og kontaktoplysninger.

I betragtning af Googles omfattende database kræver raffinerede resultater præcise forespørgsler. Du finder muligvis ikke relevante oplysninger, medmindre du kender personens fulde navn. For eksempel "Jose Luansing Jr." har 7.350 hits. I mellemtiden producerer det at skrive "Jose" på Google 2,6 milliarder sider, hvilket ville vise sig at være svært at sortere.

instagram viewer

For raffinerede resultater skal du give Google yderligere oplysninger. Hvis du kun kender personens fornavn, skal du søge efter deres virksomheds- eller virksomhedswebsted. De fleste brands har en Meet the Team-side. Ved at bruge ovenstående eksempel, tilføjelse af "makeuseof.com writer" til udtrykket "Jose" trimmer resultaterne ned til 10,1 mio.

Folk med almindelige navne er svære at finde. Medmindre de har en stærk online tilstedeværelse, vises de ikke i de første par Google SERP'er. Navne som John, Joe, Smith og Mary har milliarder af hits. Selv for influencers og berømtheder vil det ikke være let at overhale historiske personer ved navn det samme.

I stedet for at gennemsøge hundredvis af søgeresultater, vend dig til sociale medier. Du vil stadig komme med flere hits. De fleste platforme lader dig dog filtrere dine muligheder baseret på placering, fælles venner, uddannelse og arbejde. Du vil ikke spilde tid på irrelevante resultater.

Når du har fundet din kundes profil, skal du kigge efter deres professionelle e-mailadresse. Undlad at tilføje eller følge dem. Ikke alle føler sig trygge ved at have deres kolleger og forretningspartnere på sociale medier.

Udforske niche sociale netværk hvis du ikke kan finde din kontaktperson på Twitter, Facebook eller Instagram. Mange foretrækker at bruge ikke-mainstream-kanaler.

3. Gæt e-mails og krydstjek på Google

At gætte e-mailadresser involverer mindre usikkerhed, end folk tror. Selvom processen kræver forsøg og fejl, behøver du ikke sende beskeder til tilfældige fremmede. Bare krydstjek kontaktoplysningerne online. Med Google, posttjenesteplatforme og sociale mediesider vil du præcist eliminere forkerte gæt.

Arbejdsmail-adresser følger lignende formater. Lad os sige, at du leder efter kontaktoplysningerne til Jose Luansing, en medarbejderskribent hos MakeUseOf. Hans e-mailadresse vil sandsynligvis være:

Efter at have listet de mulige kombinationer, søg dem online. Facebook, Twitter og Instagram skjuler ofte e-mailadresser - du vil have bedre held med at bekræfte dem på Google og LinkedIn.

Tjek også, om e-mailadressen har en Gmail-profil. Indtast dine potentielle adresser i en Gmail-kladde, og hold derefter markøren over hver kontaktperson. På billedet nedenfor har kun én adresse en profil.

4. Brug WHOIS-opslagsplatforme

Ovenstående tip virker kun, når du sporer enkeltpersoner. Du finder dem muligvis ikke nyttige, hvis du har brug for at kontakte webstedsejere, du ikke kender. Virksomheder introducerer sjældent deres webadministratorer. I de fleste tilfælde omfatter et brands Meet the Team-side dets grundlæggere, direktion, bestyrelse og ledere på mellemniveau.

For at finde tekniske oplysninger om et websted, brug WHOIS opslagsværktøjer. De kan fortælle dig ethvert domænes ejer, kontaktoplysninger, registratoroplysninger og registreret placering. Nogle websteder oplyser endda deres virksomhedsnumre. Bare sørg for at spørge om lov og præsentere dig selv, før du ringer.

5. Spørg dit netværk

Skulle din forskning gå i en blindgyde, så bed om hjælp online. Se, om nogen vil henvise dig til den person eller afdeling, du har brug for. Hvem ved? Dine onlinevenner kender måske din kontaktperson. Du kan endda anmode om en afslappet introduktion, så du ikke behøver at sende en kold e-mail.

Upload et kort indlæg på dine sociale medieplatforme. Nævn den afdeling eller person, du leder efter, forklar, hvorfor du har brug for dem, og spørg efter den bedste måde at komme i kontakt med. Forhåbentlig svarer nogen indefra dig. Hvis ikke, så indhent nyttige detaljer – brug dem til at generere præcise resultater på Google og sociale medier.

Besøg branchespecifikke grupper for bedre svar. Lad os sige, at du har brug for en specifik bloggers kontaktoplysninger. I stedet for at poste på din væg, så spørg rundt i fællesskaber for freelanceskribenter.

Selvom ovenstående tips giver præcise resultater, tager det tid at udføre dem. Du bruger måske flere timer på at gennemsøge sider på Google eller spørge rundt på sociale medier.

Hvis du sporer flere personer, kan du overveje at bruge e-mailopslagsværktøjer. Selvom de fleste premium-platforme opkræver abonnementsgebyrer, bekræfter de nøjagtigt e-mail-adresser i bulk. Du sparer en masse tid.

Lad os tage Snov.io som et eksempel. Startpakken koster $30 til $39 om måneden. Det verificerer dog tusindvis af e-mail-adresser samtidigt, plus du kan udtrække alle registrerede e-mailadresser inden for et domæne.

7. Bare send din e-mail

Hvis du stadig ikke kan spore den korrekte e-mail-adresse på trods af ovenstående tips, skal du kigge efter alternativer. Dine kundeemner burde i det mindste være blevet indsnævret. Find dem, der er tilknyttet din kontaktperson, og se, hvem der kan hjælpe dig.

Som altid skal du holde den rette tone. Selvom du er usikker på din modtager, så undgå generiske, halvdårlige linjer, der gør e-mails uprofessionelle, som:

  • Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt.
  • Til hvem det måtte vedrøre.
  • Hej allesammen!
  • Jeg håber, du er den rette person til dette.

Husk: Folk modtager dusinvis af e-mails regelmæssigt. Du har brug for personligt indhold, der er skræddersyet til den anden parts behov for at skære igennem støjen. Ellers formidler du ikke dit budskab. Og i stedet for at bruge generiske ansvarsfraskrivelser, forklar din situation. Hvis du er høflig og oprigtig, vil modtagerne henvise dig til den korrekte kontaktperson.

Uanset om du sender salgstaler eller stiller arbejdsspørgsmål, så find den rette kontaktperson. Der er ingen undskyldning for forkerte e-mails. Søgemaskiner, sociale medier og opslagsværktøjer har gjort e-mailbekræftelse nemmere end nogensinde. Med lidt research kan du finde nogens kontaktoplysninger.

Bortset fra at dobbelttjekke modtagere, rediger din introduktion. Klip generiske, overbrugte sætninger ud. En selvsikker, unik åbningslinje, der giver genlyd hos modtageren, vil øge dine åbningsrater for din e-mail. Kun personlige beskeder kan skære igennem støjen.