Sådan bruger du TimeTree til at rette dit teams arbejdsplan

At arrangere møder og opkald på arbejdet kan være stressende, hvis du ikke har de rigtige værktøjer til rådighed. Uanset størrelsen på dit team, er kommunikation afgørende, hvis du vil undgå sammenstød og andre planlægningsproblemer. Den gode nyhed er, at der er en app til at løse dine planlægningsproblemer og holde dig organiseret.

TimeTree er en kraftfuld kalenderdelingsapp med mange integrerede funktioner til at kommunikere effektivt med dit team og opbygge en problemfri arbejdsplan. Sådan bruger du TimeTree til at rette dit teams arbejdsplan.

1. Opret en delt kalender

For at begynde at samarbejde med dine kolleger og dele begivenheder, skal du oprette en delt kalender. Dette er TimeTrees enestående funktion, og det vil hjælpe dig med at forstå dit holds tidsplan med et øjeblik. Sådan opretter du en delt kalender:

1. Klik på menuknappen i øverste venstre hjørne af startskærmen.
2. Rul ned til bunden af ​​sidebjælken, og tryk på Tilføj kalender knap. Du vil derefter se en liste over muligheder til forskellige formål.
3. Vælg Arbejde for at gå ind på siden for at give din kalender et navn og en beskrivelse, og uploade et coverbillede og baggrund, hvis det ønskes.

Nu hvor din kalender er sat op, kan du invitere andre medlemmer til at deltage. Fra startsiden skal du trykke på Mere, og vælg derefter Inviter folk til denne kalender at invitere andre. Du kan vælge at invitere folk via e-mail, Messenger eller WhatsApp, eller du kan generere en URL.

Hent: TimeTree for Android | iOS (Gratis, abonnement tilgængeligt)

2. Føj begivenheder til den delte kalender

Uanset om du er ansvarlig for din virksomhed eller en medarbejder, er det hurtigt og nemt at tilføje en begivenhed til din organisations kalender. For at tilføje en begivenhed skal du trykke på skab knappen under hovedkalendergrænsefladen.

Du har derefter adgang til grundlæggende muligheder, såsom indstilling af begivenhedstider og oprettelse af begivenhedspåmindelser. Der er også en gentagelsesfunktion, der kan være nyttig til ugentlige møder. For at få adgang til disse muligheder skal du trykke på den lille dobbelthovedet pil under begivenhedens start- og sluttider.

3. Organiser dine arbejdsbegivenheder ved hjælp af etiketter

En ting, der sætter TimeTree foran andre kalenderapps, er dens imponerende etiketstyringsmuligheder. Der er en række standardfarvede etiketter, der kan tilpasses i Event Label Management fanen. Her kan du indstille brugerdefinerede farver og omdøbe etiketter.

Etiketter er et fantastisk organisatorisk værktøj for din virksomhed. Du kan bruge dem til at kategorisere typer begivenheder såsom interviews, gruppemøder, 1-1 opkald eller sociale begivenheder. Du kan også tildele en farve for at markere helligdage eller perioder med utilgængelighed.

4. Tilføj yderligere detaljer til dine møder og begivenheder

TimeTree giver flere værktøjer til at hjælpe dig med at sprede alle de nødvendige detaljer om begivenheder på tværs af din organisation.

Det Beliggenhed værktøj, drevet af Google Maps, kan bruges til at indstille en placering for begivenheder. Alle deltagere i kalenderen kan se placeringen, og der er mulighed for at finde en ideel rute. Det URL option er et andet nyttigt værktøj. Du kan bruge dette til at tilføje et Zoom-mødelink til en gruppebegivenhed eller link til en hvilken som helst webside.

Når du har oprettet en begivenhed, vises der ekstra muligheder for at spare dig tid. En af disse er Kopier til flere datoer mulighed, som kan bruges til ugentlige møder. Der er også en knap til at kopiere begivenheden til en anden kalender i TimeTree. Dette kan bruges til at kopiere vigtige arbejdsbegivenheder til din personlige kalender, hvilket kan forhindre dig i at gå glip af noget, hvis din arbejdsplads kalender er rodet.

5. Brug Memo-funktionen til at planlægge og administrere arbejdsbegivenheder

Udover at dele tidsplaner, fungerer TimeTree også som et godt værktøj til event management. Det Memo funktionen hjælper dig med at planlægge begivenheder og notere alle nødvendige detaljer i forbindelse med begivenheder.

Memofunktionen er adskilt fra kalenderen, hvilket betyder, at du ikke har alt rodet på ét sted. For at oprette et nyt notat skal du trykke på plus ikon (+) i nederste højre hjørne af memosiden. Her kan du tildele en titel, tildele en etiket og skifte notatet mellem en tekstnote eller en tjekliste.

Etiketter er angivet med en notes titelfarve, hvilket giver en klar visuel repræsentation af notetyperne på din memoside. Du kan omarrangere memokort ved blot at holde og trække dem.

6. Brug af opgavelister til at administrere opgaver

Hvis du ikke kan lide at bruge flere apps til at organisere dit arbejdsliv, kombinerer TimeTree planlægning med opgavestyring, og bringer alt, hvad du behøver for at organisere din virksomhed, ét sted.

Den integrerede To-do liste funktion giver dig mulighed for at vedhæfte opgaver til begivenheder. For at tilføje en huskeliste til en begivenhed skal du oprette en begivenhed og derefter vælge To-do liste nederst i de ekstra muligheder. Du kan derefter indtaste opgaver, der er knyttet til den pågældende begivenhed, såsom at sende bestemte personer e-mails i forvejen.

Du kan omarrangere opgaver ved at trække de seks prikker til højre for opgaver og slette opgaver ved at stryge dem. Det her enkel opgaveliste tilgang kan hjælpe dig med at huske alt, hvad du har brug for uden at være afhængig af en ekstern app. Med denne funktion kan du se og administrere din tidsplan, mens du kommer igennem administratoropgaver.

7. Kommuniker med andre kolleger ved hjælp af kalenderchat

En af TimeTrees nyere og mest kraftfulde funktioner er dens Kalenderchat. Denne funktion giver alle medlemmer af en delt arbejdskalender mulighed for at kommunikere med hinanden. Dette delte rum kan bruges til at diskutere tidsplaner, planlægge begivenheder og stille spørgsmål.

For at få adgang til denne funktion skal du trykke på det lille chatboble-ikon øverst til højre i kalendergrænsefladen. Kalenderchatten fungerer meget på samme måde som beskedapps som WhatsApp. Du kan sende reaktioner ved at trykke på det lille emoji-ikon, og du kan uploade billeder. Oprettede begivenheder og eventuelle opdateringer vises også i kalenderchatten.

Kalenderchat kan være en enorm tidsbesparelse for din virksomhed. Ved at dele beskeder i en gruppe behøver du ikke være afhængig af at sende frem og tilbage e-mails for at planlægge begivenheder.

Ryd op i dit teams tidsplan og gør planlægningen ubesværet

Hvis du ønsker en klarere måde at overskue din virksomheds tidsplan på, er TimeTree et perfekt valg. At eje en delt kalender er en af ​​de bedste måder til nemt at forstå tilgængeligheden af ​​alle dine medarbejdere.

Brug af TimeTree fjerner stresset med planlægning, dobbeltbookinger og kommunikationsproblemer, så din virksomhed kan køre problemfrit uden forstyrrelser. Download TimeTree for en effektiv løsning til din virksomheds behov for tidsstyring.