Sådan planlægger du din uge i Google Kalender

Hvis du ikke er en Apple-bruger, er der en stor chance for, at du bruger Google Kalender til at spore vigtige ting i dit liv. Og selvom du bruger en iPhone, iPad eller Mac, foretrækker du måske stadig at bruge Google-versionen til at følge med i, hvad der sker.

At planlægge din uge på forhånd er en glimrende måde at sikre, at du ikke bliver distraheret af opgaver, der ikke er vigtige, hvilket gør det muligt for dig at fortsætte med at arbejde hen imod dine mål. Desuden vil du finde det meget nemmere at undgå at overplanlægge din tidsplan og overvælde dig selv.

I denne guide får du en gennemgang af, hvordan du planlægger din uge mere effektivt i Google Kalender.

1. Blokering af tid i dit skema

Når du først bliver interesseret i produktivitet, du vil sandsynligvis eksperimentere med tidsblokering. Nogle mennesker bruger denne taktik til at planlægge hver time af deres dag, men du vil måske finde det lidt for meget. Og hvis der sker noget uventet, kan du kæmpe for at løse dine resterende opgaver.

Men selvom det ikke altid er den bedste idé at planlægge hele din dag, bør du afsætte lidt tid til vigtige opgaver, der kræver mere kognitiv energi. For eksempel, hvis du skal skrive et speciale til universitetet, skal du give dig selv et par timer hver dag til det fokusere intenst på, at én ting kan hjælpe dig med at producere arbejde af højere kvalitet og fuldføre din opgave hurtigere.

Det er nemt at planlægge tid for perioder med fokus i Google Kalender. Først skal du klikke på det grove tidsrum, du gerne vil have, at denne opgave skal begynde. Når det næste vindue vises, skal du indtaste navnet på din opgave. Du kan ændre tid og dato, hvis det er nødvendigt, sammen med tilføjelse af beskrivelser og vedhæftede filer.

Når du er tilfreds med alt, så tryk på Gemme knap. Gentag dette trin for hver aktivitet, du gerne vil blokere et bestemt tidspunkt for i din uge.

2. Farvekodning af dine opgaver

Når du planlægger din uge i Google Kalender, kan du hurtigt indse, at du har mange forpligtelser. Når du har tilføjet alle disse, vil du måske opdage, at alt ser overvældende ud. Heldigvis kan du løse dette problem ved at farvekode dine opgaver.

Du kan vælge mellem over 10 forskellige farver i Google Kalender, hvilket giver dig et anstændigt niveau af tilpasning. Det er op til dig at bestemme, hvad du vil bruge til hver kategori; som du kan se fra kalenderen nedenfor, har vi beholdt den blå standard til træning og valgt orange til forretningsopgaver, der ikke er relateret til klientarbejde.

Til kurser er farven lysebrun. I mellemtiden er sociale begivenheder kodet i salvie. For at farvekode dine opgaver skal du klikke på den begivenhed, du vil ændre. Nederst kan du se en farveikon; vælg dette.

Vælg den farve, du vil ændre din begivenhed til. Klik derefter på Gemme knap.

Medmindre du har fået særlig adgang, kan du ikke tilpasse farver til begivenheder, som andre har inviteret dig til. Din begivenhedsfarve ændres med det samme, som du kan se på skærmbilledet ovenfor.

3. Gør alle dine kalendere synlige

Første gang du bruger Google Kalender, modtager du en standardkalender, der giver dig mulighed for at tilføje alle dine vigtige opgaver for hver uge. Appen er dog også fantastisk til at samarbejde med andre –især hvis du arbejder eksternt eller som en del af en hybrid aftale. Du kan få andre til at invitere dig til deres kalendere, og disse vil blive synlige i din grænseflade, når de gør det.

Hvis du vil have et fuldt overblik over din uge i Google Kalender, er det en god idé at gøre alle dine kalendere synlige. Det kan også være med til at sikre, at dine begivenheder ikke støder sammen med andre, som du allerede har forpligtet dig til at deltage i.

Det er nemt at gøre alle dine kalendere synlige i Google Kalender. På venstre side vil du se to sektioner, der er relevante lige nu; en hedder Mine kalendere, og den anden hedder Andre kalendere.

For at gøre dine kalendere synlige er det eneste, du skal gøre, at sætte kryds i feltet ud for dem.

4. Tilføjelse af begivenheder, der kræver din tilstedeværelse

Udover at blokere tid i din uge til vigtige projekter, har du muligvis også sat begivenheder, der kræver din tilstedeværelse. Hvis du for eksempel studerer på universitetet, har du forelæsninger og seminarer. Og hvis du er ansat eller selvstændig, skal du muligvis deltage i møder med dine andre teammedlemmer.

For begivenheder, der gentager sig ugentligt, vil din chef eller uddannelsesinstitution sandsynligvis invitere dig til at integrere disse i din kalender – hvilket reducerer dit manuelle arbejde. Men hvis det ikke sker, eller du er forpligtet til at oprette individuelle begivenheder, kan du nemt inkludere disse i din kalender.

Som du gjorde, da du blokerede tid i din tidsplan, skal du klikke på det tidsrum, du skal reservere. Indtast derefter navnet på din begivenhed.

Du kan tilføje personer til din begivenhed ved at gå til Tilføj gæster. I afsnittet under det, du kan oprette et konferenceopkald i Google Meet. Google Kalender giver dig også mulighed for at tilføje lokationer, og du kan vælge mellem foreslåede tidspunkter, hvis du ikke ved, hvornår du skal planlægge mødet. Desuden kan du ændre de tilladelser, som gæster har for at tilpasse sig begivenheden.

Du kan vælge Gemme når du er klar til at konfigurere begivenheden.

5. Tilføjelse af arbejde og ikke-arbejdsspecifikke begivenheder

Tilføjelse af de vigtigste opgaver, du skal udføre til dit arbejde eller studier, er afgørende, når du planlægger din uge i Google Kalender. Men når de organiserer deres tidsplaner, glemmer mange mennesker at sætte tid af til deres hobbyer.

At have noget sjovt at lave i din fritid kan forbedre dit velvære markant. Hvis du ikke har en hobby i øjeblikket, overvej at prøve disse spændende hobbyer for teknologielskere. En anden fordel ved at inkorporere hobbyer i din ugentlige tidsplan er, at du måske...på grund af Parkinsons lov-find dig selv i at udføre opgaver hurtigere.

Du bør også planlægge tid i din kalender til at bruge tid med dine venner og familie. Hvis du gør det, sikrer du ikke kun, at du ikke glemmer ting, du allerede har planlagt, men det vil også give dig ting at se frem til i løbet af ugen.

Når du tilføjer opgaver, der ikke er specifikke for arbejde i din tidsplan, kan du følge den samme procedure, som du ville gøre, når du blokerer tid til andre ting. Vælg, hvornår du vil oprette disse opgaver, og sæt det op til at gentage, hvis det er nødvendigt. Du kan farvekode og endda invitere andre.

Forbedre din tidsstyring med Google Kalender

Planlægning af din uge på forhånd vil give dig mere klarhed over, hvad du skal gøre, og Google Kalender er et godt sted at samle alt. Du kan tilføje opgaver relateret til arbejdet sammen med planlægning af dine hobbyer og andre forpligtelser.

Google Kalender giver dig flere tilpasningsmuligheder for at hjælpe dig med at administrere din tid bedre. For eksempel kan du farvekode hver opgavekategori – hvilket gør alt nemmere at følge. Desuden kan du tilføje flere kalendere for at sikre, at du ikke går glip af noget.