I evigheder har virksomheder og virksomheder verden over brugt Excel som et lagerstyringsværktøj. Men da mange dedikerede lagerstyringssoftware introduceres, sættes der spørgsmålstegn ved Excels levedygtighed til denne opgave.

Selvom Excel er et yderst nyttigt program, er det nok til lagerstyring? For at besvare dette spørgsmål, lad os sammenligne Excel lagerstyring med lagerstyringssoftware.

Hvorfor mange virksomheder bruger Excel til lagerstyring

Excel er dybest set et regnearksprogram, der bruger cellegitter til hurtigt at konsolidere, organisere og beregne data. Men det går ud over grundlæggende aritmetik -Excel har skabeloner og funktioner til projektstyring, regnskab, forecasting og andre faglige opgaver. Derfor er det også mange virksomheders go-to inventory management app.

Excel har en lav adgangsbarriere, fordi det er økonomisk. Du skal bare købe en licens til Microsoft Office, og så er du i gang. Det er derfor, du vil finde alle fra startups til virksomheder, der bruger det.

Desuden er Excel meget alsidigt. Du kan tilpasse det efter dine unikke krav og tilføje makroer, formler og skabeloner. Med Excel er du ikke kun begrænset til kedelige tal. Du kan

skabe kraftfulde grafer og diagrammer i Excel til visuelt at præsentere og analysere data på et øjeblik.

6 ulemper ved lagerstyring i Excel

Der er ingen tvivl om, at Excel tilbyder imponerende funktioner, som startups og små virksomheder bruger til at administrere deres lagerbeholdninger. Men efterhånden som virksomheder vokser, opstår der problemer på grund af Excels begrænsninger som et lagerstyringsværktøj. Her er nogle af dens begrænsninger.

1. Tidskrævende proces & mangel på automatisering

Større virksomheder beskæftiger sig med mere omfattende opgørelser, som skal dokumenteres manuelt i Excel. Fra indtastning og opdatering af data til organisering og gennemgang, Excel lagerstyring koster en virksomhed en masse manuelt arbejde og tid.

I en ideel verden vil du gerne have, at Excel giver dig besked, når dit lager er faldet til et vist niveau, så du kan genbestille. Det er desværre ikke tilfældet på grund af manglende automatisering i Excel.

2. Øget mulighed for menneskelige fejl

Et andet problem med manuel datainput er muligheden for menneskelige fejl. Mens sådanne fejl ofte kan undgås i mindre skala, er menneskelige fejl næsten uundgåelige, når man håndterer en massiv tilstrømning af data fra flere kilder.

For eksempel kan en forkert formel påvirke flere celler, hvis ikke hele regnearket, hvilket fører til fejlagtige rapporter. Tilsyneladende harmløse, kan sådanne fejl ofte generere forkerte resultater, der koster en virksomhed millioner af dollars.

At finde og rette disse fejl er et helt nyt boldspil. Hvordan finder du et manglende komma eller decimaltegn i tusindvis af dataceller? Selvom du finder problemet, skal det ofte rettes på tværs af flere celler, hvilket kan tage flere timer.

3. Mangel på realtidsopdateringer

Effektiv lagerstyring kræver realtidsdata for hurtig og præcis beslutningstagning. Det er dog umuligt med Excel, da du manuelt skal opdatere regnearket efter hver forsendelse eller solgt produkt. Selv med det mest engagerede personale, der er interesseret i tilgængelige lagre og forsyninger, vil dine Excel-data ofte være et skridt bagud.

På grund af mangel på opdateringer i realtid er virksomheder ofte nødt til at træffe beslutninger baseret på forældede data. Dette kan føre til flere problemer, såsom overbelægning eller underbelægning.

4. Begrænset samarbejde

Effektivt samarbejde er afgørende for lagerstyring, da det omhandler data fra flere kilder. Der er få samarbejdsfunktioner i Excel udover deling af projektmapper, kommentarer og tredjeparts-tilføjelser. Samtidig opdatering af lagerdata er dog et besvær i Excel.

5. Mangel på sikkerhed og datahistorik

I enhver virksomhed har flere interessenter brug for adgang til specifikke sektioner af lagerdata. Dette bliver problematisk, når du arbejder med Excel, fordi det ikke tilbyder rollebaseret adgang. En person med adgang til inventarregnearket kan enten få adgang til det helt eller slet ikke, hvilket gør det vanskeligt at beskytte følsomme virksomhedsoplysninger.

Selvom du kan spore ændringer i Excel, er det ikke nok for virksomheder med større og mere komplekse lagerdatasæt. Det er svært at følge med i, hvem der har foretaget ændringer i lagerdataene, hvilke ændringer der blev foretaget, og hvornår de blev foretaget.

Et sådant begrænset revisionsspor gør det nemt for enhver at ændre lagerdata for at skjule svigagtige aktiviteter, hvilket sætter integriteten af ​​lagerdataene på spil.

Hvorfor skifte til lagerstyringssoftware?

Hvis du står over for problemer, mens du administrerer dit lager med Excel, er det tid til at skifte til software til lagerstyring. I modsætning til Excel er denne software specielt designet til lagerstyring og kombinerer problemfrit alle aspekter af lagerstyring, såsom salgskanaler, genopbygning og lager.

Ud over at tilbyde en one-stop-løsning, lagerstyringssoftware som f.eks Cin7 og Zoho inventar automatiser processen med meddelelser og advarsler. De leverer specialiserede rapporteringsfunktioner, der hjælper med at forudsige salgstendenser og træffe beslutninger bakket op af lagerdata i realtid.

5 fordele ved lagerstyringssoftware i forhold til Excel

Den nyeste lagerstyringssoftware tilbyder enorme fordele i forhold til Excel. Dette gør problemerne med automatisering og skalerbarhed, som Excel-brugere står over for, overflødige med lagerstyringssoftware.

Lad os se på fordelene ved lagerstyringsapps for at se, hvordan den klarer sig bedre end Excel.

1. Automatisering sparer virksomhedens tid og ressourcer

Lagerstyringssoftware automatiserer lagerstyring ved hjælp af RFID-teknologi eller stregkodescannere. Det automatiserer også genbestilling. Når dine lagerniveauer når en vis tærskel, genereres indkøbsordrer automatisk, hvilket forhindrer over- eller underlager.

Automatisering af processen gør tingene overskuelige, hvilket sparer virksomheden for tid og ressourcer. Det er et skridt op fra Excel, hvilket gør det meget nemmere at skalere din virksomhed ved strategisk at tildele den sparede tid og ressourcer til overskudsskabende bestræbelser.

2. Mere pålidelige data

Ved at automatisere de fleste aspekter af lagerstyring minimerer lagerstyringssoftware chancerne for menneskelige fejl. Det gør ikke kun de indhentede data mere pålidelige, men det skærer også ned på den tid og de ressourcer, der ellers bruges på at revidere og rette fejl.

Pålidelige data omsættes til nøjagtige prognoser, der er afgørende for enhver virksomheds vækst. Nøjagtig dataanalyse kan hjælpe virksomheder med at træffe velinformerede beslutninger vedrørende genbestilling og ressourceallokering, forbedre rentabiliteten og muliggøre skalerbarhed.

3. Systemintegration bliver en leg

Lagerstyringssoftware kan integreres med din virksomheds øvrige afdelinger, såsom indkøb, salg, regnskaber mv. En sådan problemfri integration sparer virksomheder for manuelt at indsamle data fra forskellige afdelinger og konsolidere dem i en Excel-projektmappe.

Skalering involverer ofte samtidig at handle på flere salgsmarkedspladser. Med Excel skal du oprette og administrere adskillige beholdningsprojektmapper for forskellige salgskanaler og stræbe efter at holde dem pålidelige og opdaterede.

En lagerstyringssoftware gør processen lettere ved at integrere alle kanaler. Du behøver ikke at gå igennem besværet med at administrere så store data med lagerstyringssoftware, da det automatisk samler data og giver lagersporing i realtid.

4. Nemmere prognoser og planlægning

Excel lagerstyring halter bagefter, hvad der sker på grund af dens manuelle input karakter. Denne kløft mellem dit regnearksbeholdning og lagerbeholdning bliver en betydelig hindring i effektiv prognose, planlægning og beslutningstagning. I sidste ende kæmper virksomheder for at imødekomme de stadigt stigende markedskrav og undlader at konkurrere med virksomheder, der bruger automatiserede løsninger.

Brug af lagerstyringssoftware fjerner dette hul med lagerdata i realtid. På ethvert tidspunkt er du opmærksom på dine lagerniveauer på flere lokationer, indkøbsordrer og mere. Prognoser og planlægning bliver nemmere og mere præcise ved hjælp af tilgængelige realtidsdata.

5. Øget datasikkerhed med rollebaseret adgang

I modsætning til Excel giver lagerstyringssoftware rollebaseret adgang. Administratorer kan tildele roller med forskellige tilladelser og tilgængelighedsniveauer.

En lagerchef kan for eksempel have fuld adgang til softwaren med tilladelse til at få adgang til tilgængelige data, generere rapporter, afgive ordrer og meget mere. Samtidig må en dataindtastningsassistent kun få adgang til dataindtastningsskærme.

Rollebaseret adgang hjælper med at skabe og vedligeholde et virksomhedshierarki og forbedrer sikkerheden for følsomme virksomhedsoplysninger. Desuden hjælper det med at spore, hvilke ændringer der blev foretaget i systemet, hvem der har lavet dem, og hvornår. Dette øger ansvarligheden og minimerer chancerne for brud på privatlivets fred og bedrageri.

Apps til lagerstyring hjælper med at skalere din virksomhed

Excel er normalt tilstrækkeligt for en lille virksomhed, især hvis den ikke har penge til at bruge på specialiserede apps og tjenester. Dette er dog en hindring for skalerbarhed, når din virksomhed vokser. Så der vil komme et tidspunkt, hvor der opstår mærkbare problemer. Når den tid kommer, er specialiseret lagerstyringssoftware en del af løsningen.

Med lagerstyringssoftware kan virksomheder bedre administrere deres varebeholdninger ved at automatisere processen, fjerne menneskelige fejl og forbedre samarbejdet. Automatisering bør dog ikke begrænses til lagerstyring. Virksomheder bør altid stræbe efter at forbedre effektiviteten og rentabiliteten ved at automatisere forskellige aspekter af virksomheden.