4 Undervurderede anvendelser af Excels ERSTATNINGSfunktion

Når du behandler store batches af data, er få Excel-funktioner så alsidige som SUBSTITUTE-funktionen. Desværre bliver det tragisk nok ofte overset til fordel for langt mere komplicerede løsninger på, hvad der ofte er simple problemer.

ERSTAT-funktionen er en hurtig og ren måde at rense data på, tilføje detaljer til rapporter og skabe enkel formularkommunikation. At mestre denne funktion og forstå dens brug gør den til et uerstatteligt og letanvendeligt værktøj til at analysere store datasæt.

1. Oprettelse af formularkommunikation med Excels SUBSTITUTE-funktion

Excels SUBSTITUTE-funktion gør det nemt hurtigt og nemt at udskifte forudspecificerede markører på en luns forudformateret tekst. Dette giver brugerne mulighed for nemt at oprette formularkommunikation ved at udskifte de oplysninger, der ændres med hver iteration.

Du kan placere en skabelon i en celle på et regneark og derefter indtaste en liste over modtagere på et andet regneark. Dernæst skal du kæde SUBSTITUTE-funktionerne i en anden celle for at tilføje detaljerne for hver modtager.

Bemærk, at du kan indlejre mere end én SUBSTITUTE inde i hinanden:

=UDSKIFTNING(UDSKIFTNING(UDSKIFTNING(UDSKIFTNING(UDSKIFTNING(Skabelon!)$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ kort type }", D2), "{ slutdato }", TEKST(C2, "mmm dd, åååå")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)

Hvis du har for mange felter, der ændres, kan du dele hele bogstavet op i afsnit og ændre dem et ad gangen. I rækkens sidste celle skal du sammenkæde alle disse afsnit til et enkelt bogstav.

Autogenererede e-mails er en fantastisk måde at hurtigt og nemt nå en liste over kunder, oprette personlig markedsføringskorrespondance eller generere tilpassede følgebreve.

Du kan opdele længere meddelelser i afsnit eller enkelte sætninger for at undgå alt for komplekse ERSTAT-formler. Du kan endda bruge betingelser for yderligere tilpasning, som at bytte i forskellige lister over færdigheder på et følgebrev baseret på den type job, du søger.

2. Brug af Excels SUBSTITUTE-funktion til at generere rapporter

Ikke kun er SUBSTITUTE-funktionen praktisk til at indsætte grundlæggende information i forudformaterede felter, men den kan også indsætte komplekse beregninger i forudlavede rapporter. Injektionsberegninger giver dig mulighed for bruge Excel til at bygge et dashboard der giver visuel information og leverer tilpassede observationer baseret på data.

Ved at kombinere SUBSTITUTE for at prægenerere tekstblokke og betingelser som IF-funktionen kan du oprette mere detaljerede rapporter.

I ovenstående eksempel kan du se, at der oprettes to separate afsnit ved hjælp af nogle oplysninger fra en rapport. En betinget funktion kan så bestemme, hvilket af de to afsnit der er passende at vise til rapportens læsere.

Det første afsnit er oprettet ved hjælp af denne formel:

=HVIS(A2>B2, ERSTAT(Skabeloner!$A$3, "{ growthpercent }", (RUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Skabeloner!$A$4, "{ faldprocent }", 100 - (RUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Parring af flere kædede SUBSTITUTE-funktioner med conditionals kan hjælpe dig med at designe mere indsigtsfulde dashboards og rapporter. Beregninger kan endda udføres direkte i SUBSTITUTE-funktioner for at sikre, at du kun præsenterer de mest relevante oplysninger for dine læsere.

3. Rengøring af Excel-data til lagring ved hjælp af Excels ERSTAT-funktion

Når det kommer til langsigtet datalagring, er der få overvejelser, der er så afgørende som rensning. At forhindre affaldsdata i at forurene eller beskadige et datasæt er afgørende for at forhindre fremtidige fejl, du ikke kan forstå.

Dette kan betyde alt fra at skrubbe ulovlige tegn fra et datasæt til at sikre, at reserverede søgeord behandles som tekst i stedet for kommandoer. Uanset hvad du skal gøre for at beskytte dine databaser trusler som SQL-injektion og dine data kan bruges, kan Excels ERSTAT-funktion hjælpe.

For eksempel kan vi udarbejde en liste over brugerbesvarelser til en undersøgelse til indsættelse i en SQL-database. Uvaliderede data kan indeholde en række ulovlige tegn, der kan forårsage problemer længere nede i linjen, hvis de ikke fjernes:

=ERSTAT(A2:A4, "'", '\'")

Ovenstående funktion repræsenterer et forenklet, men nødvendigt trin til at forberede dataene til lagring. Denne funktion undersøger hvert svar i kolonne B for et enkelt citat. Hvis det er til stede, har karakteren en omvendt skråstreg tilføjet før. Tilføjelse af omvendte skråstreg hjælper med at sikre, at reserverede tegn ikke forstyrrer den forespørgsel, der bruges til at indsætte dataene i databasen.

Hvis tegnet eller strengen, du søger efter, skal fjernes helt, er SUBSTITUTE-funktionen stadig nyttig:

=ERSTAT(B2:B20, "$", "")

Brug af en tom streng til det tredje argument vil fjerne de angivne tegn fra cellen helt. Med SUBSTITUTE-funktionen kan du fjerne specifik tekst for at skrubbe potentielt skadelige tegn fra dine data fuldstændigt.

4. Sikring af korrekt dataformatering med Excels SUBSTITUTE-funktion

Et potentielt problem ved indsamling af data er muligheden for at modtage forkerte oplysninger. Når brugere indtaster oplysninger i en gratis-svar-formular, kan det føre til forkerte rapporteringsoplysninger. Upræcise data kan være lige så enkle som en almindelig stavefejl eller så komplekse som en ligning, der tager det forkerte format.

Excels SUBSTITUTE-funktion er den perfekte måde at forhindre, at simple fejl forårsager forkert datarapportering. Når man analyserer resultaterne fra en bestemt kilde, kan fjernelse af kendte unøjagtigheder hjælpe med at producere mere nøjagtige resultater:

=ERSTAT(A2, "CompanyName Inc.", "Company Name Inc.")

Ovenstående eksempel viser, hvordan en ERSTAT-funktion kan fjerne en simpel tastefejl fra en liste over produktanmeldelser. Udskiftning af en almindelig stavefejl kan sikre, at en omtale af et brand eller en virksomhed ikke bliver overset, når man undersøger dataene på et senere tidspunkt.

Brug af SUBSTITUTE-funktionen til at erstatte kendte potentielle fejl med den korrekte information kan fange problemer i dit datasæt, før de bliver problemer, hvilket hjælper dig med at undgå fejl, hvis du ønsker at bruge din regneark til dataprofilering i fremtiden.

Excels SUBSTITUTE-funktion: Enkel, men funktionel

Selvom SUBSTITUTE-funktionen kan være relativt enkel, er den en yderst nyttig formel. At erstatte tekst i præformaterede blokke, hjælpe med at generere rapporter, rense data og fjerne potentielle problemoplysninger fra et datasæt ridser bare overfladen.

Brug af beregninger i SUBSTITUTE og parring af dem med betingede formler hjælper med at udvide dets muligheder. Det kan udvide dashboards og rapporter fra at præsentere visuelle data til at levere komplekse autogenererede analyser.

Kombination af denne funktion med andre formler og teknikker kan skabe et dashboard, der konkurrerer med dedikerede databaseværktøjer. Så det er bydende nødvendigt at kende og forstå Excels SUBSTITUTE-funktion, hvis du er dataanalytiker, ingeniør eller arbejder med massive datasæt.