For mange mennesker er tjek af e-mail en uundgåelig del af deres arbejdsliv eller akademiske liv. Men e-mailafhængighed (eller e-mail-træthed) kan snige sig op på stort set alle, og det er let at falde i vanen med at tjekke din indbakke hele dagen og natten.
Sådan skaber du et sundere forhold med e-mail for at reducere stress, samt nyde din nedetid med færre distraktioner. I langt de fleste tilfælde kræver nye beskeder alligevel ikke øjeblikkelig opmærksomhed.
Om e-mailafhængighed
Hvor ofte tjekker du e-mail i løbet af dagen? Generelt er tjek af e-mail sjældnere - f.eks. omkring tre gange om dagen - forbundet med mindre stress og følelse af overvældning, ifølge Computere i menneskelig adfærd. Chancerne er, at mange e-mail-brugere har en tendens til at tjekke deres konti meget mere nøje.
På dens ansigt er dette ikke en dårlig ting: du forsøger at være ansvarlig og svare på beskeder i tide. Dette kan dog føre til følelsen af, at du skal holde konstant øje med din indbakke.
Selvom nogle mennesker har brug for at overvåge e-mails så nøje for deres professionelle succes, kan mange andre drage fordel af at åbne deres indbakke lidt sjældnere. I de fleste tilfælde kan disse beskeder med annoncer, du er ligeglad med, eller aftalepåmindelser vente et par timer.
Sådan skærer du ned på den tid, du bruger på at tjekke (og bekymre dig om) e-mail hver dag.
1. Hold e-mail fra din telefon
Reducer e-mail træthed i hverdagen ved slette alle e-mails fra din telefon. Dette fjerner fristelsen til at scanne indbakken på mærkelige tidspunkter i løbet af dagen, især når du er uden for uret. Det kan blive en aktivitet, der kun er computer.
2. Tjek din indbakke på bestemte tidspunkter
Sigt efter at tjekke e-mail på bestemte tidspunkter i løbet af dagen, f.eks. kl. 9.00, middag og 16.00. (eller hvilket arrangement, der passer til din tidsplan). Sigt efter tre sæt gange om dagen eller endnu færre, afhængigt af dine behov.
Denne strategi, nogle gange kendt som e-mail-batching, har en tendens til at involvere mindre følelsesmæssig udmattelse fra e-mail, pr Internetinterventioner. I stedet for at føle, at du skal være tilgængelig hele tiden, bliver e-mail en mere overskuelig aktivitet, der kun finder sted et par gange om dagen.
Hvis du er bekymret for at lade potentielle e-mail-korrespondenter vente, så konfigurer en automatisk svarmeddelelse. Konfigurer en tilbagevendende feriesvar i Gmail med en besked, der angiver de tidspunkter, du generelt tjekker e-mail hver dag. Som en potentiel backup skal du inkludere et telefonnummer og instruere beskedmodtagerne om at ringe eller sende sms'er i tilfælde af, at noget kræver akut opmærksomhed.
For det meste kan det at sætte disse grænser med e-mail-overvågning føre til en meget større ro i sindet, mens du stadig sikrer, at du ser og reagerer på vigtige beskeder i tide. Det er det bedste fra begge verdener.
3. Stop med at tjekke e-mail først om morgenen
Omkring en tredjedel af millennials tjekker e-mail, så snart de vågner, ifølge en undersøgelse fra Søvnrådgiver, selvom denne praksis ofte inkluderer øget angst. Impulsen er forståelig - du vil gerne springe på arbejdsdagen eller dine studier - men det er ikke den mest behagelige måde at tilbringe en formiddag på. Tanker om den ventende huskeliste begynder at pinge rundt i din hjerne, før du overhovedet er steget ud af sengen.
Modstå i stedet trangen til at åbne indbakken først om morgenen og skabe en bedre morgenrutine der inkluderer nogle aktiviteter, du nyder. Lav en lækker morgenmad, stræk eller journal lidt. Eventuelle afventende e-mails kan vente.
4. Vær opmærksom på din kontrolimpuls
Hvornår føler du oftest behov for at tjekke e-mail? Er det lige efter at være vågnet eller hele dagen, når der er få minutters nedetid? Tjekimpulsen kan være så sædvanlig og automatisk, at du ikke rigtig bemærker den.
For at holde et tættere øje med denne vane, download apps designet til at hjælpe med at ændre dine vaner, såsom Strides. Sæt et mål for at reducere antallet af gange, du tjekker e-mail, eller (når det er muligt) mængden af tid, du bruger på at interagere med e-mail helt. At beslutte sig for et klart mål vil gøre det lidt mere muligt at skære ned på e-mail-tid.
5. Luk fanen E-mail på din computer
Det er nemt at lade e-mail-fanen stå åben, mens du arbejder, ved at trykke på fanen, hver gang der kommer en ny besked. Meddelelsesdistraktionen fra e-mail kan dog afspore koncentrationen og afbryde arbejdsgangen. Ikke overraskende er tjek af e-mail en af de fælles opgavestyringsudfordringer som gør det svært at fokusere på det, du skal gøre.
Hvis det er muligt, opfordre dit team til at kommunikere med et andet værktøj, såsom Slack eller Microsoft Teams. Chatfunktioner kan i mange tilfælde erstatte e-mail-kommunikation.
Hvis det er svært at bryde vanen, skal du logge ud af din e-mail og få dig selv til at skrive login og adgangskode hver gang. Det tilføjer et ekstra trin til hele processen og gør den mindre automatisk. Med tiden vil du dog sætte pris på evnen til at fokusere uden konstant at kigge på e-mail-fanen og vente på, at en indkommende besked vises.
6. Spor din tid på e-mail
At overvåge præcis, hvor meget tid du bruger på e-mail, kan gøre det nemmere at skære ned. På en iPhone viser skærmtidsfunktionen, hvor meget tid du bruger på e-mail-appen. I mellemtiden hjælper Androids Digital Wellbeing-værktøjer ikke kun med at spore din tid på e-mail, men de giver dig også mulighed for at lægge e-mailen ind i en specifik arbejdsapp, der forbliver skjult, når du ikke har uret.
Alternativt kan du bruge en tidsregistreringsapp som Toggl Track eller RescueTime til at overvåge e-mailbrug. Nogle gange er blot at se, hvor din tid går, en motivator nok til at skære ned på dine e-mail-vaner.
Tæm dine e-mail-tjekvaner for at reducere stress
Du er næppe alene, hvis du har svært ved at modstå trangen til at kigge i din indbakke i løbet af dagen, men det er en ubrydelig vane. Ved at holde e-mail-apps væk fra din telefon, begrænse antallet af gange, du tjekker det hver dag, og simpelthen blive mere bevidst om din tendens til at se på indbakken, er det muligt at overvinde e-mail-overvældelse og frigøre tid til andre aktiviteter.
Prøv disse tips for at se, hvilke der hjælper med at administrere dine e-mail-vaner bedst, og på ingen tid vil du føle dig en smule mindre bundet til disse indbakkemeddelelser.
